Training on the job: normativa, esempi e strumenti

C’è una “arma segreta” per trasformare il potenziale del personale in performance e portare rapidamente i tirocinanti a regime: il training on the job! È una pratica consolidata conosciuta anche come formazione on the job o OJT. La normativa del training on the job non è difficile da apprendere.

Il training on the job ha più di una definizione ma un significato preciso: apprendimento pratico, attività di training, o tutoring sul lavoro. È un tipo di soluzione di formazione che è così semplice da essere spesso trascurata.

Questo articolo vi fornirà una spiegazione completa di training sul lavoro, tra cui:

• Cosa significa il training a lavoro?
• 5 Vantaggi della attività di training on the job
• Esempi di formazione on the job
• Affiancamento vs training on the job
• Il software corretto per dare il via al training on the job

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Training a lavoro: il significato

È facile dare una definizione di formazione On the Job. Il significato di training formativo è: un modo per i dipendenti di imparare un lavoro osservando ed eseguendo attività quotidiane (noto anche come action learning).

La maggior parte dei partecipanti sono nuovi assunti nel ruolo lavorativo; tuttavia, questo metodo può anche essere usato come parte di una rotazione interna del lavoro o di un programma di formazione professionale. Basta scegliere l’approccio e la metodologia corretti per l’apprendimento, a seconda del contesto, della abilità e delle mansioni che il lavoratore svolte sul campo.

Durante l’OJT training, un nuovo arrivato in un ruolo lavorativo è accoppiato con un membro del team o un leader esperto. Il tirocinante in genere accompagna il suo collega o mentore per osservare i compiti svolti durante una tipica giornata di lavoro. Dopo un periodo di osservazione e spiegazione, il tirocinante è autorizzato a eseguire un lavoro o un’attività specifica che ha osservato.

Quando si pensa alla formazione, nel definire la metodologia bisogna prima di tutto capire che ci sono due tipologie di formazione OJT. La formazione sul lavoro può infatti essere strutturata o non strutturata.

• OJT Non strutturata di solito non ha un programma di formazione prestabilito. Il nuovo assunto osserva o lavora a fianco di un collega esperto. Il supervisore, in qualità di formatore, seleziona i compiti e le attività di training che vuole che il tirocinante impari. Funziona meglio per posti di lavoro con responsabilità limitata in un’azienda che richiede ai tirocinanti di svolgere attività ben definite in modo coerente. Per esempio, se assumi una receptionist per la tua clinica medica, devi insegnarle costantemente come compilare il modulo del contratto, contare i contanti e lavorare con il software di programmazione.
• OJT Strutturata è progettata e consegnata in un modo ben definito e metodico. Di solito include un’agenda di formazione chiara con attività e una tempistica per il completamento. Ogni collaboratore di ogni team completa la stessa agenda di formazione e le stesse attività per un determinato ruolo lavorativo. Ad esempio, è possibile creare un programma di apprendimento separato per l’intero staff del call center o per un team di vendita.

5 Vantaggi delle attività di training on the job

Vediamo come un programma learning on the job ben progettato porta benefici e vantaggi alle aziende.

• Fornire un’esperienza di apprendimento personalizzata. I nuovi dipendenti imparano a svolgere le attività esattamente nel modo giusto per l’azienda. Questo può aiutare i nuovi dipendenti a diventare produttivi e migliorare il problem solving più rapidamente.
• Efficienza in termini di costi. La formazione On The job è di solito condotta da colleghi esperti sul posto di lavoro. Questo elimina la necessità di assumere costosi formatori esterni o di viaggiare fuori sede.
• Aumentare l’impegno dei lavoratori e la soddisfazione sul lavoro. Un recente studio di LinkedIn ha scoperto che il 94% degli intervistati rimarrebbe con un’organizzazione più a lungo se questa investisse nelle loro carriere. Un altro studio ha trovato che tra i benefici vi è il fatto che i dipendenti a cui è stato offerto OJT sono il 30% più felici delle loro carriere rispetto a quelli che non hanno ricevuto alcuna formazione.
• Sviluppare un’officina interna di talenti. Questo tipo di formazione dà ai vostri lavoratori esperti la possibilità di guidare nuovi colleghi in un quadro strutturato. Questo può aiutarvi a preparare i membri del team ad alte prestazioni per un futuro avanzamento.
• Ridurre il turnover. Attrarre, assumere e mantenere i migliori talenti può essere difficile oggi in molti mercati del lavoro. La formazione lavorativa può mostrare sia ai nuovi che agli attuali dipendenti con i quali siete seriamente intenzionati a creare opportunità di lavoro a lungo termine.

