Il digital onboarding in azienda è diventato essenziale durante la pandemia, quando le aziende hanno dovuto aggiornare i propri processi e strumenti per consentire ai dipendenti di lavorare da remoto e iniziare a intervistare e assumere nuovo personale a distanza. Si è creato un terreno fertile per nuove dritte sulla produttività, nuove applicazioni, nuovi software, servizi e sistemi che aiutano i team a lavorare da casa in modo efficace. Allo stesso tempo, si sono diffusi sistemi di gestione della customer experience e della customer journey, spingendo anche per il customer onboarding del cliente.
Spinti dall’urgenza di raggiungere quegli obiettivi, le aziende potrebbero perdersi un passaggio cruciale, l’onboarding digitale che riguarda l’inserimento da remoto del nuovo dipendente o riconoscimento dell’identità del cliente.
I primi giorni in un nuovo lavoro giocano un ruolo importante su cosa pensano i nuovi dipendenti di un’azienda e alla fine determinano per quanto tempo i nuovi talenti hanno intenzione di rimanere in una data organizzazione. Il modo in cui accogli un nuovo dipendente o cliente in azienda può fare una grande differenza.
In questo articolo vedremo insieme quali sono le migliori pratiche per iniziare un processo di onboarding digitale un nuovo dipendente o cliente e ti offriremo una guida sui passi da seguire.
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Smart boarding: cos’è?
Il processo di onboarding dei dipendenti è un insieme di passaggi e attività che offrono ai nuovi dipendenti la possibilità di conoscere il proprio team e ottenere informazioni utili su cultura aziendale, attitudini, metodi, rituali e strumenti del nuovo posto di lavoro.
Dal punto di vista dei dipendenti, un processo di onboarding è un’opportunità per familiarizzare con il nuovo ambiente di lavoro. Per un’azienda è un momento prezioso per condividere tutto ciò che aiuterà i nuovi membri del team a inserirsi con successo e ad avere più informazioni sul proprio ruolo in azienda.
Il digital onboarding cos’è? È lo stesso processo, ma viene condotto da remoto ed è pensato per i membri di una squadra che lavorano principalmente da casa, per cui ci sono delle differenze significative nell’approccio adottato per ottimizzare l’esperienza di onboarding. Questi accorgimenti possono essere adottati anche nel customer onboarding, l’accoglienza del cliente di un’impresa realizzata tramite servizi di identificazione, firma digitale e soluzioni per la customer experience.
Le sfide del processo di onboarding digitale dei dipendenti
Non è facile creare un’ottima esperienza di onboarding o di customer onboarding per un nuovo dipendente o cliente. Come altri processi aziendali di riconoscimento dell’identità dei clienti o customer digital onboarding, il processo di digital onboarding richiede più documentazione rispetto ai programmi tradizionali in presenza per poter garantire che si svolga in modo efficace. Il motivo è che da remoto ci sono meno possibilità di rimodulare i programmi “al volo”, quindi tutto deve essere pianificato alla perfezione in un processo di onboarding, come nel digital marketing.
Un altro obiettivo impegnativo del digital onboarding in azienda è stabilire una connessione emotiva con i componenti di un team dislocato geograficamente. È facile che un nuovo dipendente si senta isolato, quindi anche creare una struttura per incoraggiare punti di contatto informali dovrebbe essere una priorità.
La tabella qui sotto elenca alcune delle sfide più comuni dell’onboarding digitale in un’impresa sia dal punto di vista dell’azienda che dei dipendenti.
| Sfide per le aziende | Sfide per i dipendenti da remoto |
| Presentare i nuovi assunti ai membri del team | Senso di isolamento |
| Configurare le attrezzature necessarie per lavorare da remoto | Imparare a conoscere la nuova squadra di lavoro |
| Mantenere un canale di comunicazione aperto e tempestivo | Non ricevere risposte immediate alle domande |
| Gestire e firmare la documentazione digitale HR necessaria, come i contratti di lavoro e i codici di condotta | Imparare a conoscere il funzionamento delle app e dei sistemi essenziali per un’azienda |
| Comunicare le priorità oltre agli obiettivi personali e aziendali | |
| Spiegare le politiche e procedure dell’azienda |
Lo smart boarding cos’è? Spesso viene visto come un’altra casella da spuntare nei processi delle risorse umane. Ma nel caso specifico del digital onboarding dei dipendenti che lavorano da remoto è ancora più importante dare a questo processo l’importanza che merita.
