Trasformazione digitale delle aziende: guida pratica tra sfide e opportunità

La trasformazione digitale è sulla bocca di tutti e, ormai, non è più un’opzione, ma una vera e propria necessità. La diffusione di Internet ha rivoluzionato ogni ambito della nostra vita: dallo studio al lavoro, da come passiamo il tempo libero a come rimaniamo in contatto con amici e parenti.

In un panorama simile, solo le aziende che attraversano un processo di trasformazione tecnologica e digitale riescono a rimanere al passo coi tempi e con la concorrenza. Ma che cos’è la trasformazione digitale o, come la chiamano all’estero, la digital transformation delle aziende? In cosa consiste? E, soprattutto, perché la trasformazione digitale delle aziende è diventata ancora più fondamentale dopo gli avvenimenti degli ultimi anni?

In questo articolo cercheremo di dare una risposta a queste e altre domande che potrebbero sorgere alle imprese che si trovano in una fase di trasformazione del business. Qui sotto trovi tutto ciò che ti serve per entrare a far parte della rivoluzione della digital transformation: significato del termine, una strategia di trasformazione digitale, le tecnologie necessarie e molto altro ancora.

Digital transformation: cos’è

Prima di parlare di digitalizzazione, è importante fare chiarezza sul concetto stesso di digital transformation: cos’è la trasformazione digitale, in poche parole?

Possiamo definire la trasformazione digitale come il processo continuo di adozione e integrazione della tecnologia digitale in tutte le aree di una azienda. Indipendentemente dal settore e dai modelli di business, questo processo è volto a migliorare la componente tecnologica delle organizzazioni e a favorire cambiamento, rivoluzione ed evoluzione del modo in cui si opera e si fornisce valore a dipendenti, collaboratori e clienti.

La digital transformation potrebbe sembrare solo un trend del momento, ma non è così. Oggi, la trasformazione digitale è una leva per il successo, una priorità per gli imprenditori e le attività che desiderano crescere in questa nuova era digitale e riuscire a far fronte alla sfida delle nuove tecnologie.

La svolta dopo il 2020

Il 2020 verrà ricordato come una delle pagine più tragiche della storia contemporanea. Tuttavia, l’anno del COVID-19 è stato un periodo di profonda evoluzione e trasformazione che ha ridefinito il modo in cui lavoratori e clienti percepiscono il ruolo delle aziende.

Indubbiamente, protagonista di questo periodo è stato il telelavoro, ormai chiamato “smart working”. Se un tempo per lavorare bisognava andare in ufficio, adesso molti chiedono di poter lavorare da casa almeno qualche giorno a settimana. Una vera e propria rivoluzione per il mercato del lavoro.

I risultati, dopotutto, sono stati positivi. Durante la pandemia si è scoperto che basta una connessione Internet, un computer, qualche software e alcuni strumenti di comunicazione per portare avanti interi progetti. Inoltre, lo smart working ha dimostrato di non influire negativamente sulle operazioni aziendali e sulla produttività dei lavoratori. Al contrario, la possibilità di lavorare da casa si è rivelata una motivazione anziché una sfida.

Ma non è solo la nuova generazione di dipendenti ad essersi abituata alla comunicazione digitale. Anche i clienti stessi hanno dimostrato di apprezzare, tra le altre cose, la possibilità di entrare in contatto con chatbot di assistenza disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, i migliorati servizi di consegna e la possibilità di accedere a prodotti e servizi dalla comodità della propria casa.

Trasformazione digitale in Italia

La trasformazione digitale delle imprese italiane procede a rilento rispetto alla media dei Paesi europei e presenta un discreto divario tra Nord, Sud e Isole.

Sebbene dal 2021 al 2023 ci siano stati dei miglioramenti, i dati della Commissione Europea rivelano che l’Italia si trova ancora sotto la media europea in termini di digital transformation: dal numero di impiegati con competenze informatiche alle aziende che adoperano il cloud computing, dal numero di tecnologie impiegate dalle organizzazioni alla diffusione di intelligenza artificiale e Internet of things.

