Valutazione delle competenze in azienda: esempi, strumenti e guida

Il successo di un’azienda è una diretta conseguenza delle capacità dei singoli dipendenti: è quindi fondamentale per ogni compagnia sapere eseguire una valutazione delle competenze dei propri lavoratori, così da comprendere come impiegarli al meglio e che tipo di formazione offrire.

La valutazione delle competenze professionali è un procedimento utile da applicare in più momenti dello sviluppo della carriera del dipendente, a partire dall’assunzione. In un mercato sempre più competitivo è fondamentale avere una visione chiara della propria forza lavoro e bisogna valutare il livello di conoscenze per ottimizzare le capacità del personale sostenendolo nel suo ruolo in azienda.

Per fortuna vi sono strumenti dedicati per eseguire il processo di valutazione delle competenze. In questo articolo spiegheremo perché valutare e vedremo un esempio di valutazione delle competenze, quali software utilizzare e vi proporremo una guida con le tecniche utili per la vostra azienda.

Cos’è la valutazione delle competenze professionali?

La valutazione delle competenze lavorative è importante, questo è chiaro, ma cosa significa esattamente? Per poter dare una definizione, bisogna prima di tutto avere ben chiaro cosa può essere categorizzato come “competenze”. In breve, si tratta di tutte le abilità pratiche, delle conoscenze teoriche ma anche dei comportamenti che un lavoratore ha appreso e che sono determinanti per lo svolgimento di uno specifico lavoro con risultati positivi.

La valutazione delle competenze è, di conseguenza, l’insieme dei procedimenti che permettono all’azienda di individuare le esatte capacità dei lavoratori per ogni singolo ruolo in azienda, ovvero comprenderne i punti di forza e quelli di debolezza, così da poter capire esattamente sotto quali punti di vista le risorse umane sono pronte a dare il meglio e invece in quali ha bisogno di sviluppo aggiuntivo.

Nel rapporto “Anno europeo delle competenze 2023” della Comunità Europea, viene spiegato che il 77% delle aziende della Comunità Europea afferma che è complesso trovare dei lavoratori che dispongono già delle competenze richieste dalla compagnia. È quindi chiaro che la valutazione delle competenze è praticamente un obbligo perché rende più semplice capire fino a che punto la persona assunta manca di capacità necessarie e definire quindi chi può più facilmente essere formato ed esattamente in che modo gestire lo sviluppo e l’evoluzione delle competenze.

Per quanto riguarda invece il personale già presente in azienda, la valutazione delle competenze permette di notare quei dipendenti che possono essere spostati in un altro ruolo. Inoltre, questo tipo di processi sono sempre apprezzati dai lavoratori in quanto dimostrano che il management ha a cuore la singola persona, il suo sviluppo delle competenze ed è disposta a investire su di essa: questo crea una cultura interna positiva e diminuisce le possibilità che i lavoratori lascino l’azienda.

Esempio di valutazione delle competenze

Ora che abbiamo compreso il concetto di valutazione delle competenze, è necessario andare un po’ più in profondità e fare alcuni esempi pratici, che ci aiutino a visualizzare in che modo fare processi di valutazione delle competenze di ogni ruolo in azienda con il personale. Ecco alcuni metodi.

Valutazione della formazione (test, sondaggio)

Come abbiamo già detto, la formazione è importante ed è quindi fondamentale che alla fine della stessa vi sia una valutazione della formazione, così da assicurarsi che ogni informazione sia stata compresa e assimilata e che possa essere utilizzata nel modo corretto durante il lavoro.

Ci sono vari metodi di valutazione delle competenze, ma di norma si utilizza il formato dei test, questionari o dei sondaggi. Con questo tipo di valutazione si utilizza un elenco di domande che mettono alla prova le conoscenze e competenze della singola persona. Il vantaggio di questo tipo di strumento è la semplicità con il quale può essere realizzato e con la quale si può definire un punteggio. Le domande dei questionari hanno solo una risposta giusta ed è facile definire il livello di competenze raggiunte dal lavoratore.

Questo tipo di modalità di valutazione si concentra spesso sulle cosiddette hard skill, ovvero le capacità tecniche più pratiche e necessarie per uno specifico lavoro. Nell’analizare il livello di conoscenze non vanno però ignorate le soft skill, ovvero le capacità ad ampio spettro, come quelle di problem solving e relazionali. Una valutazione della formazione tramite questionari e test ha lo scopo di dare risultati oggettivi che non si basino sull’interpretazione personale, come succede in caso di una valutazione dei dipendenti tramite intervista aziendale.

