Mappatura delle competenze: un esempio su come farla e perché serve

La mappatura delle competenze è uno degli strumenti più utili e potenti a disposizione delle risorse umane. Per eseguire la mappature della competenze dei dipendenti è però necessario sapere cos’è, a cosa serve nel dettaglio e come realizzarla.

In questo articolo dedicato alla mappatura delle competenze aziendali vedremo quindi come realizzare una mappa delle competenze, scoprendo un utile strumento e facendo un esempio di mappatura delle competenze per il vostro lavoro.

Cos’è la mappatura delle competenze

La prima cosa da comprendere è esattamente cosa sia una mappatura delle competenze in azienda. Il termine inglese utilizzato è “competency mapping” e la definizione è semplice: parliamo di un processo che permette di analizzare tutte le competenze teoriche e le capacità pratiche che un dipendente possiede o deve apprendere a lavoro, per poi rappresentare tali abilità in modo grafico all’interno di una mappa o di una matrice (detta anche skill matrix, di cui vi abbiamo parlato in precedenza).

Ci possono essere varie tipologie di mappa delle competenze valide per ogni ambito ed è importante scegliere quella più adatte alla situazione allo specifico business. La matrice o mappa delle competenze viene infatti usata con vari obiettivi e in vari tipi di ambiente di lavoro, non solo in azienda: ci può fare anche una mappatura delle competenze in sanità così come nello sport e nel cinema. Vediamo varie informazioni utili a riguardo:

• Mappatura delle competenze del singolo dipendente: come è facile capire dal nome, si tratta di un tipo di mappatura dedicata a una sola persona, lo scopo di questa mappa delle competenze trasversali è di verificare esattamente quali siano le abilità del lavoratore, le sue conoscenze ma anche il potenziale o i suoi limiti.
• Mappa del ruolo di lavoro: invece di focalizzarsi su ogni singola persona dell’azienda, si può fare una mappa delle competenze di una specifica posizione; la divisione HR può definire tutte le caratteristiche richieste per mettere in atto le strategie di tale posizione correttamente e soddisfacente.
• Mappatura dei team: infine, è possibile realizzare una mappa delle competenze di un intero team di lavoro per vedere esattamente se la squadra nel suo complesso ha le capacità per portare a termine un progetto o in generale di supportare l’azienda.

La mappatura delle competenze del personale è in grado di analizzare vari fattori che vanno a comporre il livello di abilità ed esperienza di un dipendente della organizzazione. Precisamente, la mappa delle competenze si occupa delle capacità analitiche, così come le capacità digitali, ma anche le competenze comunicative, la gestione del tempo, la propensione al lavoro di squadra, il livello di abilità pratica nei processi lavorativi di riferimento e la gestione dello stress.

Alle volte le mappe delle competenze vengono divise in “intellettuali”, “motivazionali”, “sociali” e “emozionali”, se si desidera analizzare singole parti della persona. La mappa diventa una guida nel comprendere le competenze del personale e identificare i processi necessari per ampliare le conoscenze, sempre in base ai valori definiti in precedenza dall’azienda e sfruttando chiaramente la digitalizzazione.

Bisogna poi sapere anche che la mappa delle competenze non è definitiva. Con l’arrivo di nuovo personale che si aggiunge in un ambiente di lavoro e porta la propria forza, nuovi obiettivi e aiuta nello sviluppo delle performance e magari anche di nuove skills, diventa necessario aggiornare e completare la mappatura delle competenze. In altri termini, la mappatura dura per sempre ma solo se ci si dedica mentre avviene la crescita e si prendono nuove decisioni su ogni squadra, mirando al successo e al miglioramento dei processi di sviluppo delle performance.

A cosa serve la mappa delle competenze

Ci siamo fatti un’idea un po’ iniziale di cosa sia la mappatura delle competenze dei docenti, ma esattamente perché realizzare una mappatura delle competenze e il bilancio delle competenze? A cosa serve la mappatura delle competenze? In altre parole, quali benefici comporta impegnarsi in questo tipo di procedimento di analisi? Vediamo sei motivi per farlo.

