Employee experience: significato, best practice e strumenti digitali

Il concetto di customer experience è familiare a molti, mentre quello di employee experience è rimasto per anni in secondo piano. Adesso non è più così: se un tempo il successo di un’azienda veniva associato esclusivamente al livello di soddisfazione dei clienti, oggi la gestione dell’esperienza dei dipendenti sul posto di lavoro ha assunto la stessa importanza.

Che si tratti di una grande, media o piccola azienda, per avere successo nel 2025 ogni impresa deve riservare ai propri dipendenti la stessa attenzione che riserva ai clienti. Per farlo, bisogna essere in grado di creare una cultura aziendale positiva, portare avanti processi di talent acquisition (acquisizione di talenti) e implementare una strategia di employee experience.

All’interno di questo articolo trovi tutto ciò che devi sapere sulla employee experience: significato, il ciclo di vita del dipendente, le strategie di fidelizzazione dei professionisti in ambito lavorativo e gli strumenti che i responsabili HR possono usare per migliorare l’employee experience e sviluppare un percorso in grado di portare al successo la propria azienda.

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Employee experience: cos’è

Iniziamo dalle basi della employee experience: cos’è e cosa significa questo termine che, come spesso accade nel campo delle risorse umane, deriva dall’inglese.

Se la customer experience è “l’esperienza del cliente”, la employee experience in traduzione è “l’esperienza del dipendente”. Fin qui tutto chiaro. A questi due concetti si affiancano quelli di “customer journey” e, ovviamente, “employee journey” che descrivono le fasi e le interazioni che avvengono tra cliente/dipendente e azienda. Nel caso delle HR queste fasi sono diverse, tra cui contatto, assunzione, inserimento, coinvolgimento dei dipendenti, sviluppo e uscita.

É fondamentale avere ben chiaro cos’è l’employee experience. Ora sai che in italiano si traduce come “esperienza del dipendente”, ma di per sé queste parole non hanno molto valore. Per comprendere nel profondo il loro significato, passiamo a un altro aspetto della employee experience: la definizione.

Per farlo, ci affidiamo alle parole di Jacob Morgan, autore di “The Employee Experience Advantage”. Nel suo testo, Morgan descrive l’employee experience come: una delle principali aree in cui un’azienda deve investire per poter crescere e rimanere rilevante all’interno del panorama nazionale e mondiale.

Gli elementi dell’employee experience

Se cerchi una spiegazione più pratica, l’employee experience è l’insieme di ciò che il dipendente osserva e percepisce durante l’esperienza di lavoro quotidiana in azienda. Ci sono una serie di fattori che determinano questa esperienza, come ad esempio:

• La qualità degli spazi di lavoro;
• La flessibilità sul posto di lavoro;
• Il controllo sui compiti lavorativi e sugli obiettivi da raggiungere;
• La qualità della interazione con colleghi, altri dipendenti e lavoratori;
• Il work-life balance (ovvero l’equilibrio tra vita lavorativa e privata);
• Gli strumenti digitali a disposizione del lavoratore che aiutano a semplificare le sue mansioni;
• Lo stipendio e i bonus ottenuti per il proprio lavoro.

Progettare una employee experience per le risorse umane significa ragionare con lungimiranza e implementare una strategia a lungo termine che promuova la soddisfazione di ogni singolo dipendente, l’implementazione di processi di business di eccellenza e il miglioramento della brand reputation agli occhi dei dipendenti.

Per farlo, bisogna considerare i fattori sopra indicati per soddisfare i desideri, le aspettative e i valori del dipendente, in modo da ottenere una risorsa in grado di contribuire efficacemente alla crescita dell’azienda durante tutto il ciclo di vita.

È anche importante non confondere l’employee experience con il employee engagement, in quanto quest’ultimo lavora sul livello di motivazione del dipendente a breve termine. L’employee experience, invece, è un percorso a lungo termine, volto a migliorare i processi, le esperienze dei dipendenti in azienda e, di conseguenza, le loro prestazioni.

Ecco cos’è l’employee experience: una serie di misure messe in atto dal datore di lavoro per ottimizzare l’esperienza del dipendente durante tutto il periodo di permanenza in azienda, dalla sua assunzione fino alla uscita.

L’importanza dell’esperienza dei dipendenti

Quanto è importante spingere le aziende a prendere un impegno di questo tipo? Stando ai dati di diversi studi, la risposta è: molto.

Nell’ambito di una vasta ricerca, l’agenzia Deloitte ha comunicato che l’84% delle aziende internazionali intervistate ha definito “importante” lavorare sull’employee experience per migliorare la produttività di ogni dipendente, lavoratore e persona in azienda.

L’employee experience vanta un ruolo importante anche per l’anticipazione e la prevenzione di varie problematiche che possono manifestarsi al centro dei processi di lavoro. Nel 2024, l’Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano ha condotto una ricerca i cui risultati hanno sottolineato come l’88% delle aziende fatichi a trovare dipendenti e solo il 9% del lavoratori italiani ritenga che la propria occupazione sia piacevole. Il 42% delle persone ha cambiato lavoro da poco o vuole farlo e il motivo principale è il desiderio di miglior “benessere fisico e mentale” (36%).

