Forever Direct: “Сon iSpring abbiamo ridotto gli incidenti del 50%”

Forever Direct è il centro regionale di distribuzione di Forever Living Products, una società americana di multi-level marketing che produce e commercializza prodotti di salute, benessere e bellezza a base di aloe vera. Forever Living Products è il maggior coltivatore, produttore e distributore di prodotti a base di aloe vera nel mondo.

Forever Direct: contesto e obiettivi

Menno van Dijck, QHSE Manager presso Forever Direct

In qualità di centro di distribuzione di Forever Living Products, siamo responsabili per la distribuzione dei prodotti a base di aloe vera in più di 90 paesi in Europa, Medio Oriente e Africa. Gestiamo gli ordini e il processo di distribuzione dal nostro magazzino di Oud Gastel, Olanda. Ordiniamo i beni e i prodotti da Forever Living Products negli Stati Uniti e poi li spediamo ai nostri clienti. Le consegne nei diversi paesi hanno luogo tramite trasporto di carico alla rinfusa e tramite spedizione diretta ai nostri clienti.

In qualità di QHSE Manager presso Forever Direct, il mio compito è quello di promuovere la sicurezza e la salute di tutti i dipendenti della nostra struttura. Uso iSpring come uno strumento per dare istruzioni e formare il personale sulla sicurezza. Attualmente abbiamo formato 350 dipendenti di FD e i fornitori esterni che entrano nella nostra struttura.

Prima di iSpring Suite il nostro processo di formazione sulla sicurezza era meno efficiente ed efficace. Usavamo istruzioni cartacee che spesso erano prive di coerenza e accuratezza (ad esempio, le istruzioni non avevano immagini ed elementi interattivi).

Vuoi iniziare a creare i corsi online con iSpring Suite? Impara a usare il software con una demo senza impegno e poi scarica una prova gratuita di 14 giorni.

La scelta di iSpring come soluzione per
la creazione di corsi di formazione

Grazie alla mia esperienza sul campo, ho capito che i programmi di formazione su conformità e inserimento potevano essere più efficienti ed efficaci se erogati tramite uno strumento di eLearning. Il passo successivo per noi è stato quello di mettere a confronto diverse soluzioni su Capterra. Ho esplorato i siti web di molti fornitori di software e ho creato una lista dei tre possibili candidati. Tramite le licenze di prova, ho testato diversi strumenti analizzandone sfide e benefici. In base al confronto iniziale, alle licenze di prova e alla mia esperienza con gli strumenti, iSpring si è dimostrata la scelta migliore per diversi motivi.

Interfaccia facile da usare

Un criterio importante per la scelta di uno strumento di eLearning era la presenza di un’interfaccia pratica che creasse contenuti facili da usare e la capacità di adattamento a molteplici scopi. iSpring Suite si basa su PowerPoint, un programma con cui la maggior parte delle persone ha familiarità.

L’interfaccia di iSpring Suite è facile da usare perché si basa su PowerPoint.

La prima volta che ho usato iSpring è stato facile navigare lo strumento, comprenderne il funzionamento e prendere confidenza con la forma e la sostanza dell’interfaccia. La disponibilità di webinar, linee guida e tutorial sul sito web di iSpring si è dimostrata molto utile.

Quiz e certificati

Un altro criterio adottato è stata la capacità di verificare la comprensione delle informazioni fornite da parte dei dipendenti che partecipavano al corso. iSpring ti dà la possibilità di aggiungere quiz e certificati per verificare la conservazione delle informazioni apprese. Con iSpring Suite viene generato automaticamente un certificato dopo che il test è stato completato con successo. E’ possibile scoprire tutte le funzionalità di iSpring Suite prenodando una demo senza impegno e poi provarle scaricando la prova gratuita.

Aggiungere quiz con iSpring

Sicurezza

La sicurezza è un criterio essenziale. iSpring Learn LMS dispone di tutti i requisiti necessari sulla sicurezza dei dati e garantisce il fatto che le informazioni personali siano conservate al sicuro sui server di proprietà.

Buon rapporto qualità/prezzo

Per finire, iSpring mette a disposizione funzionalità avanzate a un prezzo ragionevole e permette di crescere. Ad esempio, questo strumento offre delle funzionalità per la creazione di valutazioni interattive che potremmo adottare in futuro.

Formare i dipendenti con un approccio misto

A Forever Direct usiamo sia strumenti di formazione online sia offline. Lo strumento di eLearning fornisce tutte le informazioni di base ai nostri dipendenti. Insieme a questo strumento, teniamo anche delle sessioni individuali per i dipendenti a scopo formativo e di orientamento.

Inserimento di neoassunti

Con iSpring abbiamo creato una presentazione standard per i nuovi dipendenti come parte del programma di inserimento in azienda. Quando un nuovo dipendente entra a far parte del nostro team, riceve una presentazione su scopo dell’azienda, obiettivi, regole generali e linee guida sociali e sulla sicurezza. A seconda della posizione che assumerà, un neoassunto potrebbe ricevere una serie di istruzioni specifiche.

Programma di inserimento per nuovi assunti

Per esempio, quando un nuovo dipendente entra a far parte del team Forever, per prima cosa, riceve una presentazione generale comprensiva di test per verificare che abbia compreso le informazioni ricevute.

Il portale di Forever Direct Academy su iSpring Learn

Poi, il nuovo assunto viene presentato all’azienda e al nuovo team. Contemporaneamente, forniamo un flusso continuo di informazioni tramite iSpring.