Formazione on the job: esempi

Abbiamo visto in modo generico che cosa sia la formazione on the job e quali vantaggi e benefici hanno sul posto di lavoro, ma esattamente che tipologia è disponibile? Quale forma assume una volta che le aziende devono metterla in pratica?

Vediamo alcuni esempi di formazione on the job e precisamente come mettere in pratica il training on the job in ogni tipologia durante la vita lavorativa in azienda. Sappiate solo che la soluzione migliore è non focalizzarsi su un unico metodo o tipologia ma sfruttare a seconda del momento e del tipo di dipendente il migliore, per sfruttare tutti i vantaggi e benefici nei tempi adeguati.

Coaching

Una tipologia di formazione on the job è il coaching. Si tratta di un metodo di apprendimento fondato sull’affiancare il dipendente neoassunto a un coach aziendale ufficiale oppure a un dipendente senior esperto e pronto a insegnare.

Questo metodo di apprendimento si fonda su una dinamica studente-insegnante, con il lavoratore più esperto che si impegna a condividere in modo organizzato tutte le competenze necessarie perché il nuovo dipendente sia in grado di lavorare in azienda autonomamente dopo la fase di coaching on the job.

Mentoring

Il mentoring, altro metodo per il training on the job, potrebbe sembrare a un primo impatto molto simile al coaching. Anche in questo caso il lavoratore in fase di onboarding viene affiancato a una figura senior della azienda, ma questa non si limita a fornire le informazioni fondamentali per rendere indipendente il nuovo dipendente.

Il mentore, a differenza del coach, mira a creare una relazione sincera con il nuovo lavoratore e a supportarlo a lungo termine nella crescita professionale, diventando più che semplici colleghi durante il training on the job. Chiaramente in questo caso è necessario scegliere le persone giuste, che desiderino prendere sotto la propria ala un nuovo lavoratore sin dai primi passi del training on the job.

Rotazione

La rotazione – o job rotation – è un metodo particolare di training on the job, in quanto non è tanto pensata per la formazione di base di un nuovo assunto, ma per ampliare le conoscenze di tutta la squadra sul luogo di lavoro. L’idea è di far ruotare i lavoratori da un ruolo all’altro, su base regolare o anche solo per un determinato periodo di apprendimento.

Lo scopo è di fare in modo che tutti i lavoratori abbiano sufficienti conoscenze per svolgere tutte (o anche solo una buona parte) delle mansioni sul posto di lavoro. Questo assicura che in caso di assenze o licenziamenti sia possibile avere sempre qualcuno in grado di completare compiti fondamentali, perché un po’ tutti nelle aziende hanno competenze adeguate.

I vantaggi della formazione on the job di tipo “rotazione” sono legati anche al fatto che in questo modo si può scoprire che certi lavoratori sarebbero in realtà perfetti per specifici ruoli e, quando possibile, li si può spostare in un nuovo reparto per ottimizzare il loro rendimento.

Blended learning

Il blended learning è una tipologia di training on the job che si basa sull’idea che apprendere seguendo un solo metodo è sbagliato. Noto anche come mixed learning, questo tipo di formazione on the job mira a formare le competenze del dipendente nel luogo di lavoro in più modi.

Sfruttando tutoring e accompagnamento al training on the job, si seguono percorsi formativi puramente teorici, ma anche test pratici, si tengono a portata manuali e ci si confronta con un gruppo di colleghi per ricevere feedback e dare una mano come è possibile durante tutta la fase di training on the job.

Tirocini

Il tirocinio on the job è un tipo di formazione OJT con vari benefici sia per i dipendenti storici delle aziende che per chi è appena arrivato sul posto di lavoro. La metodologia ruota attorno a degli stage promossi da enti come università e scuole.