Ottimizzare il processo di assunzione

Avere a disposizione una mappa delle competenze in fase di assunzione è un grande vantaggio perché permette di avere un modello chiaro attorno al quale valutare un potenziale nuovo dipendente e assicurarsi che abbia le esatte competenze, caratteristiche e potenzialità di cui ha bisogno per adempiere ai compiti della posizione per la quale viene assunto.

Aumento delle performance del personale

Se si ha una chiara visione delle capacità di ogni lavoratore e ogni team, è possibile in modo molto più rapido e preciso assegnare certi compiti, in base alle specifiche necessità degli stessi. Se un certo lavoro richiede grandi capacità tecniche, avere ben chiaro chi dispone di tali conoscenze permette di selezionarli. Se invece è comodo avere un team in grado di collaborare in modo perfetto con persone esterne all’azienda, scegliere del personale abile nel comunicare può essere la scelta migliore.

Gestire gli stipendi

Avere una matrice o mappa delle competenze chiara per una certa posizione permette di definire un modo più preciso qual è l’effettiva remunerazione che tale ruolo merita e rende chiaro perché tale cifra è corretta, in base alle competenze di cui si ha bisogno, alle caratteristiche dell’impegno quotidiano e del livello di responsabilità. Una maggior trasparenza sul valore della posizione lavorativa e sullo stipendio rende più soddisfatti i dipendenti e l’azienda stessa, che mettono nero su bianco le informazioni necessarie.

Creare piani di carriera

Una buona mappa delle competenze dedicata ai vari ruoli permette di rendere chiaro quali sono le capacità richieste per un ruolo di livello superiore, mostra quali ruoli possono più facilmente aiutare un dipendente a salire di grado e motiva i lavoratori a impegnarsi di più per ottenere un ruolo migliore in azienda. La dirigenza stessa può più facilmente vedere chi ha le capacità, il potenziale e le competenze per prendere in carica una posizione vacante, in caso un dipendente vada in pensione o si licenzi.

Identificare le mancanze

Guardando all’azienda o anche ai vari team potrebbe sembrare che tutto vada bene, ma una mappa delle competenze permette di notare se vi sono capacità e abilità mancanti all’interno del proprio business e di cosa si ha bisogno. Avere una visione chiara delle lacune più grandi all’interno della forza lavoro permette di risolvere il tutto con un processo di formazione.

Organizzare la formazione

Parlando proprio di istruzione a livello aziendale, una mappa delle competenze è necessaria per poter organizzare con metodo la formazione e sapere su quali persone contare per la creazione di un video tutorial o di un corso di formazione interno all’azienda. Sono elementi fondamentali per il processo di gestione e sviluppo delle competenze del personale, a propria volta necessarie per una crescita e il raggiungimento degli obiettivi e del potenziale aziendale.

Come realizzare una mappatura delle competenze aziendali

Se si desidera realizzare una mappatura delle competenze aziendali, è necessario utilizzare uno strumento adeguato. Il nostro suggerimento è di optare per uno LMS (ovvero una piattaforma per la gestione dell’apprendimento) come iSpring Learn.

Questo strumento di gestione è disponibile in formato gratuito per 30 giorni e include tutta una serie di risorse per gestire e distribuire un corso di aggiornamento e di formazione ai dipendenti dell’azienda, così come analizzare i punti di forza del singolo e dei team in modo ordinato, ottenendo utili dati e informazioni per migliorare i processi interni e in ultima analisi la produttività. Prenota una demo per scoprire come usarlo al meglio.

Se si desidera creare una mappa delle competenze, il primo passaggio è verificare quali sono le informazioni teoriche in possesso del lavoratore e la efficienza pratica dei lavoratori, con un qualche tipo di valutazione delle competenze. Con iSpring Learn si possono assegnare ai vari dipendenti o a interi team una serie di test e quiz, precedentemente creati per migliorare le competenze e le abilità.

Tra le varie opzioni a vostra disposizione per la creazione di una mappa delle competenze, il nostro consiglio è di sfruttare il modulo di valutazione a 360 gradi di iSpring Learn, ovvero uno metodo di analisi della forza lavoro che richiede ai dipendenti, ai responsabili e volendo anche ai clienti di dare una valutazione delle competenze, ma anche del potenziale di crescita di ogni singola persona della organizzazione.

Nella sezione dedicata alla valutazione a 360 gradi trovate quattro categorie: la valutazione della prestazioni, i profili di competenza, le competenze e le scale di valutazione.