La gestione e l’ottimizzazione delle esperienze del lavoratore garantisce diversi vantaggi al datore di lavoro e all’employee experience manager:

• Il coinvolgimento dei talenti nelle organizzazioni permette di limitare le nuove ricerche di personale e assunzioni;
• Diminuzione dell’assenteismo;
• Miglioramento della produttività e delle prestazioni di ogni persona impiegata in azienda;
• Riduzione degli scontri interni tra dipendenti e miglioramento delle interazioni tra colleghi;
• Ottimizzazione della employee advocacy;
• Aumento dell’employee engagement.

Gestione dell’esperienza dei dipendenti: le fasi

Molti esperti dividono la employee experience in fattori o fasi, cioè le aree di business in cui si manifesta la strategia di coinvolgimento dei dipendenti. Queste fasi corrispondono anche a quelle del famoso employee journey a cui abbiamo già accennato prima.

Employer branding

Il potere del brand di un’organizzazione si manifesta ancora prima che il dipendente entri a far parte di un ambiente di lavoro.

Le aziende in grado di costruire marchi forti per attrarre clienti possono anche sfruttare il proprio brand per acquisire talenti preparati e desiderosi di lavorare per questa realtà. Questo primo contatto della persona con l’azienda è importante, ma è solo l’inizio del percorso verso una employee experience positiva.

Selezione e assunzione

Dagli annunci di lavoro sui social media ai colloqui con i membri del team, questa fase include tutti i passaggi che portano all’assunzione di un nuovo dipendente.

In questa fase di ricerca del nostro employee journey, per attirare talenti, l’azienda deve presentarsi come un posto di lavoro eccellente, invidiabile e appagante. Inoltre, l’intero processo di selezione per il ruolo deve svolgersi in maniera ineccepibile, senza lasciare il potenziale lavoratore in sospeso.

Onboarding

In questa fase è importante avvalersi di strumenti specifici e digitali per ottimizzare il processo di inserimento del dipendente in azienda: presentare il nuovo ambiente di lavoro, favorire una interazione sana con i nuovi colleghi e dargli modo di capire i sistemi, gli strumenti, i processi, le aspettative e le mansioni che deve ricoprire.

Per le aziende, un onboarding fatto a regola d’arte è un’arma potente per motivare i lavoratori neoassunti e metterli al centro di un piano di crescita.

Sviluppo delle competenze

Lo sviluppo professionale di ciascun dipendente dovrebbe essere un processo di base in ogni azienda in quanto permette di sviluppare talenti dediti al proprio lavoro e all’organizzazione in cui lo svolgono.

Ogni persona ha i propri punti di forza e le proprie debolezze; quindi, è importante sviluppare piani di crescita personalizzati che comprendono corsi di formazione, esperienze di team building, materiali di aggiornamento, ecc.

Fidelizzazione

In questa fase, il dipendente si integra completamente nell’organizzazione e ne diventa una parte a tutti gli effetti, iniziando a contribuire al successo dell’azienda.

La fidelizzazione e il coinvolgimento dei dipendenti iniziano sempre dalla raccolta di opinioni e feedback attraverso sondaggi per capire cosa pensano del proprio lavoro, cosa è più importante per loro e come muoversi di conseguenza.

Uscita

Prima o poi, ogni dipendente è destinato a lasciare l’azienda, che si tratti di andare in pensione, trasferirsi o cambiare vita. Scoprire la ragione al centro di questo cambiamento è importante per la compagnia e può essere fatto ancora una volta attraverso domande, sondaggi e richieste di feedback.

Advocacy

Quest’ultima fase dell’employee journey prevede che il dipendente si trasformi in un testimone prezioso per l’organizzazione e che ne parli bene alle altre persone, di persona o sui social.

Questo tipo di pubblicità da parte di un dipendente che ha lavorato in azienda ha un valore inestimabile per aumentare la forza del brand e invogliare nuovi talenti a inviare il proprio CV.

Employee experience: fattori e HCM

Abbiamo parlato molto di employee experience HR, ma non di HCM employee experience. Questa sigla sta per Human Capital Management, ovvero “gestione del capitale umano”. Cosa significa?

Possiamo definire l’HCM come l’insieme di pratiche che una organizzazione mette in atto per assumere, gestire, sviluppare e ottimizzare le capacità e le competenze dei dipendenti per migliorare il loro valore dal punto di vista della compagnia.

L’Human Capital Management è una grossa parte dell’employee experience ed è un modo per assicurarsi che l’investimento e le varie employee experience strategie diano i propri frutti. I responsabili delle risorse umane devono occuparsi di:

• Pianificazione dei compiti della forza lavoro;
• Analisi delle compensazioni;
• Gestione delle assunzioni;
• Formazione;
• Tracciamento dei tempi di completamento del lavoro e della disponibilità dei dipendenti;
• Analisi delle prestazioni;
• Creazione di report e tabelle di dati;
• Gestione della conformità alle leggi e normative;
• Licenziamenti e piani pensionistici.