I lavoratori devono supportare i tirocinanti, facendosi affiancare nella propria mansione. Devono comprendere le esigenze dei nuovi arrivati sul posto di lavoro, creare un rapporto one to one e insegnare competenze fondamentali con varie tipologie di action learning. Spesso non c’è retribuzione per questo training on the job.

Action learning

Una formazione profondamente pratica è sempre utile e se si vuole mettere subito alla prova sul campo un nuovo assunto, che chiaramente deve avere già delle competenze comprovate, si può usare l’action learning.

Si tratta di una formazione esperienziale. L’idea è di assegnare delle mansioni – come un progetto – a un gruppo di dipendenti. Il gruppo in fase di formazione deve includere almeno un nuovo assunto che sarà si consigliato e supportato da almeno un dipendente senior, ma che dovrà prendere decisioni autonomamente. Lavorando sul campo, il nuovo assunto apprende parte delle competenze fondamentali, fa team building in un contesto reale e fa formazione senza rallentare il lavoro.

Formazione e-learning

Uno dei metodi più solidi e spesso un punto di svolta per le aziende, che è sempre bene integrare in qualsiasi tipo di formazione on the job, è l’e-learning. Si tratta di un apprendimento digitale, fondato su corsi, in percorso di lezioni, video, manuali e-book, webinar e non solo sul posto di lavoro.

Le aziende, con questo tipo di training on the job, devono creare un percorso di formazione per il lavoratore che lo aiuti a specializzarsi nel suo campo di lavoro, in base alle esigenze di apprendimento. I benefici di questa formazione on the job sono ovvi: la natura digitale permette di apprendere competenze in ogni momento e in solitudine, in modo organizzato e rapido. Un buon percorso di formazione on the job si può comporre di piccole lezioni specializzate che in dieci o quindici minuti trasmettono le competenze al lavoratore. Si possono seguire sul campo, in ufficio, durante i viaggi: la formazione non si ferma mai.

A seconda delle mansioni, è bene usare una formazione pratica, con elementi interattivi. Inoltre, nel scegliere la formazione e-learning è bene assicurarsi che sia varia: deve includere testi e immagini, ma anche video, file audio, simulazioni pratiche delle mansioni che saranno svolte sul campo, senza dimenticare test e quiz per verificare che la formazione abbia avuto effetto.

La differenza tra affiancamento e training on the job

Quando si approccia la formazione on the job ci si ritrova a domandarsi immediatamente qual è la differenza tra un classico affiancamento, metodo utilizzato da ogni azienda indipendentemente dalle metodologie apprese, e il più ampio termine “training on the job”.

In realtà, abbiamo parzialmente già risposto, sia con le precedenti osservazioni sulle tipologie di training on the job che con la frase appena indicata.

Il concetto di training on the job è appunto “più ampio”, ovvero può includere più di un metodo di formazione, che si adatta al tipo di mansione, al contesto lavorativo e in parte anche alle necessità e capacità del supervisore. La pratica in azienda può assolutamente arrivare tramite un affiancamento sul posto di lavoro, ma quest’ultimo è solo una delle varie possibilità. Come visto, il personale che deve apprendere una nuova mansione può farlo sì sotto la supervisione di un collega, soprattutto in fase di onboarding, ma vi è molto altro che è possibile realizzare in termini di formazione per le mansioni aziendali.

La crescita dei dipendenti arriva tramite un on the job training, ma anche altre metodologie, come la formazione e-learning, che con la gamification aiuta nella creazione del team building e garantisce un successo chiaro e analizzabile in base a dati precisi.

Potete anche vedere la formazione tramite l’affiancamento come una sorta di punto di partenza del training on the job, visto che è una delle prime utilizzate per il personale, ma ovviamente non è sufficiente da sola a risolvere tutte le esigenze della organizzazione. L’affiancamento da solo non può trasmettere tutto il know how delle mansioni di un responsabile a un nuovo dipendente, visto che il la persona che si occupa della supervisione deve proseguire con le proprie mansioni.

On the job training: il software migliore

È fondamentale, come già detto, che un on the job training includa una corposa formazione e-learning. Questa metodologia ha molti vantaggi nel trasmettere competenze fondamentali per le mansioni centrali delle aziende.