Come primo passo suggeriamo di creare le scale di valutazione, dividendo il tutto in livelli di competenza (“Basso”, “Medio”, “Alto”, “Perfetto”) e assegnando a ognuno di essi un punteggio numerico che rappresenti il risultato (ad esempio da 0 a 3). Nella valutazione a 360 gradi i dipendenti potranno eseguire una valutazione delle competenze di sé stessi e dei colleghi selezionando un livello di competenza e il sistema sarà in grado di restituire dei valori medi in formato numerico.

Il passo successivo è definire le competenze, indicando il loro nome e il tipo di scala di valutazione che volete usare per giudicarle. Ad esempio una valutazione può essere dedicata alla capacità di comunicare con i colleghi in modo efficace: per aiutare i dipendenti inserite una esaustiva descrizione di cosa devono analizzare quando valutano tali competenze individuali.

Una volta che avete le competenze, dovete creare dei profili di competenze del personale, sommando ad esempio le competenze necessarie per un certo ruolo oppure le capacità necessarie per un team di lavoro.

Dopo che avete eseguito la individuazione e definizione del ruolo nella mappatura delle competenze, il passaggio finale è creare un questionario, che si compone di tre parti: le istruzioni su cosa fare per completarlo, le competenze da valutare (selezionate uno dei profili che avete creato) e infine uno spazio per le domande aperte dove i dipendenti e i manager possono lasciare dei feedback scritti.

Potete anche limitare certe domande ai capi di reparto che hanno certe responsabilità e devono prendere decisioni, ai colleghi diretti oppure lasciare le domande aperte a tutti i dipendenti indipendentemente dal loro ruolo. Ad esempio, una domanda su come il dipendente si rapporta con i superiori può essere visibile solo al capo del team, mentre una domanda sull’uso degli strumenti di lavoro può essere aperta a tutti i colleghi che lo vedono tutti i giorni, ma non a persone di altri team che non possono osservare il suo operato.

Il risultato finale che si può ottenere con iSpring Learn è una mappatura delle competenze attese come quella che vedete nella immagine qui sopra, che permette di vedere in modo chiaro quali sono le competenze e le abilità dei lavoratori.

Mappatura delle competenze dei dipendenti: gli strumenti

iSpring Learn è un utile software per la creazione di una mappa delle competenze perché include vari utili strumenti che semplificano il lavoro dei responsabili della organizzazione. Si possono creare facilmente profili degli utenti, dividerli in gruppi, assegnare loro corsi di formazioni, test e valutazioni a 360 gradi.

Ogni tipologia di account può avere i propri diritti di accesso, con uno specifico livello di responsabilità e ricevere automaticamente notifiche sulle scadenze e sugli obiettivi da conseguire. I manager possono inviare compiti rapidamente semplicemente selezionando un gruppo di lavoratori e sono anche disponibili varie funzioni sociali che invogliano all’interazione tra dipendente e dipendente.

Parliamo ad esempio di newsfeed, spazi per i feedback e funzioni di gamification con punteggi, medaglie e certificazioni pubblici per chi completa i corsi e ottiene risultati, così da invogliare la forza lavoro a impegnarsi, spinge alla competitività e rimanere al passo con i migliori membri dei team.

iSpring Learn crea anche una serie di report in modo automatico, così da permettere di vedere quali sono i risultati, gli obiettivi raggiunti e capire quali sono le mancanze in termini di abilità dell’azienda verso cui indirizzare la crescita e quali invece sono i punti di forza sui quali puntare.

Pensieri finali

Abbiamo quindi visto come realizzare una mappatura delle competenze delle risorse umane e qual è un utile strumento per lavorare su questa necessità aziendale: iSpring Learn, ora in prova gratuita da 30 giorni. Non ti rimane altro da fare se non richiedere una demo e iniziare subito a realizzare la tua mappatura delle competenze!

FAQ

Cosa si intende per analisi delle competenze?

L’analisi delle competenze è uno dei passaggi per la creazione di una mappa delle competenze. Si tratta del processo che, tramite test, quiz e colloqui, identifica le capacità e il potenziale di cui un lavoratore è in possesso. Le competenze e le informazioni da analizzare con il processo di mappatura sono sia competenze sociali, gestionali e d’analisi.