Questo panorama sottolinea ulteriormente l’importanza della trasformazione digitale. Il cambiamento e il distacco dalle tecnologie e dai modelli di business del passato spaventano, ma sono in grado di portare innovazione in azienda, ottimizzare i processi e favorire la crescita e il raggiungimento degli obiettivi.

In Paesi come l’Italia, iniziare un percorso verso la trasformazione è anche un modo per distinguersi dalle aziende concorrenti e fornire un valore aggiunto a lavoratori, clienti e altri attori del mercato.

Strategia di digital transformation nelle aziende

Insomma, trasformazione digitale è sinonimo di cambiamento. Quindi, per ottenere un impatto positivo, ogni azienda deve disporre di sistemi e procedure per la gestione della trasformazione e dei cambiamenti, affidarsi a servizi di trasformazione e, soprattutto, procedere in maniera strutturata, seguendo una strategia di trasformazione digitale.

Non esiste una strategia che vada bene per tutte le aziende. Ci sono, però, alcuni punti chiave che offrono una lettura d’insieme di ciò che è necessario fare e di come farlo nella maniera più adatta. Una sorta di guida al cambiamento divisa in punti.

Definire un obiettivo o più obiettivi

La digitalizzazione non è un qualcosa che va fatto perché “lo fanno tutti nel mercato”. Si tratta di un processo strategico da intraprendere con degli obiettivi ben chiari in testa.

Gli obiettivi variano da azienda ad azienda. Ad esempio, un brand che vuole aumentare le vendite, potrebbe pensare alla creazione di un sito Internet e-commerce e alla promozione della propria offerta attraverso i social.

Un’altra azienda nello stesso settore che volesse aumentare i margini, invece, dovrebbe concentrarsi su altri aspetti della trasformazione digitale, come l’ottimizzazione dei processi di acquisizione pagamenti e di consegna degli ordini.

Alcune attività hanno bisogno di analizzare i dati in maniera più rapida e approfondita, altre necessitano di migliorare la comunicazione in tempo reale con i propri clienti, mentre altre ancora vogliono eliminare le barriere fisiche e le distanze formando la propria forza lavoro online.

Obiettivi diversi richiedono digital transformation interne diverse e per ognuno di questi obiettivi esistono strumenti, strategie e tecnologie apposite. Tutto dipende da ciò che si vuole ottenere dalla trasformazione digitale.

Valutare la tecnologia attuale

Uno dei paradigmi dei nostri tempi riguarda il fatto che cambiamento e sviluppo siano sinonimi di successo. In realtà, però, non è necessariamente vero.

Prima di intraprendere un progetto di trasformazione digitale, le organizzazioni dovrebbero sempre partire da una valutazione del livello di partenza, così da poter migliorare i processi, cambiare i modelli di business, affrontare i cambiamenti e introdurre nuove tecnologie in maniera graduale e sostenibile.

Se in azienda si è sempre usato PowerPoint per creare presentazioni, non si può passare a Photoshop da un momento all’altro. Se in passato i dati sono sempre stati analizzati usando Excel, non è possibile implementare un gestionale IT moderno il giorno successivo.

Nessuna rivoluzione avviene in un giorno, neanche nel business. Come tutti i cambiamenti, la digital transformation e il passaggio alle nuove tecnologie richiede conoscenze acquisite nel tempo. Il che ci porta al punto successivo.

Assumere personale esperto e formare gli altri

Una volta definito il punto di partenza a livello di tecnologie e quello di arrivo, è indispensabile selezionare i dipendenti che prenderanno parte ai processi di trasformazione digitale. Anche in questo caso, è necessaria una strategia.

Per poter godere appieno dei vantaggi della digitalizzazione, ogni azienda ha bisogno di personale in grado di capire e usare nuovi strumenti e soluzioni. Per questo motivo, bisogna mettere in conto che il cambiamento digitale richiede anche di:

• Assumere forza lavoro specializzata dal mercato;
• Formare i dipendenti attuali e insegnargli a lavorare sfruttando al meglio le tecnologie che si intende introdurre.

