LMS: significato e come sceglierlo

Puoi mettere in atto gli stessi principi usando un learning management system (LMS). Ti spiegheremo tutto nei dettagli: il significato di LMS, cos’è una piattaforma LMS e quali sono i servizi di un LMS per la gestione della formazione e non solo.

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Learning management system: cos’è?

Vi starete chiedendo, vedendo il termine LMS, cos’è? Un Learning Management System (LMS) è una piattaforma software o SaaS ideale per le organizzazioni ed atta alla distribuzione, gestione e la progettazione dei programmi di formazione online di un’organizzazione. Le sue funzionalità principali possono essere spiegate grazie al suo acronimo LMS. La sigla LMS (Learning Management System) indica:

L – Learning (Formazione). Un software LMS è un contenitore per i tuoi corsi digitali e i materiali di formazione. Potrà diventare così una fonte unica di conoscenza nella tua organizzazione, in grado di mantenere e incrementare le competenze interne della tua azienda.

M – Management (Gestione). Puoi gestire corsi e utenti per migliorare la tua efficacia.

A differenza dei servizi per la condivisione di file, un sistema LMS non è solo un archivio con diversi file, bensì un sistema ben organizzato nel quale gestisci l’intero percorso formativo. Per iniziare, basta aggiungere i collaboratori e assegnare loro i corsi.

Hai assunto qualcuno? Invia gli inviti al corso di formazione per l’onboarding. Le vendite si sono abbassate? Fai esercitare il tuo reparto vendite con i clienti virtuali.

Grazie alle funzionalità come il calendario, è possibile assegnare e gestire non solo la formazione online ma anche le lezioni in aula. Così, un LMS può essere una specie di applicazione con l’elenco dei corsi di formazione da seguire e creati appositamente per i tuoi “e-Allievi”.

S – System (Sistema). Sistema informatico, per la precisione. Anche se i tuoi dipendenti vivono in fusi orari diversi, puoi formarli senza uscire dal tuo ufficio. In più, i sistemi LMS automatizzano il lavoro più noioso, come la valutazione, l’elaborazione delle statistiche e la generazione dei report.

In altre parole, un LMS – alle volte chiamato anche Training Management System o Learning Management Software – è come la tua Università online. Il sistema ti aiuta a creare e salvare corsi di e-learning, dà accesso ai contenuti agli allievi e aiuta a valutare i risultati.

Piattaforma LMS: esempi per capire come scegliere

Ora che sai cos’è un Learning Management System, è arrivato il momento di capire quali sono le maggiori piattaforme di apprendimento e in che modo si differenziano tra loro. Ecco degli esempi di Learning Management System:

LMS per la scuola

I Learning management system (LMS) per la scuola sono una categoria di piattaforme per la gestione dell’apprendimento a distanza. Sono pensati prima di tutto per facilitare la gestione di corsi, lezioni e più in generale della formazione e-learning per studenti e docenti. Sono focalizzati soprattutto sulla condizione di materiali di formazione, sulla possibilità di creazione di test, quiz con domande e verifiche con sistemi di valutazione delle competenze. Il loro scopo è facilitare la formazione a distanza così come la formazione in aula. Possono offrire anche elementi di gamification, una delle novità più sfruttate dai professori in ambito formazione.

LMS per l’azienda

Un LMS per una azienda è pensato per dare uno spazio utile per gestire vari processi aziendali. Si inizia con l’onboarding di nuovi dipendenti delle organizzazioni, così come la erogazione di corsi di formazione in azienda con la possibilità poi di fare una analisi delle competenze tramite attività interattive o quiz con domande, con lo scopo di verificare che le risorse umane aziendali siano pronte per far parte dei nuovi processi lavorativi. Gli LMS per le aziende sono programmi con un sistema di gestione e tracciamento interno dei dati, in grado di creare report utili alle organizzazioni aziendali non solo in ambito e-learning ma anche per tracciare la produzione. Forniscono anche spazi per lasciare feedback e funzioni di gamification finalizzate al migliorare la produttività e l’impegno a lavoro.

Piattaforma gratuita o commerciale

Di solito questa è una delle prime sfide che le aziende affrontano nella scelta di una tecnologia LMS: decidere tra un sistema gratuito e open source e una piattaforma commerciale. In realtà, esiste la falsa convinzione che ogni ambiente LMS open source sia gratuito. Anche se non ci sono canoni da pagare, questo non vuol dire che non esistano dei costi.

