Employee experience HR: cosa sapere e quali strumenti utilizzare

Se una azienda vuole raggiungere il successo, è fondamentale che approcci la propria crescita con un occhio di riguardo rivolto alla employee experience. Si tratta di un fattore cruciale per determinare il benessere dei dipendenti e influenzare le potenzialità della compagnia.

In questo articolo analizzeremo esattamente cosa sia l’employee experience HR, quali sono i passaggi di un employee journey e quali sono i giusti strumenti per migliorare l’employee experience e realizzare un percorso e una strategia verso il successo dell’azienda.

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Employee Experience: cos’è

Prima di approfondire, però, è fondamentale avere ben chiaro cos’è l’employee experience. La traduzione di employee experience è semplice: in italiano significa l’esperienza del dipendente. Ovviamente queste parole hanno poco valore di per sé ed è più rilevante comprendere nel profondo quale sia il significato di employee experience.

Un buon modo per comprendere il concetto dell’employee experience è guardare alle parole di Jacob Morgan. Parliamo dell’autore di “The Employee Experience Advantage”, all’interno del quale usa una specifica definizione per l’employee experience: la descrive come una delle principali aree verso le quali un’azienda deve investire per poter crescere e rimanere rilevante all’interno del panorama nazionale e mondiale.

Per chi cerca una spiegazione più pratica, l’employee experience è l’insieme di ciò che il dipendente dell’azienda osserva e percepisce durante l’esperienza di lavoro quotidiana. Ci sono una serie di fattori che determinano questa esperienza, come ad esempio:

• La qualità degli spazi di lavoro;
• La flessibilità nell’uso del tempo a lavoro;
• Il controllo sui compiti lavorativi e sugli obiettivi da raggiungere;
• La qualità della interazione ed esperienze tra lavoratori;
• Il work life balance (ovvero l’equilibrio tra vita lavorativa e privata);
• Gli strumenti digitali a disposizione che aiutano a semplificare il lavoro del lavoratore;
• I guadagni e i bonus ottenuti a lavoro.

Lavorare sull’employee experience con le Human Resources significa ragionare su una strategia a lungo termine che funzioni al meglio e ad ampio raggio, che miri a ridefinire i fattori sopra indicati mettendo al centro il dipendente in qualità di persona di cui si devono soddisfare i desideri, le aspettative e i valori, così da ottenere una risorsa in grado di contribuire efficacemente alla crescita dell’azienda e del employer branding.

È anche importante non confondere l’employee experience con la employee engagement, in quanto quest’ultima lavora sul livello di motivazione del dipendente a breve termine. L’employee experience invece è un cambio culturale che deve scuotere la vostra azienda e prepararla per il successo futuro a lungo termine. Ovviamente, nel mentre si lavora sull’employee experience, si otterranno risultati anche in termini di employee engagement.

Quanto è però realmente utile spingere le aziende a prendere un impegno di questo tipo? Molto, come dimostrano i dati di Deloitte, che spiega come l’84% delle aziende al mondo al centro di un’ampia ricerca abbia definito “importante” lavorare sull’employee experience per migliorare la produttività delle persone in vari tipi di ambiente di lavoro.

L’employee experience è anche una strategia preventiva per anticipare problematiche di varia natura. L’Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano, tramite una ricerca del 2024, sottolinea come l’88% delle aziende fatichi a trovare dipendenti e solo il 9% del lavoratori italiani ritenga che la propria occupazione sia piacevole. Il 42% delle persone ha cambiato lavoro da poco o vuole farlo e il motivo principale è il desiderio di miglior “benessere fisico e mentale” (36%).

L’employee experience garantisce vari vantaggi al lavoratore e di conseguenza all’azienda:

• Non si deve cercare nuovi lavoratori regolarmente, in quanto si riesce a trattenere i talenti;
• Diminuisce l’assenteismo;
• Migliora la produttività e le performance;
• Riduce scontri interni tra dipendenti e invoglia alla cooperazione;
• Ottimizza la employee advocacy;
• Aumenta l’employee engagement;
• Ha impatto su vari lati del employer branding.