Ovviamente per poter fare la formazione on the job è necessario disporre di corsi, moduli di insegnamento, video, test e altri strumenti di training on the job.

Un metodo è acquistare tutti dei prodotti di apprendimento pronti, che possano aiutare a dare il via alla formazione on the job. Il problema di questa metodologia è che i costi tendono a essere elevati sul lungo termine. Un corso di formazione preconfezionato, prima di tutto, non rimarrà al passo con le ultime novità delle aziende per molto tempo, quindi a intervalli sarà necessario acquistarne di nuovi. Inoltre, oramai ogni azienda ha le proprie unicità, sia per quanto riguarda i software usati che per quanto riguarda le tipologie di competenze specifiche che devono essere trasmesse ai team: questo significa che il percorso di formazione acquistato sarà solo in parte adeguato alle esigenze di apprendimento del dipendente e quindi sarà comunque necessario che un supervisore a lavoro si occupi di adattare o ampliare i contenuti di formazione.

È quindi molto meglio optare per la produzione interna di corsi di formazione. Inizialmente è necessario uno sforzo maggiore per questo metodo di apprendimento, ma sul lungo termine è un risparmio di tempo e denaro, visto che quanto creato per la formazione rimane a disposizione e può essere aggiornato in pochi attimi. Inoltre, i moduli di formazione on the job creati internamente sono più focalizzati e specifici. Possono essere realizzati da un responsabile di reparto, da un manager, un supervisore o anche dai dipendenti più anziani ed esperti, che fanno la propria parte durante tutta la formazione.

Indipendentemente dalla metodologia scelta, servono delle “attrezzature” dedicate che vengano incontro a tutte le esigenze delle aziende in fase di formazione e creazione di team building, ovvero un software autoriale adeguato: il nostro suggerimento è iSpring Suite.

I vantaggi di iSpring Suite

iSpring Suite è un software pensato per la produzione di corsi di formazione on the job. La particolarità di questo strumento lavorativo è che si integra direttamente con PowerPoint: basta possedere il pacchetto di Microsoft Office per poter usare tutte le funzioni di iSpring Suite.

Inoltre, iSpring Suite è pensato per adattarsi perfettamente ai menù e alle funzioni di PowerPoint, ovvero in altri termini ha un aspetto estremamente familiare e comprensibile sin dal primo utilizzo: se avete almeno una volta usato uno strumento di Microsoft, vi sembrerà di conoscere già iSpring Suite, limitando così la classica confusione che si prova quando si inizia a utilizzare un software nuovo.

Ovviamente iSpring Suite ha tante funzioni nuove che rendono PowerPoint molto più potente. Potete creare un percorso di formazione da zero, oppure scegliere una presentazione di lavoro già pronta e ampliarla in più modi per l’uso sul campo.

Il formatore che vuole creare i corsi per il personale in azienda ha la possibilità di registrare video delle mansioni da svolgere, sia screencast (ovvero registrazioni dello schermo) sia con la videocamera e poi fare immediatamente editing dentro iSpring Suite per PowerPoint. In questo modo non è necessario passare attraverso altri programmi e si eliminano rallentamenti e il rischio di incompatibilità con i formati dei video di formazione. Nei video possono essere aggiunte transizioni, musica, titoli, elementi grafici e non solo.

Inoltre, iSpring Suite permette di creare diapositive interattive per una formazione più efficace. Fare un corso denso di testi e immagini è un buon punto di partenza, ma per fare in modo che i dipendenti apprendano al meglio (e diventino quindi più produttivi) è necessario dare accesso a elementi più pratici. Con iSpring Suite è possibile usare quattordici modelli interattivi diversi, già pronti: bastano poche modifiche per simulare compiti che i lavoratori di norma svolgono sul posto di lavoro.

Potete anche creare simulazioni di dialogo interattive: con un comodo strumento dedicato, che semplifica il procedimento, potete generare un completo dialogo di formazione che imita quello che i dipendenti devono avere ad esempio con i clienti. Il sistema permette di calcolare le risposte giuste e sbagliate e impostare diverse reazioni della persona con la quale si parla durante questo training on the job. È perfetto per la formazione di competenze e abilità di un venditore o di un lavoratore del servizio clienti.