È probabile che tu spenda di più per una piattaforma open source rispetto a un LMS commerciale, dato che devi configurare un’architettura server e hosting, personalizzare le funzioni che partono standardizzate, affinare il branding del sito e aggiornare il sistema regolarmente. Inoltre, se all’interno del team non ci sono talenti tecnici in grado di personalizzare totalmente la piattaforma per la tua azienda, il tuo progetto e-learning è destinato a fallire.

La soluzione ideale per gli utenti che non hanno competenze informatiche è un software commerciale. In genere, è più facile da implementare e usare, e offre servizi di supporto tecnico senza richiedere costi aggiuntivi.

LMS SaaS/cloud vs LMS ospitato localmente

Puoi scegliere un sistema LMS SaaS (software as a service) o archiviare i dati sui server aziendali. Se decidi di ospitare il sistema in autonomia, sei pienamente responsabile per tutte le specifiche del server, i tempi di attività e la sicurezza.

Se selezioni un sistema SaaS, sarà il tuo fornitore di LMS a occuparsi del carico, del backup del server e di ogni altro aspetto relativo all’archiviazione di tutto il tuo contenuto didattico multimediale di un LMS di formazione. Questa è l’opzione migliore se non hai lo staff informatico sul posto per gestire il sistema e occuparsi delle questioni di supporto, personalizzazione e scalabilità. Anziché impiegare il tempo nella gestione del LMS, puoi concentrarti sulla creazione di contenuti formativi.

Alcune aziende evitano una piattaforma LMS basata su cloud perché preoccupate per la sicurezza dei dati. Pensano che se loro informazioni non vengono archiviate su un server remoto, potrebbero essere compromesse. Tuttavia, esistono diversi modi per tutelare i propri dati. Ad esempio, si potrebbe verificare se il fornitore di un applicativo LMS dispone di protocolli di crittografia efficaci e se effettuerà il backup delle informazioni.

Creazione di corsi (LCMS) o non creazione di corsi (LMS)

Per la precisione un LMS (learning management system), sistema per la gestione della formazione, è uno strumento che ti permette semplicemente di erogare dei contenuti pronti per l’uso. Un sistema che, oltre all’erogazione, dispone di funzionalità per la creazione di corsi viene chiamato LCMS, ossia sistema per la gestione di contenuti formativi.

Esiste un equilibrio delicato tra questi due sistemi. Un LCMS ha maggiori capacità per la creazione e gestione di contenuti e-learning, mentre un Learning Management System online si focalizza sulla gestione utente e offre una gamma più ampia di esperienze di apprendimento. Per esempio, ti permette di gestire modalità di formazione più tradizionali, come la programmazione di eventi faccia a faccia, in aula.

Se crei i tuoi corsi internamente, puoi scegliere tra due alternative: prendere un LCMS, oppure acquistare un LMS e separatamente uno strumento di authoring.

In ogni caso, dovrai affrontare due problemi:

1. Gli editor integrati, generalmente, hanno pesanti limitazioni alle funzionalità, quindi potrai creare solo corsi o test elementari.
2. Non tutti gli LMS e i programmi di authoring sono compatibili tra loro. Ci potrebbero essere delle difficoltà nel caricamento dei corsi di apprendimento nel sistema o nel tenere traccia dei progressi degli utenti nella formazione, per esempio per il mancato supporto dello standard Learning Tools Interoperability

Se vuoi evitare problemi di compatibilità e creare splendidi corsi interattivi, scegli sistemi informatici LMS con uno strumento di authoring in dotazione. Per esempio, iSpring Learn LMS si integra alla perfezione con iSpring Suite. Questa integrazione ti permette di creare corsi online dall’aspetto professionale, caricarli facilmente nella piattaforma e usufruire delle avanzate capacità di reportistica.

Quali sono i servizi LMS

Vediamo in modo ordinato quali sono i servizi che un software Learning Management System può offrire.

Gestione utente

Questa funzione ti permette di aggiungere e modificare gli utenti, assegnare loro dei ruoli e riunire gli studenti in gruppi e organizzazioni all’interno del sistema di gestione dell’apprendimento.

Gestione corsi

Questa funzione distribuisce i materiali didattici nel formato LMS migliore. L’erogazione non si limita al caricamento dei corsi, ma include la decisione su quale tipo di contenuto assegnare a ogni studente.

Monitoraggio dei progressi

Questa funzione verifica le prestazioni degli studenti. Puoi misurare i loro progressi in diversi intervalli di tempo oppure alla fine del corso LMS.

Creazione di contenuti

Alcune piattaforme di apprendimento hanno degli editor incorporati che permettono di creare semplici test e corsi per verificare e migliorare le competenze. Di norma però è meglio affidarsi a software di authoring dedicati per la creazione di corsi.

