Knowledge management aziendale: cos’è e perché è importante

Uno dei concetti fondamentali che ogni azienda deve comprendere è quello di knowledge management. Di cosa si tratta esattamente? Per comprenderlo dobbiamo fare qualche passo indietro e capire che alla base di ogni azienda vi è un “know-how”, ovvero l’insieme delle competenze pratiche, delle informazioni e delle conoscenze ad ampio spettro ottenute dai dipendenti.

Tutte queste capacità, attività, aspetti, informazioni e conoscenze (che sia conoscenza tacita o conoscenza esplicita) sono risorse fondamentali e vanno impiegate per far crescere l’azienda e ottimizzare i processi produttivi. In altre parole, è necessario avere una strategia precisa di knowledge management aziendale, la quale a propria volta richiede degli strumenti dedicati che possano rendere più semplice la gestione di tutte le procedure e informazioni.

In questo nostro articolo vogliamo quindi chiarire esattamente cos’è il knowledge management, fornire esempi di knowledge management e quali sono gli strumenti migliori – come un knowledge management system (KMS) – per eseguirlo.

Che cosa è il knowledge management?

La prima domanda alla quale bisogna trovare risposta è: cos’è il knowledge management? Il significato di knowledge management in italiano è “gestione della conoscenza”. Se vogliamo una definizione di knowledge management si può parlare di “processo di definizione, organizzazione, supporto e distribuzione di conoscenze, competenze, nozioni ed esperienze interne all’azienda”.

In altre parole, il knowledge management è la pratica di dare alle giuste persone le giuste informazioni e conoscenze nel giusto momento in diversi aspetti del loro lavoro. Per poter portare avanti questo tipo di gestione e strategia è necessario avere ben chiaro una serie di fattori:

Il knowledge management richiede infatti non solo di creare conoscenze e procedere alla condivisione con i propri dipendenti, ma anche creare ciò che viene definito un “knowledge management base” ovvero uno spazio – spesso digitale – per la conservazione e gestione di dati, competenze e informazioni utili dell’azienda, così che siano facilmente accessibili per futuri dipendenti e nella condivisione di futuri processi di formazione.

Esempi di knowledge management

Arrivati a questo punto, abbiamo un’idea di cosa si intende per knowledge management, ma ancora non abbiamo chiarito con degli esempi in che modo il knowledge management sia in grado di migliorare un’azienda.

Con un buon processo di knowledge management, i dipendenti sono in grado di accedere facilmente a informazioni, conoscenze e capacità per ogni disciplina a lavoro e questo materialmente ottimizza i processi lavorativi portando a due grandi vantaggi del knowledge management: una migliore gestione dei costi e del tempo tramite vari tipi di innovazione.

Ad esempio, una buona strategia e procedura di knowledge management si può applicare a:

• Cultura aziendale: il knowledge management agisce sulla cultura interna, aiutando a porre come linee guida la formazione, disciplina, comunicazione e condivisione della conoscenza esplicita e conoscenza tacita.
• Processi organizzativi: con una buona gestione della conoscenza i vari processi interni vengono migliorati grazie a nuove capacità e informazioni.
• Management e leadership: il knowledge management non si applica solo alle persone con ruolo basso, ma aiuta a migliorare anche le capacità dei knowledge manager e dei livelli più alti della vostra attività.
• Tecnologia: le nuove competenze, informazioni e conoscenze portano con sé a possibilità di utilizzare nuove tecnologie od ottimizzare l’uso di quelle già in possesso dell’azienda, ottimizzando così i tempi e i risultati di una giornata di lavoro.

Sistemi di knowledge management

Quali tipi di sistemi di knowledge management abbiamo modo di utilizzare in azienda? All’atto pratico ci sono vari metodi per eseguire una gestione della conoscenza, informazioni e varie pratiche che possono essere applicate. Vediamo le principali.