Questo tipo di valutazione delle competenze è inoltre ottimo da gestire tramite software dedicati, perché permette di ottenere report dettagliati di ogni ruolo delle intere risorse umane, con dati dei questionari comparabili e che garantiscono la possibilità di definire in modo preciso quali persone hanno bisogno di ulteriore sviluppo e formazione e in quali aree.

Infine, ricordiamo che la valutazione della formazione tramite questionari può essere eseguita in ogni momento, anche all’assunzione, per comprendere quale tipo di formazione il lavoratore ha già completato prima di entrare in azienda, così da sapere subito in che tipo di corso di inserimento introdurre il nuovo dipendente.

Valutazione a 360 gradi

Un secondo sistema di valutazione molto utile per l’analisi e la valutazione delle abilità e competenze specifiche è quello definito “valutazione a 360 gradi”, noto alle volte anche come “feedback a 360 gradi”. Si tratta di un modello di valutazione che si basa sulla raccolta delle opinioni dei colleghi, dei superiori e anche di un’autovalutazione.

In questo tipo di valutazione delle competenze si basa sulle percezioni dei dipendenti sulle competenze trasversali e anche sulle capacità di comunicazione delle altre persone. Lo scopo è valutare non solo le capacità più pratiche, ma anche comprendere qual è il livello di lavoro di squadra, quanto i dipendenti siano immersi nella cultura aziendale, cosa pensino della leadership e non solo.

Questo tipo di valutazione delle competenze si basa su una serie di affermazioni sui colleghi alle quali la persona deve assegnare una valutazione. Qui sotto potete vedere un esempio di questo tipo di valutazione.

Una valutazione a 360 gradi delle competenze ha vari punti di forza. Prima di tutto, si può analizzare non solo le competenze, ma come queste competenze vengano messe in pratica sul luogo di lavoro. Inoltre, si tratta di un metodo di indagine che prende in considerazione molti punti di vista, di conseguenza i risultati sono più credibili: se si fa un’analisi basata unicamente sulle opinioni di un singolo manager è possibile che dei pregiudizi personali condizionino i risultati.

Inoltre, i risultati non sono solo a uso e consumo dei manager, ma sono uno strumento da consegnare ai dipendenti stessi, i quali possono confrontare la propria opinione di sé con la percezione media dei colleghi. In questo modo il personale può scoprire punti di debolezza che non aveva considerato e comprendere di aver bisogno di formazione e di nuove competenze.

Vi sono delle difficoltà di valutazione con il metodo del feedback a 360 gradi in quanto richiede un certo impegno in termini di tempo e organizzazione, ma sfruttando dei software dedicati è possibile analizzare le competenze dei dipendenti in modo molto più rapido rendendo così questo metodo di indagine più efficiente e utile.

Qual è il giusto strumento di valutazione delle competenze lavorative

Come appena detto, per poter valutare le competenze delle risorse umane è necessario utilizzare degli metodi e strumenti dedicati che permettano di rendere tutto il procedimento più efficiente e che forniscano tutti gli strumenti necessari per analizzare i risultati in modo chiaro.

In altre parole, per analizzare il livello di conoscenze si ha bisogno di un software che permetta di creare in modo rapido i sistemi di valutazione che abbiamo scelto e una piattaforma che permetta di distribuire ai propri dipendenti i test e che analizzi i risultati.

iSpring Suite

iSpring Suite è uno strumento autoriale che viene utilizzato per creare corsi, test, sondaggi e videolezioni, perfetto per valutare il livello di conoscenze. È possibile partire da zero oppure utilizzare presentazioni già pronte nelle quali inserire qualche modifica. Questo software si integra direttamente con PowerPoint e propone molteplici funzioni uniche per realizzare strumenti di valutazione delle competenze interattivi.