Potete anche registrare dei doppiaggi o creare voci fuori campo con la sintesi vocale in 52 lingue (disponibile nella versione iSpring Suite Max). Un corso di formazione diventa molto più utile e accessibile al dipendente se dispone di una voce che legge i testi: non solo aiuta chi ha problemi di vista ma rendere più semplice apprendere informazioni mentre si fa altro, ad esempio guardare delle immagini legate all’argomento di formazione. Invece di doppiare di persona ogni singolo testo, in pochi attimi si ha modo di creare una voce fuoricampo automatica, personalizzandola in più modi a seconda delle esigenze, a partire dal testo già scritto.

Considerate anche che on iSpring Suite Max avete accesso a un ampio catalogo di immagini, come sfondi di luoghi di lavoro, oggetti e personaggi (sia fotografie che disegni) con anche un editor per creare personaggi personalizzati. In pochi attimi potete creare una diapositiva di formazione realistica che fa subito entrare i lavoratori nella corretta mentalità e gli aiuta a comprendere al meglio il contesto di lavoro mentre fanno pratica con i corsi.

Con iSpring IA, inoltre, è possibile scrivere e modificare testi, ma anche farsi dare idee per nuovi corsi e scrivere domande dei quiz. Parlando proprio dei quiz, ci sono quattordici diverse tipologie di domande da inserire nei corsi di formazione on the job. È infatti fondamentale che il lavoratore possa mettere alla prova le proprie competenze e vedere i benefici della formazione on the job. Un apprendimento costante e un sistema di valutazione sempre a disposizione sono molto utili per i manager stessi, che possono avere continui report sui progressi di ogni lavoratore.

Inoltre, iSpring Suite Max permette un approccio produttivo fondato sulla squadra: è possibile collaborare con i colleghi nella produzione della formazione on the job usando iSpring Cloud, così da condividere facilmente ogni parte del lavoro con il responsabile e i colleghi, vedere in diretta le modifiche e ottenere un feedback immediato senza dover inviare bozze e attendere una risposta. Se la vostra azienda dovesse avere problemi durante la creazione di contenuti per la formazione, sappiate inoltre che iSpring fornisce un supporto 24/7, sempre disponibile per aiutarvi. Potete vedere voi stessi tutte le funzioni tramite la prova gratuita da 14 giorni oppure prenotando una demo dal vivo da 30 minuti.

iSpring Suite permette anche di salvare i corsi in più formati. Potete prendere un file PPT e trasformarlo in uno SCORM compatibile tantissimi LMS. Supporta anche i formati AICC, xAPI e cmi5. Potete creare anche dei manuali di lavoro e-book, che possono essere messi a disposizione in fase di onboarding ai nuovi dipendenti.

Considerazioni finali

I vantaggi della formazione on job vanno oltre la formazione per nuovi assunti. Un programma ben progettato segnala l’impegno della tua azienda nell’apprendimento, che può aiutarti ad attrarre e mantenere i migliori nuovi dipendenti. La formazione offre anche ai dipendenti altamente performanti la possibilità di guidare i loro nuovi collaboratori. Insieme al nuovo piano di assunzione esistente, la formazione on the job può garantire che i tirocinanti si sentano stimati e motivati a realizzarsi nel corso della loro carriera con la tua azienda. Per vedere in che modo iSpring Suite possa aiutare nella formazione delle competenze sul campo, sfrutta la prova gratuita da 14 giorni o, se preferisci un approccio diverso, prenota una demo da 30 minuti dal vivo con un supervisore che mostrerà come funzionano queste “attrezzature”.

Se hai domande o suggerimenti per ciò che rende fantastico il training on the job, ci piacerebbe ascoltare i tuoi commenti qui sotto.

FAQ

Cosa si intende per affiancamento lavorativo?

L’affiancamento sul posto di lavoro è un tipo di training on the job. Si fonda sul prendere un nuovo lavoratore e mettergli a fianco un dipendente esperto che lo aiuti a navigare i luoghi della azienda e gli insegni le competenze fondamentali per il lavoro.

Cosa vuol dire training aziendale?

Il training aziendale è l’insieme di quelle attività che mirano a formare il dipendente riguardo alle conoscenze teoriche e alle competenze pratiche fondamentali per l’azienda per la quale lavora.