Cosa include un employee journey

Ora che abbiamo iniziato a comprendere il concetto di employee experience riusciamo a vedere questo procedimento per ciò che è nel profondo: un percorso diviso in fasi o, volendo, un viaggio del dipendente. In inglese il tutto viene reso con il concetto di employee journey o employee experience journey, che non è troppo lontano da quello di customer journey.

Per visualizzare l’employee experience è meglio immaginarla appunto come un viaggio che i dipendenti compiono in relazione all’azienda. Questo employee journey si compone di tre momenti principali: la fase pre-assunzione, la fase dell’impiego e la fase post-impiego. Vediamone i dettagli delle fasi.

La fase di pre-assunzione

In questo momento il dipendente non è ancora entrato nel nuovo ambiente di lavoro e magari coloro che diventeranno i vostri dipendenti nemmeno vi conoscono ancora.

In questa fase di base ciò che state cercando di fare è trovare i candidati e quindi dovrete procedere ad analizzare le necessità delle aziende per comprendere quali talenti sono necessari e che tipo di competenze devono possedere.

Successivamente vi è la vera e propria fase di recruiting, in cui si va alla ricerca dei potenziali dipendenti. Una volta ottenuti certi candidati, si esegue una valutazione e si compie una decisione finale.

Il potenziale dipendente in questa fase sta iniziando l’employee experience scoprendo i valori delle aziende, ciò che offrono e iniziando a creare un rapporto con i reclutatori e i manager con i quali interagisce.

La fase dell’impiego

Quando il dipendente è entrato nel nuovo ambiente di lavoro, le risorse umane si occupano di introdurre la persona ai colleghi aiutando a socializzare, ma anche a comprendere come utilizzare le risorse aziendali, sviluppano un rapporto positivo tra dipendente e azienda, propongono percorsi di formazione (in base anche allo skill gap) così da mantenere il dipendente aggiornato e aiutarlo a sentirsi soddisfatto delle proprie prestazioni e della propria produttività durante i processi lavorativi.

In questa fase il datore di lavoro deve mostrarsi recettivo ai feedback, aiutare i dipendenti a visualizzare potenziali percorsi di crescita professionale e impegnarsi per fare in modo che i migliori talenti desiderino rimanere a lavoro a lungo termine e non decidano di andarsene, con tutte le problematiche e i costi associati. In questa parte delle tre fasi si lavora anche in termini di employee engagement.

La fase post-impiego

Si potrebbe pensare che una volta che un dipendente lascia l’azienda, non vi sia più nulla da fare. Non è proprio così, perché i dipendenti che hanno fatto parte della compagnia – soprattutto i talenti migliori – lasciano qualcosa di sé sul posto di lavoro. La loro esperienza è importante e l’azienda deve chiedere un feedback per comprendere cosa ha reso l’employee experience positiva.

Inoltre, cercare di chiudere i rapporti lavorativi con un dipendente in modo positivo è fondamentale per trasformare quella persona di talento in una testimonianza del valore delle aziende (brand reputation) e rendere più semplice trovare nuovi talenti, magari chiedendo un contatto al lavoratore che se ne è andato.

Esempi di employee experience human resources

In questo momento abbiamo una visione dell’employee experience nei vari momenti del viaggio lavorativo di un dipendente, ma non siamo ancora scesi nel dettaglio di cosa le risorse umane possano effettivamente fare per nel concreto. Vediamo quindi qualche esempio.

L’HR dovrebbe immaginare la employee experience nello stesso modo in cui si pensa alla customer experience, ovvero all’esperienza dei clienti. In un certo senso, i dipendenti sono un altro tipo di cliente dell’azienda.

Le risorse umane devono lavorare in team con tutti i reparti dell’azienda, ragionando sulle tecnologie che possono offrire, analizzando le disponibilità di remunerazione tra stipendi e bonus che invogliano all’impegno, ma anche gestendo gli spazi di lavoro in modo efficiente e studiano luoghi di lavoro visivamente piacevoli.