Con iSpring Suite, disponibile in prova gratuita per 14 giorni, puoi realizzare quiz utilizzando 14 diversi modelli di domanda. Questo software ti permette di valutare le competenze con domande a Scelta multipla, Risposta Multipla, Vero/Falso, Risposta Breve, Numerico, Sequenza, Corrispondenza, Riempi gli spazi vuoti, Selezione dalla lista, Trascina la parola, Hotspot, Trascina e rilascia, Scala Likert e Prova. Richiedi una demo per esplorare tutte queste opzioni! La Scala Likert, ad esempio, è ideale per un feedback a 360 gradi delle competenze. In pochi clic puoi inserire modelli di diapositive già pronti, scrivendo solo il testo di cui hai bisogno, oppure integrando domande già create per analizzare il livello delle conoscenze.

In generale, iSpring Suite permette di inserire contenuti interattivi, fondamentali per valutare le competenze dei lavoratori. Vi è anche un sintetizzatore vocale che permette di creare voci fuori campo in modo professionale: è perfetto per aiutare chi ha problemi di vista o per inserire voci in altre lingue (iSpring Suite ne supporta 42) per le compagnie che devono eseguire valutazioni reali in varie nazioni.

Inoltre, iSpring Suite dispone di una libreria di modelli e immagini già pronte così da creare diapositive per i test che siano piacevoli alla vista, senza dover recuperare asset esterni al programma. Dopo le valutazioni, inoltre, iSpring Suite permette di creare corsi e videolezioni (è incluso un editor video e la possibilità di registrare lo schermo) sulla base delle necessità delle risorse umane per sviluppare le competenze. Si tratta di uno strumento a 360 gradi che può essere utilizzato continuamente per varie necessità lavorative e non solo per valutare il livello di conoscenze.

iSpring Learn

Una volta creati i test per valutare il livello di conoscenze è necessario che i dipendenti vi abbiano accesso. Invece di stampare le diapositive e distribuirle a mano, è molto più comodo utilizzare un LMS come iSpring Learn, che è disponibile in prova gratuita da 30 giorni. Richiedi una demo senza impegno per scoprire come iSpring Learn può semplificare la distribuzione dei tuoi corsi!

Un LMS è una piattaforma pensata per la gestione dell’apprendimento. Si tratta di uno strumento fondamentale per distribuire ai propri lavoratori i test e i corsi necessari per la valutazione e sviluppare competenze sul luogo di lavoro.

Il grande vantaggio di una piattaforma come iSpring Learn è l’automatizzazione di una serie di procedure. Si può molto più facilmente creare gruppi di dipendenti, assegnare certi tipi di test o lezioni, impostare notifiche e scadenze automatiche e non solo. I manager, i capi di reparto e i lavoratori possono avere livelli di accesso diversi con relative responsabilità per la creazione e la verifica dei contenuti. Inoltre, la piattaforma propone varie funzioni social, come un newsfeed di reazioni, la possibilità di lasciare un feedback sui corsi e sui test, una chat per comunicare in un solo canale con il formatore, ma anche funzioni di gamification come punteggi, medaglie, certificazione delle competenze, classifiche che rendono l’apprendimento e i test più sociali, così da spingere alla competizione e invogliare le risorse umane a impegnarsi per ottenere risultati migliori.

I manager, inoltre, dispongono di funzioni utili che velocizzano e ottimizzano il loro lavoro. iSpring Learn crea in modo automatico dei report sulla base dei test assegnati ai dipendenti, raccogliendo in un solo luogo tutti i dati e mostrando chi ha completato i sondaggi, chi deve ancora finire e quanti punti ha ottenuto.

Come valutare oggettivamente le competenze

Arrivati a questo punto abbiamo un’idea della metodologia di valutazione migliore per analizzare le competenze, ma è anche necessario capire quale è l’intero procedimento per realizzare questi test e più in generazione procedere a un piano di valutazione delle competenze. Vediamo come valutare oggettivamente le competenze, passo per passo.

Individuare le competenze

Prima ancora di eseguire un test di valutazione delle competenze, è necessario capire quali sono le competenze che riteniamo fondamentali. Ovviamente ogni posizione a lavoro richiede capacità diverse e ogni singola azienda ha le proprie priorità, quindi solo voi potete sapere quali sono le competenze da analizzare: anche per questo spesso test già pronti sono molto generici e poco utili. Non ragionate unicamente sulle hard skill, inoltre, ma pensate anche alle soft skill, come il problem solving, il public speaking e le capacità relazionali con i clienti.