Entrambi i processi hanno un costo per il business che deve essere preventivato.

Determinare gli investimenti

Come tutte le strategie, anche quella di trasformazione digitale deve avere un budget preventivato che dipende sia dalle possibilità dell’azienda, sia dagli obiettivi e dai processi interessati dalla digitalizzazione.

Ecco alcune delle spese principali che le organizzazioni si trovano a sostenere durante la digital transformation:

• Acquisto di nuovi software, soluzioni, strumenti, piattaforme e programmi o pagamento di un abbonamento mensile o annuale per sistemi cloud;
• Costi di migrazione e di passaggio dalle vecchie alle nuove tecnologie;
• Costi relativi alla creazione e alla gestione tecnica di portali, materiali, modelli e altri elementi digitali;
• Assunzione di personale qualificato;
• Formazione dei dipendenti;
• Costi relativi alla gestione dei processi di digitalizzazione all’interno della organizzazione.

Promuovere una cultura aziendale digitale

La trasformazione digitale non riguarda solo l’introduzione di nuove tecnologie; è un’iniziativa su larga scala che mira al cambiamento della cultura organizzativa e alla creazione di nuovi comportamenti in azienda.

La digital transformation delle imprese riguarda tutti i processi del lavoro; dalla chat con i colleghi in tempo reale al salvataggio di dati e file in cloud anziché sul computer del singolo impiegato. Potrebbero sembrare piccolezze, ma non lo sono affatto.

Ora più che mai è importante promuovere un modello di lavoro che rimanga fedele ai valori di una azienda, ma rivisitato per comprendere l’utilizzo delle nuove tecnologie.

Fare un passo alla volta

Come detto sopra, la trasformazione digitale delle imprese è un processo oneroso in termini di tempo e denaro. Ci vuole tempo perché una azienda riesca ad assimilare le nuove tecnologie, così come clienti e dipendenti devono abituarsi ai nuovi processi.

In questi casi, è meglio procedere un passo alla volta e con metodologia per evitare che la digital transformation destabilizzi troppo gli equilibri aziendali. Cerca di definire gli aspetti a cui dare la priorità, quelli che offrono maggiore valore, e concentrati su quelli.

Definire il successo

Il successo della trasformazione digitale e del cambiamento è strettamente legato agli obiettivi definiti all’inizio di questa guida alla strategia. Di conseguenza, anche la definizione di successo varia da azienda ad azienda, da mercato a mercato e da business a business.

In generale, ci sono alcuni dati da considerare per misurare il successo della trasformazione digitale: dal livello di soddisfazione del cliente e la customer experience alle performance finanziarie, dal cambiamento delle operazioni al turnover e al livello di soddisfazione dei dipendenti. Il cambiamento deve portare valore non solo alle aziende, ma anche a chi lavora con e per loro.

Un processo continuo

La trasformazione digitale non è un punto di arrivo, ma un processo continuo. Le aziende di successo sperimentano continuamente nuove tecnologie, aggiornano i modelli di business, raccolgono dati sui risultati e adattano le loro strategie in base a ciò che funziona meglio.

Quando si tratta di digital transformation delle imprese, non bisogna accontentarsi dei primi risultati positivi ottenuti: prodotti e servizi possono essere costantemente migliorati, i processi ottimizzati e nuovi strumenti e soluzioni introdotti.

Servizi di trasformazione tecnologica e digitale

Come abbiamo appena visto, la strategia di trasformazione digitale permette a qualsiasi azienda di individuare possibilità di sviluppo e nuovi modelli di business, definire degli obiettivi e il percorso migliore per raggiungerli.

Ora che la parte teorica è chiara, dobbiamo passare alla pratica senza la quale sarebbe impossibile implementare i cambiamenti desiderati. Mi riferisco ai servizi di digital transformation, ovvero tutte le piattaforme, i software e le tecnologie che consentono alle aziende e agli imprenditori di staccarsi dal passato e abbracciare la crescita e il cambiamento.