Ancora più precisamente, chi si occupa delle gestione delle risorse umane deve:

• Nella fase di recruiting, presentare l’azienda come un luogo affascinante, pieno di risorse e possibilità sia professionali che personali.
• Durante la fase di onboarding, analizzare le necessità della singola persona, presentando la cultura aziendale, proponendo possibilità di socializzazione tra i dipendenti, associare la nuova persona a uno o più colleghi che facciano da tutor interno e guida.
• Nel percorso di vita lavorativa, si devono definire processi di crescita personale, con obiettivi da raggiungere in cambio di nuove responsabilità, compiti e remunerazioni: è fondamentale comunicare con il dipendente durante tutta la fase e coltivare le sue capacità con la formazione.

Se volete delle azioni pratiche da eseguire, degli esempi di employee experience sono:

• Spingere alla comunicazione tra colleghi, elogiare i confronti, condividere i successi del singolo come un motivo d’orgoglio dell’intero team e business.
• Creare sondaggi e questionari a intervalli regolari, anche anonimi, tramite i quali i dipendenti possono dire la propria e sentirsi ascoltati, magari sfogando piccoli fastidi prima che si ingigantiscano.
• Promuovere una cultura aziendale che dia spazio a inclusione e diversità, dimostrando che tutti sono ben accetti e che è possibile mostrarsi per chi si è davvero senza timore: conta solo il talento del lavoratore e la sua produttività.
• Analizzare nel dettaglio il lavoro quotidiano di ogni dipendente per capire quali azioni noiose e inutilmente dispendiose in termini di tempo possono essere automatizzate con soluzioni, in un processo bottom up, che migliorino la produttività.
• Definire un organigramma aziendale che aiuta a visualizzare un percorso di crescita professionale il quale a sua volta permette di trattenere i talenti nella organizzazione.

I fattori di una HCM Employee Experience

Quando si parla dell’employee experience potrebbe capitare di approcciare anche il concetto di Human Capital Management (HCM, in breve) ovvero di gestione del capitale umano. Cosa significa?

Possiamo definire l’HCM come l’insieme di pratiche che una organizzazione utilizza per assumere, gestire, sviluppare e ottimizzare le capacità dei dipendenti per migliorare il loro valore dal punto di vista della compagnia.

L’Human Capital Management è una grossa parte dell’employee experience dal punto di vista dell’azienda e il modo per assicurarsi che l’investimento dia i propri frutti. Le risorse umane devono tenere traccia di vari fattori dell’employee experience:

• Pianificazione dei compiti della forza lavoro;
• Analisi delle compensazioni;
• Gestione delle assunzioni;
• Formazione;
• Tracciamento dei tempi di completamento del lavoro e della disponibilità dei dipendenti;
• Analisi delle prestazioni;
• Creazione di report e tabelle di dati utili alla creazione di strategie future;
• Gestione della conformità alle leggi e normative;
• Licenziamenti e piani pensionistici.

Molti di questi fattori non sono direttamente sotto gli occhi dei dipendenti, ma sono una parte fondamentale della gestione dell’azienda e per migliorare l’employee experience. Tutte queste componenti di una HCM employee experience possono essere gestite tramite vari software dedicati.

Come progettare una employee experience

L’employee experience è quindi una parte fondamentale della gestione dell’azienda e può portare vari benefici, seguendo un percorso preciso che migliori le performance delle persone.

Se volete approcciare una smart employee experience, potete chiedere il supporto a pagamento di un’employee experience firm che offre i propri employee experience services con un’employee experience tech dedicata. Alle volte però questa soluzione non è la migliore perché il punto di vista esterno mal si adatta alle specifiche necessità del singolo ambiente di lavoro e alla sua cultura aziendale.

È spesso meglio e più saggio dare priorità alla realizzazione di un percorso bottom up, ovvero fare in modo di realizzare un’employee experience in HR che utilizzi gli specifici feedback dei lavoratori per creare una strategia ad ampio respiro che il datore di lavoro userà come guida per la creazione dell’intera esperienza dei dipendenti.