Molti di questi fattori non sono direttamente sotto gli occhi dei dipendenti, ma sono una parte fondamentale della gestione dell’azienda. Tutte queste componenti dell’HCM possono essere gestite tramite vari software dedicati.

Come progettare una employee experience

Abbiamo appurato che l’employee experience è una parte fondamentale della gestione dell’azienda e può portare vari benefici.

Chi desidera approcciare una smart employee experience, può farlo internamente, oppure affidarsi ad aziende esterne.

Spesso, è meglio portare avanti questi compiti internamente, come parte della propria cultura aziendale e del proprio ambiente di lavoro. Per farlo, è possibile realizzare un percorso bottom up, in modo da realizzare un’employee experience in HR che utilizzi gli specifici feedback dei lavoratori per creare una strategia ad ampio respiro che il datore di lavoro userà come guida per la gestione dell’intera esperienza dei dipendenti.

Per dare vita a un percorso interno dedicato a tutti i dipendenti impiegati nella organizzazione e nel business, sono necessari prodotti e strumenti digitali adeguati. Vediamo quali sono.

iSpring Suite per creare i materiali necessari

La gestione dell’employee experience è un processo che si svolge prevalentemente in azienda e deve essere portato avanti dai professionisti a cui è stata affidata.

Come abbiamo visto nel capitolo precedente, per promuovere la crescita e aumentare il livello di coinvolgimento di ogni singolo lavoratore, i datori di lavoro e le organizzazioni devono proporre e fornire corsi di formazione per aiutare i dipendenti a rimanere aggiornati, e questionari e sondaggi indispensabili per raccogliere feedback.

Per realizzare questi contenuti è bene utilizzare un authoring tool come iSpring Suite: un software che si integra direttamente su PowerPoint, con un’interfaccia semplice e comprensibile per chiunque utilizzi Windows.

Questo strumento aggiunge moltissime opzioni per realizzare presentazioni che, in un secondo momento, possono essere trasformate in corsi completi, compatibili con piattaforme LMS per la distribuzione e la realizzazione di strategie volte a ottimizzare la cultura aziendale delle organizzazioni.

Con iSpring Suite puoi registrare video e screencast, accedere a un vasto catalogo di immagini e temi pronti all’uso, aggiungere una voce fuori campo per dare vita a una esperienza di apprendimento immersiva e creare simulazioni di dialogo, quiz e test con 14 diverse tipologie di domande.

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Con iSpring Suite puoi creare contenuti e materiali formativi per sviluppare le competenze dei tuoi dipendenti, indipendentemente dal livello di esperienza e dal ruolo del lavoratore. Inoltre, puoi organizzare sondaggi e raccolte di feedback essenziali per capire in quale direzione muoversi per aumentare i livelli di soddisfazione in azienda.

iSpring Learn per gestire i dipendenti e la loro formazione

Una volta creati i materiali e i contenuti di base, serve uno spazio in cui distribuirli in modo semplice e veloce. iSpring Learn è un sistema di gestione della formazione e dei piani di employee engagement che permette di creare velocemente profili dei dipendenti, dei responsabili, dei manager e dei dirigenti (con diversi gradi di accesso in base al ruolo).

Come dimostra la prova gratuita da 30 giorni e la demo live con un nostro specialista, usare iSpring Learn è molto semplice: la piattaforma automatizza la maggior parte dei compiti di assegnazione, invio di notifiche, calcolo dei risultati dei test e creazione di classifiche.

I report di dati tengono traccia dei progressi dei dipendenti e dei risultati della formazione, creando statistiche e grafici utili per calcolare il ROI dell’employee experience.

iSpring Learn è lo spazio perfetto anche per permettere ai dipendenti di comunicare, lasciare feedback sui corsi, chattare direttamente con i formatori o tra di loro, in modo da coinvolgerli durante l’apprendimento. La piattaforma permette anche di assegnare punteggi, badge e certificati per invogliare i colleghi a una sana competizione.

Conclusioni

Come abbiamo visto in questo articolo, migliorare l’employee experience è fondamentale per aumentare la produttività in azienda e creare un brand forte, capace di attirare nuovi talenti.

Le organizzazioni devono conoscere e sapere utilizzare gli strumenti giusti per creare e distribuire i propri corsi. Oggi, è possibile approfittare di una prova gratuita da 14 giorni di iSpring Suite e di una prova gratuita da 30 giorni di iSpring Learn e sfruttare queste due risorse per iniziare a sviluppare la propria strategia.

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FAQ

Come aumentare l’engagement dei dipendenti?

Per aumentare l’engagement dei dipendenti è necessario fare domande e proporre sondaggi per capire quali siano gli aspetti più importanti per loro. Una volta ottenute queste informazioni, è possibile sviluppare una serie di iniziative volte a migliorare il loro livello di coinvolgimento in azienda: corsi di formazione, attività di team-building, aumenti di stipendio, ecc.