Come realizzare l’onboarding digitale
In un ambiente di lavoro da remoto dovrai fare affidamento su strumenti e servizi per videoconferenze e riunioni di team online per dare il benvenuto al nuovo membro della squadra. Dovresti fare un elenco di ogni fase del processo di digital onboarding o customer onboarding in azienda e fare in modo che il nuovo assunto o il digital customer non si senta sovraccaricato dall’enorme quantità di nuove informazioni che gli verranno presentate. Dovrai anche fornire supporto al nuovo dipendente o cliente nell’identificazione dei migliori canali per fare domande e trovare le informazioni richieste, e questo è particolarmente importante quando il dipendente lavora in un fuso orario diverso.
Sono molte le pratiche di business comuni che si possono applicare direttamente al dipendente o al digital customer da remoto, ma alcune diventano più importanti di altre quando si lavora a distanza.
1. Imposta obiettivi di onboarding da remoto
Il digital onboarding cos’è? Essenzialmente, l’onboarding dei nuovi dipendenti è dare loro un caloroso benvenuto e prepararli a svolgere il proprio lavoro con successo. Quando l’onboarding digitale in un’impresa riguarda i dipendenti che lavorano da remoto, la differenza principale è che dovrai creare un elenco dettagliato degli obiettivi che vuoi raggiungere, in modo da non perderti nulla.
Tieni a mente che non essere nello stesso spazio fisico, o nella stessa fascia oraria, potrebbe far sentire il dipendente a disagio nel fare delle domande tramite le email o i servizi messaggistica istantanea.
Prova a essere proattivo e a condividere il programma in anticipo, in modo che le aspettative siano chiare.
Valuta l’idea di creare una lista di controllo per l’onboarding digitale di dipendenti da remoto per poter suddividere i compiti e gli obiettivi dei nuovi assunti giorno per giorno o per settimana. Esempio:
Un esempio di una lista di controllo per l’onboarding digitale
2. Sviluppa un piano chiaro
Creare un piano e programmare tutte le riunioni con un’agenda, dei link video ecc. ridurrà lo stress e l’ansia che potrebbero provare i nuovi assunti e garantisce che siano introdotti a ogni persona, processo, sistema, soluzione o progetto che farà parte del loro lavoro.
I piani di onboarding digitale esistenti che sono stati pensati per i dipendenti in loco, spesso possono essere modificati per adattarli ai lavoratori da remoto. Impostare una chiara sequenza temporale per il completamento con successo di ogni fase del piano di digital onboarding in azienda aiuterà i nuovi dipendenti a organizzarsi e a mantenere la produttività nelle prime settimane di lavoro.
3. Fare delle presentazioni virtuali
Il senso di isolamento può facilmente intaccare il senso di appartenenza dei dipendenti e, ancor peggio, la produttività. A meno che la tua impresa non abbia degli uffici fisici dove i dipendenti possono trascorrere i primi giorni, le pause pranzo in team o gli aperitivi di benvenuto sono inesistenti e questo è davvero un peccato dal punto di vista del team building e di una buona relazione tra colleghi.
Quindi, per far sentire i dipendenti benvenuti fin dal primo giorno del processo di onboarding digitale in azienda sarebbe una buona idea prevedere delle brevi videochiamate sia con il team al completo che con i singoli colleghi con cui i dipendenti dovranno interagire di più. Queste presentazioni sono un modo cruciale per trasmettere la struttura del team, creare obiettivi condivisi e aumentare l’entusiasmo in generale.