Classi gestite dal formatore (ILT)

Se offri una formazione mista, il tuo LMS dovrebbe supportare le iniziative formative basate sulla classe (ad es. gestire l’orario della classe, monitorare la partecipazione e le prestazioni, ecc.) per ottenere risultati migliori.

Mobile learning

La maggior parte delle piattaforme LMS lascia che gli studenti seguano i corsi in ogni momento, luogo e dispositivo. Alcune di loro hanno delle app native per dispositivi mobili con cui gli utenti possono visualizzare i corsi anche offline.

Apprendimento social (Social learning)

Se vuoi incoraggiare i tuoi studenti a condividere le proprie conoscenze, hai bisogno di un LMS con strumenti social. Come i social media, queste piattaforme ti consentono di pubblicare articoli, avviare discussioni sui post dei colleghi, mettere “Mi piace” e condividere contenuti.

Prodotti white-label e personalizzazione

Con questa funzione del tool LMS puoi creare una piattaforma di apprendimento unica e mantenere la coerenza del brand con la tua esperienza e-learning. Questo aiuta i dipendenti a sentirsi parte di un progetto formativo a loro dedicato e li invoglia a impegnarsi maggiormente.

Gamification

Usando elementi di gamification (punti, premi, classifiche, badge e molto altro) puoi aumentare il coinvolgimento degli studenti e stimolarli a studiare di più, grazie a un LMS di formazione. I migliori LMS includono sempre queste funzionalità.

Certificazione

Alcune piattaforme hanno l’opzione di rilasciare all’utente dei certificati dopo il completamento di un corso o di un test. Il che è particolarmente utile per le aziende che tengono regolarmente corsi con certificazioni professionali.

Integrazioni

Se vuoi sincronizzare i tuoi dati aziendali con uno strumento LMS hai bisogno di un sistema che supporti integrazioni di terze parti, come il CRM Salesforce, gli strumenti per videoconferenze e altri.

eCommerce

Un LMS con opzioni di e-commerce ti consente di vendere i corsi e monitorare le vendite senza dover integrare il back end di un sito e-commerce.

Notifiche

Le notifiche aiutano gli studenti a rimanere aggiornati su: scadenze del corso, compiti, risultati raggiunti, commenti, eventi in programma e molto altro. Un buon strumento di gestione delle notifiche automatizzato permette di semplificare l’organizzazione.

Strumento di collaborazione

Alcuni LMS forniscono strumenti di social learning, includendo la condivisione delle conoscenze tramite repository, social media e forum di discussione, oltre ai contenuti generati dagli utenti e al tutoraggio, perfetti per la formazione aziendale.

Libreria dei corsi

Ci sono delle piattaforme con una libreria incorporata che contiene corsi online di apprendimento pronti all’uso su diversi argomenti. I dipendenti possono così sempre accedere rapidamente alle informazioni di cui hanno bisogno.

Quali sono i compiti automatizzati da un LMS Software?

Ecco alcuni casi in cui usare un LMS è una buona idea:

1. Onboarding

Con una piattaforma LMS, puoi automatizzare l’inserimento dei nuovi assunti. Basta creare un programma formativo una volta e assegnarlo ai nuovi utenti. È perfetto per accogliere al meglio i nuovi dipendenti e farli sentire supportati con programmi di apprendimento dedicati.

2. Formazione sulla conformità (Compliance training)

Un LMS può tenere i dipendenti aggiornati sui requisiti di conformità. Con una piattaforma di apprendimento, è facile aggiornare il programma della formazione. Puoi aggiungere gli standard di conformità al tuo corso online in un paio di minuti.

3. Formazione per la conoscenza dei prodotti (Product training)

Con un LMS puoi formare gli addetti alle vendite e altri professionisti sui prodotti o servizi della tua azienda. Il sistema ti permette di erogare la formazione sui prodotti al momento del bisogno, esattamente dopo il rilascio di nuovi prodotti, e fornire aggiornamenti ai cataloghi esistenti.

4. Formazione alla vendita (Sales training)

Un LMS può aiutarti a formare gli addetti alle vendite di diversi uffici e luoghi geografici, spiegando tramite programmi di formazione dedicato in che modo sia possibile vendere in modo migliore. Puoi sviluppare le loro competenze di vendita e comunicazione con l’aiuto di simulazioni di dialogo e corsi SCORM, oltre a verificare che le loro conoscenze siano in linea con gli ultimi aggiornamenti tramite dei test online. Ci sono svariate soluzioni che si adattano alle specifiche necessità dei dipendenti.