Anche in questo caso, gli strumenti e la tecnologia da adottare sono strettamente legati al business, ai prodotti e servizi che propone e, soprattutto, ai suoi obiettivi. Quello che trovi qui di seguito è un elenco di servizi a scopo illustrativo e non completo che, per semplicità, è stato diviso in tre categorie concettuali.

Dall’esterno all’interno

In questa prima categoria rientrano gli strumenti e i servizi di trasformazione digitale che servono per collegare gli attori di mercato all’azienda prima che questi vengano in contatto diretto. Ecco alcuni esempi:

• CMS (Content Management System) come Magento e WordPress per la creazione e la gestione di un sito web aziendale;
• Social network e software per la gestione di canali e profili;
• Sistemi e soluzioni per analizzare dati di mercato e sulla concorrenza;
• Sistemi pubblicitari come Google Ads per la promozione digitale del sito web;
• Piattaforme IT specifiche per la SEO (ottimizzazione sui motori di ricerca);
• Marketplace dove le aziende possono cercare online produttori e fornitori di prodotti;
• Siti di freelance come Upwork o Freelancer per la ricerca di personale qualificato per i processi di digital transformation.

All’interno

Nella seconda categoria di sistemi di trasformazione digitale rientrano quelli che le aziende possono sfruttare per ottimizzare tutti i processi interni, creare valore, gestire modelli, personale e progetti e implementare strategie di sviluppo interno. Tra questi, possiamo annoverare:

• Sistemi cloud per il salvataggio e l’accesso condiviso di file, password e dati;
• Portali e piattaforme di project management per la gestione dei progetti;
• Software gestionali per magazzini, ordini, prodotti, ecc.;
• Sistemi di CRM (Customer Relationship Management) per la gestione interna dei clienti e dei dati relativi ai loro acquisti, ad esempio;
• Piattaforme e software per le attività di creazione e distribuzione di corsi di formazione.

Dall’interno all’esterno

Infine, ci sono dei sistemi di trasformazione digitale che aiutano le aziende a tracciare e gestire la percezione esterna o le attività successive alla vendita dei prodotti o alla fornitura dei servizi. Esempi di questi tipi di tecnologia sono:

• Piattaforme e software per raccogliere e gestire le recensioni;
• Sistemi di pricing dinamico per variare i prezzi online in base alla domanda e all’interesse dei potenziali clienti;
• Piattaforme per valutare e migliorare la customer experience (esperienze clienti);
• Servizi per la creazione di e-mail e contenuti di valore e la gestione della mailing list;
• Software per la raccolta e l’analisi di dati provenienti da quiz, test o sondaggi.

Da notare che in tutte e tre le categorie rientrano anche i servizi di intelligenza artificiale che, al giorno d’oggi, rappresentano un modo eccezionale per fare business e ottimizzare i processi. Negli ultimi anni, questa tecnologia è stata una vera e propria rivoluzione per il mondo digitale che ha segnato un’intera generazione e continuerà a portare vantaggi e creare nuove opportunità.

L’impatto della trasformazione digitale delle imprese

Abbiamo appena scoperto le fasi necessarie per affrontare una trasformazione digitale e alcuni esempi di strumenti che le aziende possono implementare per trasformare il proprio business.

Ma che valore ha questa sfida? Perché le aziende hanno la necessità di rivoluzionare i propri modelli di business, dando priorità all’introduzione della tecnologia?

Non si tratta di trend o di moda, bensì di un modo per ottenere i vantaggi offerti da un modello aziendale più agile e reattivo ai cambiamenti del mercato e alla concorrenza. Il processo di trasformazione digitale è in grado di migliorare il business principalmente in cinque ambiti.

Customer experience

I clienti sono l’elemento fondamentale di ogni business e le aziende di tutto il mondo si fanno in quattro per migliorare la loro esperienza generale, in modo che siano sempre di più e sempre più soddisfatti.