Se quindi preferite avere un punto di vista interno con le persone della vostra organizzazione, per progettare una employee experience per tutti i dipendenti del business sono necessari dei prodotti e strumenti digitali adeguati. Vediamo quali sono.

iSpring Suite, per creare i materiali necessari

La fase più grande dell’employee experience delle persone delle vostre organizzazioni è quella del lavoro quotidiano in azienda. In questo momento il lavoratore deve trovarsi in un contesto positivo nel quale le possibilità di crescita e il supporto da parte dei datori di lavoro sono ben visibili. In altre parole è necessario fornire corsi di formazione per rimanere aggiornati e questionari tramite i quali condividere il proprio feedback.

Per realizzare questi contenuti si può utilizzare uno strumento autoriale come iSpring Suite, un software che si integra direttamente con PowerPoint. La sua interfaccia è semplice e subito comprensibile per chiunque utilizzi Windows.

Aggiunge moltissime opzioni per realizzare presentazioni che poi possono essere trasformate in corsi completi in vari formati, compatibili con piattaforme LMS per un completo employee experience management, con varie strategie e soluzioni per ottimizzare la cultura aziendale delle vostre organizzazioni.

Come puoi verificare tu stesso con la prova gratuita da 14 giorni, iSpring Suite consente di registrare video e screencast con editing, accedere a un vasto catalogo di immagini per diapositive a tema, aggiungere una voce fuori campo e creare simulazioni di dialogo, quiz e test con 14 diverse tipologie di domande. Inoltre, puoi creare diapositive interattive per simulare compiti pratici. Prenota una demo senza impegno per scoprire tutte le funzionalità e potenzialità del tool per il tuo team.

I risultati ottenuti da questi contenuti saranno la guida nella formazione di strategie per il miglioramento della esperienza lavorativa delle persone a lavoro, così come nel comprendere qual è l’esatta cultura interna di cui fa esperienza il lavoratore in ogni sito lavorativo.

iSpring Learn, per gestire i dipendenti e la loro formazione

Una volta che avete i contenuti di base, vi serve uno spazio tramite il quale distribuirli in modo semplice e veloce. In questo caso avete bisogno di iSpring Learn, un sistema per la gestione della formazione e della employee engagement che permette di creare velocemente profili dei dipendenti, dei responsabili, dei manager e dei dirigenti (con diversi gradi di accesso).

Come dimostra la prova gratuita da 30 giorni e la demo live con un nostro specialista, usare iSpring Learn è di base molto semplice e porta vari vantaggi. La piattaforma automatizza vari compiti di assegnazione, invio di notifiche, calcolo dei risultati dei test e creazione di classifiche.

I report di dati tengono traccia del progresso dei dipendenti e dei risultati della formazione, creando utili statistiche per l’employee experience. In questo modo potete anche tracciare il ROI dell’employee experience.

iSpring Learn è lo spazio perfetto anche per permettere ai dipendenti di comunicare, lasciare feedback sui corsi, chattare direttamente con i formatori. Permette anche di assegnare punteggi, badge, certificati e non solo, il tutto per invogliare i colleghi a una sana competizione che spinge a ottenere risultati migliori e quindi migliorare le performance di tutti, ottimizzando l’employee engagement.

Pensieri finali

Come visto in questo articolo, migliorare l’employee experience è fondamentale per migliorare la produttività in azienda. Le organizzazioni devono quindi iniziare a utilizzare i giusti strumenti per creare risorse, ad esempio con iSpring Suite ora in prova gratuita da 14 giorni, e per distribuire tali materiali, con iSpring Learn e la sua prova gratuita da 30 giorni, è ideale per distribuirli. Richiedi una demo introduttiva di iSpring Suite e iSpring Learn per scoprire i vantaggi per il tuo team e vedrai che una migliore employee experience sarà vantaggiosa per clienti e collaboratori.