5. Formazione partner di canale

Con LMS si possono formare migliaia di utenti partner in giro per il mondo usando lo stesso programma. Puoi comodamente occuparti della formazione dei tuoi partner di canale su come promuovere, vendere e supportare i tuoi prodotti nel modo migliore. Lavorando a distanza, gli utenti possono semplicemente accedere alla piattaforma per la gestione dell’apprendimento e completare attività e percorsi formativi.

6. Base di conoscenza

Tutti i contenuti di formazione sono archiviati in un unico luogo. Anche se i dipendenti non hanno seguito un corso, possono tranquillamente trovare le informazioni di cui hanno bisogno su richiesta. Questo servizio è particolarmente adatto alle aziende che hanno bisogno di offrire formazione e-learning agli addetti alle vendite su una gran varietà di prodotti.

Quali sono i vantaggi di un Learning Management Software

Ci sono diversi vantaggi piuttosto evidenti nell’uso di una piattaforma LMS sia per le aziende / organizzazioni sia per i beneficiari dei corsi:

Se qualcuno di questi vantaggi è in linea con i tuoi obiettivi formativi, un LMS è esattamente ciò che ti serve.

Come si organizza la formazione con un LMS di formazione?

Se volete gestire la formazione, avrete prima di tutto bisogno di un software autoriale per la creazione di soluzioni e-learning per la vostra attività. In altre parole, per gestire la formazione servono corsi di formazione, video e test con domande e risposta che devono essere creati con un software come iSpring Suite.

iSpring Suite è una tecnologia che si inserisce all’interno di PowerPoint e risulta così molto semplice da utilizzare per chiunque abbia una minima familiarità con i software di Microsoft. iSpring Suite – che potete trovare in versione di prova da 14 giorni qui – aggiunge in PowerPoint il supporto a una serie di funzioni molto utili per dare il via a progetti di formazione e-learning.

Potete realizzare corsi di diapositive, video MP4, file SCORM. Potete usare anche funzioni di intelligenza artificiale per scrivere e modificare testi. Non mancano poi modelli interattivi per e-learning, per creare sequenze di studio dinamiche. Ovviamente avete a disposizione anche una funzione per creare quiz e test e simulazioni di dialoghi interattive, con scenari multipli per permettere ai dipendenti di allearni nell’interazione con i clienti in un ambiente sicuro.

I contenuti così creati sono a disposizione per computer, smartphone e tablet. Con iSpring Cloud è anche possibile lavorare con il proprio team online, raccogliendo feedback e condividendo quando creato col software. Potete vedere le funzioni richiedendo una demo di iSpring Suite.

Dopo aver creato i contenuti di apprendimento, però, avete bisogno di un LMS per distribuirli. Prendiamo iSpring Learn LMS, come esempio per vedere come si organizza un training con un LMS.

iSpring Learn è un servizio cloud, il che significa che non devi scaricare, installare e configurare software. La sola cosa che ti serve è la connessione internet e un’email per registrare un account sulla piattaforma.

Passo 1: Caricare corsi

Per iniziare le attività di formazione, devi inserire le risorse nel sistema LMS. Aggiungere contenuti in iSpring Learn è come lavorare con i servizi di condivisione dei file, Google Drive o Dropbox. Accedi alla piattaforma, clicca su “Carica” e scegli i file dal PC.

Aggiungere risorse su iSpring Learn LMS

Un LMS è in grado di utilizzare presentazioni PPT, audio, video e documenti, così come i corsi SCORM creati con programmi di authoring come iSpring Suite.

Nel caso in cui tu abbia tanti corsi su un determinato argomento, è una buona idea includerli in un Learning Path (Percorso formativo) creando un flusso coerente anche per le materie più complesse. Puoi personalizzare l’ordine delle lezioni, i criteri di valutazione e rilasciare i certificati agli studenti, se necessario. In questo modo gli utenti hanno accesso a un percorso di formazione delle competenze chiaro e accessibile.

Passo 2. Aggiungere utenti al LMS

Una delle funzionalità più utili di un LMS è quella di poter attribuire diversi ruoli all’utente. In qualsiasi LMS ci sono 3 principali tipi di utenti:

• Utente o allievo. Ruolo di base. L’utente può completare i corsi di formazione assegnati e studiare i materiali disponibili.
• Autore. L’utente con i diritti di autore può gestire il contenuto formativo: aggiungere ed eliminare corsi, assegnare corsi di formazione agli utenti.
• Amministratore. Oltre a lavorare con il contenuto formativo, l’amministratore può aggiungere ed eliminare utenti, metterli in un gruppo e assegnare loro i ruoli, per una migliore gestione dell’apprendimento.