Creare e offrire esperienze cliente di alto livello non è affatto semplice, in quanto richiede una profonda conoscenza delle preferenze e dei comportamenti dei propri consumatori che, in soldoni, si traduce nell’acquisizione, analisi e interpretazione di un grande numero di dati.

Non solo la tecnologia digitale semplifica molto questi processi, ma permette anche di dare vita a design, modelli ed elementi che consentono interazioni altamente personalizzate e la possibilità di offrire proposte su misura.

La customer experience migliorata dalla trasformazione digitale permette di creare un legame emotivo con i clienti, trasformandoli in veri e propri ambasciatori per il business e in uno strumento di marketing.

Ottimizzazione dei processi

I progressi nel cloud, nell’apprendimento automatico (machine learning) e nell’IoT stanno consentendo ai business di ogni settore di trasformare il modo in cui operano e lavorano.

L’automazione del processo di base permette alle aziende di digitalizzare e automatizzare tutte le operazioni che non devono essere più necessariamente svolte “a mano” dal personale. Inoltre, tutti i macchinari e i modelli di lavoro sono ormai connessi e lavorano all’unisono come un grande sistema per ottimizzare costi, tempi e rendimenti.

Infine, la digitalizzazione riguarda anche il modo in cui vengono prese le decisioni aziendali (sia operative che strategiche) che, ormai, devono necessariamente essere basate sui dati e supportate da algoritmi, analisi e previsioni in tempo reale.

Esperienza dei dipendenti

Gli ultimi anni hanno insegnato alle aziende di tutto il mondo che i dipendenti possono determinare il successo o l’insuccesso di qualsiasi business. Di conseguenza, hanno iniziato a concentrarsi sull’experience dei dipendenti con la stessa attenzione con cui si concentrano su quella dei clienti.

I dipendenti vanno ascoltati, coccolati e soprattutto formati e sviluppati, così da aumentare il loro livello di soddisfazione e di motivazione. La digital transformation fornisce molti strumenti per riuscire a farlo nella maniera ottimale (di questo parleremo dopo più nel dettaglio).

Allo stesso modo, le nuove tecnologie consentono di creare una cultura aziendale più chiara, in cui ogni individuo riceve l’assistenza e il supporto di cui ha bisogno per dare il meglio di sé. Questo influisce anche sui sistemi di premi e di bonus che possono essere sempre più personalizzati.

Infine, uno dei paradigmi del nostro tempo: l’automazione e l’intelligenza artificiale sostituiscono compiti un tempo svolti dagli esseri umani, permettendo ai dipendenti di acquisire competenze multiple e più specializzate per rendere l’organizzazione più agile.

Nuovi modelli di business

Un tempo, i vantaggi portati dalle nuove tecnologie venivano visti come un modo per lanciare nuove attività, ma non come un’occasione per creare nuovi modelli di business. Ora i tempi sono cambiati.

Imprenditori e imprese di ogni settore stanno prestando maggiore attenzione a come la competenza digitale possa produrre innovazione del modello di business, ovvero migliorare digitalmente il processo di lavoro, dal modo in cui si vende a ciò che si offre.

I dati ottenuti dalle nuove tecnologie servono anche per implementare l’offerta aziendale e personalizzarla in base alla domanda di mercato, creando maggiore valore e un flusso maggiore di richieste.

Integrazione digitale

Alla base di una trasformazione digitale deve sempre esserci una piattaforma digitale formata da servizi e applicazioni perfettamente integrati che alimentano i processi aziendali di un’azienda. Nessuno degli altri elementi digitali può raggiungere le sue promesse senza di essa.

Il primo elemento è la piattaforma principale, una solida base per i sistemi operativi e transazionali (sistemi di back-office, soluzioni tecniche, ecc.) che funge da spina dorsale tecnologica per il business.