Riutilizzare

La gestione della conoscenza e delle informazioni è prima di tutto applicazione di un processo e di una strategia che risulti efficace. Una volta trovato un sistema e delle attività che funzionano per la vostra azienda assicuratevi di riutilizzarlo più volte. Quando vi è una soluzione utile è importante che rimanga a disposizione costantemente perché garantisce vantaggi come limitare i costi di formazione e gli errori in quanto tale procedimento è già sedimentato in tutti i suoi aspetti nella mente delle persone.

Decision making rapido

Per avere un buon knowledge management bisogna prima di tutto fornire informazioni che garantiscano un processo di decision making rapido. Lo scopo della gestione della conoscenza è permettere ai dipendenti di prendere decisioni su dati noti e su esperienza concreta così da diminuire il tempo necessario per effettuare una scelta lavorativa.

Rendere semplice recuperare le informazioni

Quando vi approcciate al knowledge management dovete assicurarvi che in azienda ci sia un sistema per accedere facilmente a tutte le informazioni e conoscenze di grande importanza per il lavoro. Di norma la soluzione migliore è usare una piattaforma (come quelle LMS) dove sono raccolte risorse come documenti, file, video, immagini e non solo per aiutare i dipendenti. In tale spazio avrete anche interi corsi di formazione da voi creati per i vostri dipendenti che insegnino conoscenze e strategie importanti per il lavoro.

Strumenti di knowledge management

Per procedere alla gestione della conoscenza è necessario avere a disposizione una serie di strumenti di knowledge management che permettano di creare e organizzare attività lavorative, conoscenze e competenze necessarie per ogni caso aziendale. Il nostro consiglio è di avere con voi una piattaforma LMS – che in questo caso è un knowledge management system (KMS) – e uno strumento autoriale per la generazione rapida dei materiali formativi da inserre nel vostro knowledge management system (KMS).

iSpring Learn

iSpring Learn è una piattaforma LMS ovvero un sistema di gestione ed erogazione di corsi e-learning e generazione di percorsi di apprendimento. Puoi scoprire subito tutte le funzionalità con una demo live introduttiva o grazie alla versione di prova gratuita di 30 giorni.

iSpring Learn è in pratica un knowledge management system (KMS) che propone una serie di funzioni molto importanti per il management delle conoscenze e delle informazioni. Prima di tutto, è disponibile un sistema di calendario per gestire e pianificare le lezioni in azienda, assegnare webinar o laboratori pratici per i dipendenti, che possono essere organizzati per divisione, team o livello di capacità, rendendo più semplice l’assegnazione dei compiti. Tutto avviene in una sola area di lavoro, così che non vi sia bisogno di inviare una comunicazione a ogni singolo dipendente per mail.

Inoltre, iSpring Learn fornisce strumenti e un sistema di gestione per i knowledge manager per analizzare i dati dei corsi, come il tasso di completamento, i risultati dei test e spazi per i dipendenti dove possono procedere alla condivisione di feedback e fare domande.

Le persone a lavoro, invece, possono sfruttare funzioni utili come il salvataggio dei progressi di un corso, così da ottimizzare la formazione delle conoscenze e togliere meno tempo al lavoro quotidiano. Inoltre, iSpring Learn può essere utilizzato da computer, così come da mobile: in tal modo un dipendente può sfruttare i corsi di formazione aziendali in qualsiasi luogo e qualsiasi momento tramite il knowledge management system (KMS).

iSpring Suite

Per poter usare un knowledge management system (KMS), però, avete bisogno di materiali da caricare all’interno di esso. Una soluzione ovviamente è acquistare corsi già pronti, ma un buon processo di knowledge management richiede informazioni e strategie estremamente specifiche per la vostra azienda. È quindi molto meglio, soprattutto sul lungo termine, creare i propri corsi e-learning e per farlo potete usare iSpring Suite.