Crea le domande

Definite le competenze che vogliamo analizzare con il nostro test, è necessario creare le domande valutare il livello di conoscenze. Per ogni capacità in analisi bisogna ideare delle domande che siano specifiche, così da ottenere una risposta utile per i report. Le domande dovrebbero avere una struttura vero o falso, per semplificare la creazione delle stesse. Nel caso di feedback a 360 gradi, utilizzate la Scala Likert, come già detto.

Tutte queste funzioni sono disponibili tramite iSpring Suite. Tutto quello che dovete fare è selezionare la funzione QuizMaker. Con questa potete creare un quiz con punteggio oppure un sondaggio. Come potete vedere nell’immagine qui sotto, in alto a sinistra è presente la funzione Domanda che permette di scegliere il tipo di test da inserire.

Con QuizMaker, incluso in iSpring Suite, potete anche personalizzare le domande con varie funzioni. Potete inserire immagini, video o anche file audio per migliorare la chiarezza del contenuto. Non dimenticate poi che potete inserire delle slide aggiuntive da una domanda e l’altra. Per farlo, dovete selezionare Visualizza il modulo nella colonna di sinistra e poi Slide di informazioni.

Definisci come analizzare i risultati

Sin dalla creazione delle domande per valutare il livello di conoscenze, però, ragionate organizzandole per categorie così da creare test divisi in sezioni e poter raccogliere punteggi in modo più chiaro, invece che in una sola categoria. Potete ad esempio dividere il test in capacità pratiche, soft skill e magari dividere in categorie ancora più specifiche, così da capire subito in quali aree di competenza il lavoratore è carente.

I test e i feedback a 360 gradi delle competenze possono richiedere inoltre tanto tempo per essere analizzati. Dovreste quindi definire un modo per velocizzare la raccolta dei dati. Come già detto, il modo migliore è fare affidamento su una piattaforma LMS come iSpring Learn che raccoglie punteggi e risultati. Nel caso di feedback a 360 gradi, inoltre, potete facilmente comparare i risultati di varie categorie di lavoratori, come mostrato nell’immagine qui sotto.

Spiega le motivazioni

Una parte importante del processo è presentare alle risorse umane i test nel modo corretto. Invece di creare un test che inizia immediatamente con delle domande, inserite delle slide tramite iSpring QuizMaker che spieghino il motivo per il quale state valutando le competenze del personale, così che da garantire che non volete licenziare chi ottiene punteggi negativi. Inoltre, presentate il test come uno strumento utile per le risorse umane e che deve essere affrontato con calma e serietà: è inutile avere fretta se poi si danno risposte errate.

Con iSpring QuizMaker potete selezionare, come mostrato nell’immagine, la voce Introduzione in alto a sinistra così da creare varie slide utili per presentare il test delle competenze.

Pensieri finali

Abbiamo quindi visto come l’analisi delle competenze sia una componente fondamentale della crescita dell’azienda. Grazie agli esempi e alla guida presente in questo articolo dovreste essere in grado di procedere nella valutazione a ogni livello dell’organizzazione, soprattutto con l’aiuto di iSpring Suite che è disponibile in prova gratuita da 14 giorni. Prenota una demo senza impegno per vedere come iSpring Suite può supportarti nella valutazione delle competenze! La valutazione delle competenze è lo strumento giusto a ogni livello aziendale.

FAQ

Vediamo ora le risposte ad alcune domande spesso poste da chi cerca informazioni riguardo alla valutazione delle competenze.

Chi è il valutatore delle competenze

Se volete sapere chi è il valutatore delle competenze, dovete sapere che di norma è un manager o un team di responsabili che definiscono quali sono le competenze fondamentali per ogni posizione a lavoro. Nel caso del feedback a 360 gradi, però, tutti sono il valutatore, in quanto il metodo si basa sulla raccolta di feedback di tutto il personale, su ogni livello (dipendente, responsabile di sezione, manager…).

Perché si valutano le competenze in azienda

In azienda si valutano le competenze perché permette di comprendere quali sono i punti di forza dell’organizzazione e i suoi punti deboli. Sulla base di questi dati è possibile ottimizzare la propria forza lavoro, posizionando i propri dipendenti nel ruolo migliore per loro ma anche comprendere in modo molto preciso sotto quali punti di vista è necessario proporre formazione. La valutazione e la successiva formazione aiutano anche a migliorare il morale dei dipendenti.