Il secondo elemento è una piattaforma agile rivolta all’esterno che alimenta i siti Internet, le app e tutti gli altri canali che collegano un’azienda agli altri attori dell’ecosistema. Deve essere integrata con la piattaforma di base per eseguire transazioni chiave come i pagamenti ed essere accattivante e professionale.

Il terzo elemento è una piattaforma dati che fornisce la possibilità di eseguire analisi approfondite, nonché di creare e testare algoritmi, senza interrompere i sistemi operativi dell’azienda.

Gestione della trasformazione digitale con iSpring Learn LMS

Come promesso nei paragrafi precedenti, è arrivato il momento di parlare di uno degli elementi più importanti di qualsiasi processo di trasformazione digitale. Senza perdere tempo, veniamo subito al sodo.

L’importanza della formazione

Nel corso di questo articolo avrai sicuramente notato che l’aspetto della formazione dei dipendenti è stato citato più volte, sia nella parte teorica che in quella pratica. E non è affatto un caso: la formazione e lo sviluppo dei dipendenti sono sia un mezzo che un target della digital transformation.

Se da un lato la formazione digitale è ormai un aspetto indispensabile che deve essere implementato per ridurre i costi, dall’altro non può avvenire nessuna rivoluzione e alcun processo di trasformazione digitale senza che i dipendenti acquisiscano nuove competenze specifiche.

Cos’è un LMS

Negli ultimi anni si sente sempre più spesso parlare di LMS (Learning Management System). Si tratta di un sistema di gestione dell’apprendimento, un software basato sul Web utilizzata per pianificare, implementare, distribuire e valutare uno specifico processo di apprendimento.

Gli LMS vengono usati per le pratiche di e-learning, dai corsi di lingua a quelli di sicurezza, e forniscono un modo per creare e distribuire contenuti, monitorare la partecipazione degli studenti e valutarne le performance di apprendimento. In alcuni casi, vengono anche usati per fornire ai partecipanti dei corsi un luogo dove consultarsi, conoscersi e discutere dei temi trattati durante la formazione.

Queste piattaforme sono il primo passo verso una trasformazione digitale, in quanto permettono di migliorare i metodi educativi tradizionali, aumentando l’efficacia della formazione e risparmiando anche tempo e denaro alle organizzazioni.

Perché proprio iSpring Learn

Tra tutti gli LMS presenti sul mercato, noi consigliamo iSpring Learn. Si tratta di una piattaforma completa per la creazione di corsi online che possono essere usati nell’ambito della trasformazione digitale per l’onboarding, la formazione online, l’aggiornamento dei dipendenti e per la trasmissione di informazioni aziendali.

Uno dei vantaggi principali di iSpring Learn riguarda le diverse opzioni di personalizzazione e di valutazione dell’efficacia. I responsabili HR hanno accesso a dati relativi al completamento delle lezioni e ai risultati di quiz e test, mentre i partecipanti ricevono un modulo 360° Review per valutare le competenze acquisite. Inoltre, grazie alla gamification, la formazione può diventare un momento rilassante e divertente.

Le aziende che desiderano iniziare il loro processo di trasformazione digitale possono approfittare di una prova gratuita per testare questo strumento e richiedere una demo con un nostro esperto per scoprire le sue funzionalità.

Conclusioni

In conclusione, la trasformazione digitale rappresenta una sfida imprescindibile per le aziende di oggi: offre opportunità di crescita e innovazione in un mercato sempre più competitivo e in rapido cambiamento.

Non si tratta di un semplice aggiornamento tecnologico, ma di un processo continuo che richiede una strategia mirata, investimenti oculati e una cultura aziendale aperta al cambiamento. Solo le imprese capaci di adottare un approccio strutturato e di formare i propri dipendenti per sfruttare appieno le nuove tecnologie potranno mantenere un vantaggio competitivo, ottimizzare i processi e migliorare la customer experience.

Se anche tu desideri muovere i primi passi verso una trasformazione digitale di successo, scegli iSpring Learn: richiedi una demo senza impegno e testa tutte le possibilità che mette a tua disposizione con una prova gratuita di 30 giorni.