4. Invia un’email o un messaggio di presentazione
Una volta che i dipendenti da remoto hanno incontrato i nuovi membri del team, assicurati anche che vengano introdotti al resto dell’azienda. Per farlo, puoi inviare semplicemente un’email “nuovo membro dello staff” a tutta l’azienda o diffondere la notizia con un messaggio di benvenuto su qualsiasi app o sistema per il lavoro da remoto usi la tua organizzazione come Skype o Slack.
Un esempio di presentazione di un nuovo dipendente
5. Metti a disposizione la struttura organizzativa
Durante l’onboarding digitale tieni presente che i dipendenti potrebbero sentirsi sopraffatti dalle nuove informazioni e dai nuovi nomi che sentiranno, soprattutto se ancora non riescono ad associarli a una persona, un volto. La soluzione potrebbe essere quella di fornire delle risorse utili che i dipendenti possono consultare per rinfrescarsi la memoria su chi fa cosa.
Un esempio di struttura organizzativa
Adesso, iSpring Learn ti consente di creare un organigramma aperto. Si tratta di un diagramma interattivo che mostra di quali dipartimenti è composta un’azienda, chi ci lavora e chi li gestisce. Questo schema aiuta i dipendenti a capire come funziona l’azienda, trovare velocemente le informazioni sui colleghi e i loro contatti per poter risolvere questioni lavorative. In iSpring Learn puoi trovare rapidamente le informazioni su un dipendente: in quale dipartimento lavora, quale posizione occupa all’interno della società, il suo indirizzo e-mail e il suo numero di telefono. Fai una prova di 30 giorni di iSpring Learn per testare questa funzionalità in prima persona, oppure richiedi subito una demo.
6. Imposta dei canali di comunicazione da remoto
Puoi usare una varietà di piattaforme e servizi, inclusi gli strumenti di comunicazione sincroni e asincroni, ma durante l’onboarding digitale di un nuovo dipendente o il customer onboarding di un cliente è fondamentale assicurarsi che sappiano quando e come usare ogni strumento e quando è il momento più opportuno per farlo, tenendo presenti i loro livelli di digitalizzazione.
Se i tuoi dipendenti mostrano problemi di digitalizzazione o non hanno familiarità con dei servizi di identificazione del digital customer, offri loro delle sessioni di formazione online nei primi due giorni di lavoro perché acquisire una padronanza dei tuoi sistemi di comunicazione organizzativi è una competenza chiave.
7. Specifica il galateo della comunicazione
È anche importante spiegare qual è il galateo della comunicazione di un’organizzazione, come i migliori canali con cui sottoporre le domande o quando è meglio inviare un’email invece di un messaggio istantaneo.
Per evitare abitudini comunicative inefficaci nel business, durante il processo di onboarding, dedica del tempo a stabilire aspettative e standard di comunicazione chiari e diretti tramite:
- Messaggistica istantanea (ad es. Slack)
- Videochiamate di gruppo (ad es. Zoom)
- Videochiamate individuali (ad es. Skype)
- Chiamate telefoniche ai cellulari privati
- Strumenti di project management (ad es. Trello e Jira)
8. Fornisci un accesso sicuro alle app e agli strumenti essenziali per il business
La chiave per lavorare da remoto con successo spesso si traduce nella facilità con cui i dati di accesso agli strumenti essenziali per l’azienda, come il riconoscimento dell’identità da remoto o la firma digitale, vengono forniti, condivisi e messi a disposizione. Con ogni probabilità, i nuovi dipendenti dovranno accedere a diverse app, account e servizi online per svolgere in maniera efficace il proprio lavoro. Familiarizzando il prima possibile con questi strumenti essenziali per l’azienda, i dipendenti saranno messi nelle condizioni di offrire valore più rapidamente.
Il primo passo da compiere in questa fase di digital o customer onboarding è creare una rapida guida di riferimento che spieghi quali strumenti usa l’azienda e come iniziare a usarli rapidamente. Il secondo passo, e anche il più importante, è come vengono condivisi questi dati di accesso. Proteggere le credenziali del digital customer è fondamentale e usare gli strumenti adatti a questo compito ti consente di fornire un nuovo dipendente o cliente le credenziali in modo facile, sicuro e veloce, senza compromettere la sicurezza della tua infrastruttura di lavoro da remoto e la customer journey.