Per esempio, un nuovo operatore di magazzino potrebbe vedersi assegnato un corso teorico su come far funzionare un transpallet elettrico (EPT). Dopo aver completato il test, l’operatore riceve istruzioni pratiche sul transpallet da parte di un collega esperto.

Corso teorico su come attivare un transpallet elettrico (EPT)

Conformità aziendale sul traffico nel magazzino

Lo strumento di eLearning è anche usato per formare gli attuali dipendenti nell’ambito della conformità aziendale, per esempio. Le regole per il traffico nel magazzino richiedono un corso di formazione chiaro e accessibile che permetta agli operatori di magazzino di adattarsi e rispettare la normativa. Per dare vita alla formazione ho selezionato degli hotspot e delle situazioni rischiose nel nostro magazzino; ho realizzato brevi video facendo vedere cosa fare e cosa evitare; ho inserito i video in un corso eLearning sulla piattaforma iSpring Learn.

Gestione del traffico sulla piattaforma iSpring Learn

Non abbiamo assunto degli attori per ricreare le situazioni pericolose. Al contrario, abbiamo coinvolto i nostri dipendenti. Data la partecipazione attiva alla realizzazione dei video, i corsisti erano più consapevoli e in grado di anticipare il contenuto dei video illustrativi. I colleghi erano curiosi di vedere i propri pari recitare nei video.

Pianificare la portata e l’avvio della formazione con iSpring

Al momento, disponiamo solo di una licenza per lo strumento di authoring iSpring Suite. Quindi, per ora, sono io a sviluppare tutti i contenuti. Il mio ambito di esperienza e le mie responsabilità riguardano la formazione sulla sicurezza. In accordo con la direzione, ho ideato un programma dei corsi di formazione necessari. Finora, ho creato tre serie di istruzioni e ne ho pianificate altre sei. 

Uno screenshot da uno dei corsi sulla conformità creati con iSpring

Inoltre, aiuto altri colleghi, che sono responsabili dei contenuti formativi e che noi chiamiamo “detentori di conoscenza”, a creare corsi online per i propri dipartimenti. Basandomi sulla mia esperienza nella creazione di contenuti, ho ideato un processo di creazione che ci permette di sviluppare i contenuti in modo facile e veloce.

Inizio con la mappatura delle informazioni che devono essere incluse nel corso:

— Qual è lo scopo del corso?

— A quali beneficiari si rivolge? Quali conoscenze hanno in materia?

— Quali conoscenze dovrebbero acquisire al termine del corso?

In base a queste risposte, faccio una lista degli argomenti che dobbiamo trattare. Inizio con la raccolta di informazioni dettagliate, la ricerca di contenuti grafici, video ecc. prima di mettere insieme il materiale con iSpring Suite.

Con la libreria di contenuti integrata di iSpring, ho sviluppato un template di corso in linea con il brand dell’azienda, per garantire coerenza. Il template aiuta a creare i corsi più rapidamente. Incoraggio anche i detentori della conoscenza a usarlo come base per realizzare i propri contenuti. Dato che il template si basa su PowerPoint gli autori possono aggiungere il contenuto facilmente, grazie al supporto della struttura disponibile.

Un template per il corso pronto per l’uso aiuta a creare contenuti più rapidamente.

Successivamente, rivedo i materiali, rispondo a ulteriori domande, chiedo un feedback e finalizzo il contenuto creando le domande per un quiz che ha lo scopo di misurare l’efficacia del corso. Quando è pronta la versione finale, eseguo un test su un piccolo gruppo di dipendenti, che è rappresentativo del nostro pubblico target, e lavoro sui feedback ricevuti. Infine, carichiamo la versione finale del corso su iSpring e invitiamo il nostro pubblico target a partecipare al corso.

Lo sviluppo di un corso può richiedere fino a nove mesi. Raccogliere tutte le informazioni necessarie non è sufficiente. Il processo richiede il coinvolgimento di diverse persone per fare il brainstorming, rivedere il contenuto e assicurarsi che le informazioni siano accurate al 100%.

Dopo aver raccolto tutte le informazioni, non occorre molto tempo per realizzare una presentazione. Per esempio, la prima volta che ho usato iSpring Suite ho impiegato circa 16 ore per creare un corso introduttivo di 30 slide. 

Tracciare l’efficacia della formazione con iSpring

Da quando usiamo iSpring il numero di incidenti nel nostro magazzino è diminuito del 50%. Non possiamo attribuire questo decremento significativo solo all’eLearning. È il risultato di molteplici azioni che includono l’eLearning, gli incontri individuali, le istruzioni, l’orientamento ecc. Sono convinto che una buona formazione sia un fattore essenziale per raggiungere un alto livello di sicurezza.

Con iSpring è stato possibile semplificare il processo di inserimento e la formazione sulla conformità. Ora possiamo capire se le informazioni fornite sono state chiare per i dipendenti semplicemente tenendo traccia dei risultati dei test.

Usare i report di iSpring Learn per tracciare i risultati formativi.

Per monitorare in maniera ottimale l’efficacia della formazione, consiglio ai supervisori di osservare continuamente i comportamenti dei dipendenti rispetto alle istruzioni ricevute e verificare se le seguono. Se un dipendente non rispetta le istruzioni, ne parliamo immediatamente.

Al momento, tutti i dipendenti di Forever Direct hanno seguito un corso introduttivo su iSpring: quali sono le caratteristiche di questo strumento, come funziona, come si accede ecc. Siamo convinti che iSpring abbia del potenziale per fornire ulteriori istruzioni ai nostri dipendenti.