Nelle aziende piccole, una persona di solito ha due ruoli: autore e amministratore.

In un buon LMS, gli amministratori sono esonerati da lavori noiosi, come aggiungere manualmente gli utenti nel sistema, visto che la maggior parte dei processi è automatizzata. Per esempio, in iSpring Learn LMS, ci sono tre modi per farlo: invitare gli utenti via e-mail, condividere un collegamento per l’autoregistrazione oppure importare un elenco da un file CSV o XLSX.

Gestire gli utenti in iSpring Learn LMS

Proprio come nella formazione tradizionale, gli allievi possono essere divisi in gruppi. Per esempio, puoi separare gli utenti neofiti dai “professionisti” oppure organizzarli in base ai diversi reparti: vendite, sicurezza, produzione.

Passo 3. Distribuzione dei contenuti

Dopo aver predisposto il contenuto e assegnato i ruoli, sei pronto per presentare i tuoi corsi agli allievi. Decidi tu se vuoi dare accesso a tutti gli utenti oppure invitarne solo una parte tramite email. Ti piacerebbe mettere in vendita una parte dei tuoi corsi? Con un LMS è possibile fare anche questo.

E per quanto riguarda gli allievi? Qual è il modo più comune per accedere alle informazioni? Di sicuro, sono i dispositivi mobili. Gli LMS moderni, come iSpring Learn, offrono una fluida esperienza online. Con un’app gratuita gli allievi possono studiare ovunque, quando vogliono: a casa, in un bar durante pausa pranzo, in viaggio. Inoltre, non ci sono problemi se non hanno internet, ad esempio, sull’aereo. È possibile completare i corsi offline e la data di completamento verrà comunque salvata nel sistema LMS delle vostre organizzazioni.

Passo 4. Valutare i risultati

La possibilità di eseguire il tracciamento e la analisi dell’efficacia della formazione è uno dei motivi principali per cui le aziende e le organizzazioni implementano un LMS. Non importa quanti utenti ci siano – 5 o 5.000 – con un LMS puoi tracciare il loro progresso di apprendimento in tempo reale.

Le statistiche dettagliate ti consentono di vedere per quanto tempo gli allievi hanno utilizzato le risorse, le attività di formazione aziendale e quali risultati hanno conseguito. iSpring Learn ha tutte le funzionalità necessarie per valutare l’efficacia della formazione: scoprile richiedendo una demo e poi testa la piattaforma scaricando la versione di prova.

Statistiche del corso in iSpring Learn LMS

Conclusioni

Arrivati alla fine di questo articolo dedicato alla piattaforma LMS abbiamo una risposta alla domanda “cos’è un LMS” e quali sono i vantaggi di un LMS per la formazione aziendale, come sistema di gestione dei dipendenti in azienda e in qualsiasi altro contesto. Si tratta di un software perfetto per eseguire la erogazione della istruzione in modalità FAD.

La tecnologia di iSpring Learn – di cui potete trovare la versione di prova da 30 giorni qui – è continuamente supportata da aggiornamenti e propone una interfaccia utente chiara che vi aiuta a superare le sfide e-learning che dovete affrontare per guidare i vostri dipendenti – e quindi l’intera azienda – verso il successo. Ora che sapete come usare una piattaforma LMS, potete richiedere una demo dal vivo e iniziare subito il vostro percorso di evoluzione e innovazione aziendale.

FAQ

Cosa si intende per LMS?

Con il termine LMS si intende “Learning Management System” ovvero letteralmente un sistema di gestione della formazione aziendale o scolastica. I Learning Management System sono pensati per eseguire la erogazione di contenuti di formazione tramite un piattaforma e-learning che aiuta nella gestione di percorsi formativi così come degli utenti.

Quale delle seguenti attività è gestita dall’ambiente LMS?

Un ambiente LMS è pensato per gestire vari tipi di attività. Ad esempio, tra i vantaggi di un LMS vi è la possibilità di occuparsi dell’onboarding, della formazione sulle conformità, sulla conoscenza dei prodotti, alla vendita e dei partner.

Cosa si intende per LCMS (Learning Content Management System)?

Con LCMS si intende un LMS che inoltre permette di creare contenuti formativi in modo approfondito, non solo distribuirli. Al tempo stesso, tende ad avere meno funzioni in termini di gestione di un utente di lavoro.