Come puoi vedere attraverso una demo senza impegno, iSpring Suite è uno strumento autoriale pensato per la creazione di corsi di formazione e tra i suoi vantaggi vi è il fatto che si integra direttamente all’interno di PowerPoint, rendendo così molto semplice il suo utilizzo. Potete sfruttare già ora la prova gratuita da 14 giorni.

iSpring Suite permette di creare corsi inserendo testi, immagini, registrazioni audio, musica, effetti sonori, video, screencast (perfetto per mostrare l’uso di programmi) e non solo. Anche grazie a un catalogo di immagini offerto da iSpring, è possibile facilmente realizzare contenuti esteticamente soddisfacente e in tema con gli argomenti trattati, che rendono l’apprendimento più piacevole e quindi più efficace.

iSpring Suite include al proprio interno anche strumenti per fare editing video, così da non avere bisogno di usare altri programmi e annullando rischi di incompatibilità. Grazie poi a una serie di modelli di diapositive già pronte potete creare slide con pochi clic, senza bisogno di profonde capacità tecniche e soprattutto in modo molto rapido. Bisogna anche notare poi che è possibile creare sezioni interattive per una formazione più pratica e attiva, ma anche simulazioni di dialoghi a scelta multipla e creare test e quiz con molteplici stili di domande.

Come effettuare il knowledge management in azienda

Vediamo anche come utilizzare iSpring Suite per la creazione di un corso di formazione, utile per il knowledge management dell’organizzazione aziendale.

Apri iSpring Suite e crea un diapositiva

Aprite PowerPoint e trovate iSpring Suite nella barra delle funzioni in alto, sulla destra. Al suo interno potete trovare la voce Modelli di Slide tramite la quale creare una diapositiva. All’interno della slide potete inserire i vostri contenuti, come personaggi, sfondi e non solo e ovviamente il testo del corso e altri elementi utili come video e file audio.

Amplia i tuoi corsi con elementi interattivi

Come abbiamo detto, con iSpring Suite potete creare anche elementi interattivi, di vari natura.

Prima di tutto, potete liberamente creare delle simulazioni di compiti pratici con Interazione: un facile esempio è creare uno schedario e dei documenti e chiedere al dipendente di posizionare correttamente gli oggetti. Il tutto è semplificato dai modelli e dalle immagini incluse nel programma, che richiedono solo pochi click per essere posizionate.

Potete poi trovare Simulazione di dialogo, ottime per lavorare sul customer relationship management: grazie a modelli già pronti dovete solo inserire il testo e le immagini che preferite. Potete anche impostare delle conseguenze per gli errori, come diapositive di spiegazione che spiegano il perché di una certa scelta.

Con la funzione Quiz, invece, è possibile creare dei test per mettere alla prova quanto appreso dalle persone in termini di customer relationship management e non solo. Ci sono tredici tipologie di domande a disposizione.

Pubblica

Una volta creato il contenuto, non dovete far altro se non pubblicarlo. Per trovare la sezione per la pubblicazione, potete fare riferimento all’immagine che trovate qui sotto.

Una volta premuto, avrete accesso a una serie di voci che permettono di pubblicare il vostro corso sul computer, su iSpring Cloud, iSpring Learn e su altri sistemi. Potete anche scegliere il formato nel quale volete pubblicare il corso. SCORM 2004 è certamente il migliore e ha piena compatibilità con tutte le funzioni di iSpring Suite e con iSpring Learn.

Pensieri finali

Arrivati alla fine di questo articolo abbiamo un’idea chiara di come gestire le conoscenze in azienda e perché è una pratica fondamentale per la crescita. Alla base di ogni grande azienda vi sono processi efficaci e per raggiungere gli obiettivi del knowledge management è necessario avere gli strumenti giusti, come iSpring Learn, di cui trovi una prova gratuita da 30 giorni e la possibilità di richiedere una demo introduttiva. Il knowledge management è il punto di partenza di ogni grande azienda e ora avete tutte le informazioni per iniziare anche voi.

FAQ

Qual è l’obiettivo dell’applicazione del knowledge management?

Applicare il knowledge management ha un obiettivo chiaro: ottimizzare i processi aziendali, diminuire gli sprechi di tempo e denaro, migliorare la produttività e creare una cultura lavorativa positiva. Per raggiungere tali obiettivi e organizzare il knowledge management servono però i giusti sistemi e strumenti, come un iSpring Learn e iSpring Suite, fondamentali per creare e distribuire i contenuti ai propri dipendenti.