9. Esegui il digital onboarding in gruppi
Un ottimo processo di onboarding in gruppi minimizza lo sforzo e il lavoro che sta dietro all’accoglienza di un nuovo dipendente o cliente da remoto e alla loro formazione o educazione. Crea anche un senso di comunità tra i nuovi assunti. Se vuoi provare a condurre un processo di onboarding in gruppi, valuta l’idea di assegnare a ciascun gruppo un team ospitante che crei un ambiente virtuale in cui le persone si sentano a proprio agio e degli steward funzionali dedicati al supporto tecnico.
10. Offri l’e-learning nel tuo programma di onboarding
Tra le attività del processo di inserimento in azienda, è un’ottima idea inserire un onboarding virtuale che fornisca un valore reale al dipendente o al cliente, come includere lezioni sulla cultura, i valori e la mission della tua azienda e importanti codici e regolamenti aziendali.
Impiegare una componente di e-learning autodiretta nel tuo processo di onboarding o customer onboarding di un nuovo dipendente o cliente porta diversi vantaggi, soprattutto il fatto che i contenuti sono disponibili a richiesta e che possono essere utilizzati in qualsiasi momento, su qualsiasi dispositivo. I contenuti e-learning sono riutilizzabili, quindi, dopo il lavoro iniziale di creazione, il corso può essere inviato a tutti i futuri nuovi assunti o digital customer come parte del processo di digital onboarding in azienda.
Puoi anche creare delle versioni diverse dei corsi e prevedere più percorsi specifici per diversi tipi di dipendenti, a seconda delle posizioni ricoperte, e di digital customer, in funzione della customer journey.
Per creare i corsi puoi usare iSpring Suite Max che abbiamo visto prima, parlando della struttura organizzativa. Con iSpring, puoi facilmente creare un corso sulla tua azienda, realizzare corsi sulla conformità con quiz interattivi e registrare video tutorial su come usare i tuoi software aziendali anche se non hai alcuna esperienza pregressa.
Dai un’occhiata a questo corso per i nuovi dipendenti per trovare l’ispirazione e scoprire i vantaggi nell’utilizzo di questo strumento per la gestione dell’apprendimento.
11. Distribuisci il tuo programma di onboarding nel modo corretto
Ora che hai creato i tuoi corsi di onboarding da remoto per un nuovo dipendente o cliente hai bisogno di un modo rapido e affidabile per distribuirlo ai tuoi digital customer. Ci sono diversi modi per farlo, come per esempio la tua soluzione intranet aziendale, SharePoint o servizi cloud. Tuttavia, la maggior parte delle organizzazioni opta per l’erogazione dei corsi tramite un learning management system (LMS) per via dei tanti vantaggi che offre questo sistema di gestione della formazione in termini di efficienza, programmazione, monitoraggio e reporting.
Se ancora non disponi di un LMS, puoi provare iSpring Learn. È una piattaforma di gestione della formazione basata su cloud estremamente facile da configurare e usare per chi non è un esperto di LMS. Ti consentirà di mettere il turbo al processo di onboarding digitale e customer onboarding della tua azienda.
12. Esegui delle verifiche regolarmente
Delle verifiche regolari con i tuoi dipendenti ti consentono di valutare l’efficacia del tuo processo di onboarding, oltre ad assicurarsi che il dipendente stia progredendo come previsto. Usa i traguardi che hai incluso nel tuo piano di onboarding per valutare la performance dei dipendenti e affrontare eventuali problemi il prima possibile.
Riflessioni conclusive
Così si conclude il nostro approfondimento sulle migliori pratiche per un processo di onboarding da remoto. Ci auguriamo che tu abbia trovato dei consigli utili da implementare nel tuo programma di onboarding o customer onboarding. Se hai già realizzato l’onboarding in azienda o se stai pensando di implementarlo, una versione completa di prova di iSpring Learn per 30 giorni può aiutarti ad avviare facilmente il processo di digital onboarding. Per imparare a usare questo strumento, puoi anche richiedere una demo con un nostro esperto.