Organigramma aziendale: un esempio di diagramma e come crearlo in pochi istanti

Se un’azienda vuole avere successo è fondamentale che sia ben organizzata usando un organigramma aziendale, ovvero abbia chiara la propria struttura, le relazioni interne, come sono divisi i compiti e qual è la catena di comando. Ha bisogno ad esempio di un organigramma aziendale che aiuti internamente ed esternamente ad avere una visione chiara della gerarchia aziendale.

Un qualsiasi modello di organigramma funzionale è utile per tutte le categorie di azienda, indipendentemente dalla sua grandezza, ma realizzare un diagramma con tutte le informazioni necessarie non è qualcosa da prendere sottogamba. In questo articolo vedremo un esempio di organigramma, come realizzarlo, quali tipologie esistono e quali sono gli strumenti migliori per gestirlo e trarne i massimi benefici.

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Cos’è l’organigramma aziendale?

Prima di poter approfondire il lato più pratico della creazione di un modello di organigramma, è necessario comprendere cosa sia effettivamente un organigramma e cosa voglia dire il termine.

Spiegato rapidamente e semplicemente, un organigramma è una rappresentazione visiva della semplice struttura organizzativa di un’organizzazione. Più precisamente, è un modo chiaro per mettere nero su bianco la gerarchia interna all’azienda, usando come punto di riferimento ruoli e funzioni, i dipartimenti, le relazioni tra i segmenti della compagnia e la catena di comando.

In pratica, è perfetto per visualizzare la struttura aziendale e i suoi processi con una sola immagine che renda chiaro come sono divise le mansioni, chi sia responsabile di certi collaboratori o di certi dipartimenti.

Bisogna anche notare immediatamente che un modello di organigramma aziendale è come una sorta di fotografia della distribuzione dei dipendenti e delle relazioni lavorative tra di essi in uno specifico momento. Anche se la fotografia dovesse rappresentare in modo corretto l’organizzazione per un certo periodo di tempo, a un certo punto non sarà più corretta. L’organigramma aziendale è perciò uno strumento che va aggiornato regolarmente, visto che potrebbero arrivare nuovi elementi o i dipendenti già assunti potrebbero cambiare posizione.

Considerate inoltre che, se la compagnia è grande, potrebbe avere senso creare più di un organigramma, con uno principale che rappresenta tutte le divisioni e poi una serie di organigrammi che mostrano il funzionamento e i processi dei singoli settori della compagnia.

Il risultato finale sarà un utile istantanea della compagnia, che può assolvere varie funzioni aziendali.

Organigramma funzionale: a cosa serve

Ora abbiamo le idee più chiare su cosa sia un modello di organigramma, ma effettivamente una volta che lo abbiamo creato qual è il suo scopo pratico e quali vantaggi comporta avere un elemento visivo di qualità e facile lettura?

Prima di tutto, non bisogna sottovalutare il fatto che un organigramma permette all’organizzazione di analizzare chiaramente la struttura interna della compagnia. Sebbene si possa pensare che sia facile visualizzare mentalmente come è composta l’azienda, avere un elemento visivo chiaro è molto diverso ed è fondamentale soprattutto per permettere alle Risorse umane di fare un veloce controllo dei processi, delle relazioni lavorative, delle mansioni, delle risorse di ogni team e di ogni manager ai vali livelli della compagnia.

Un semplice organigramma aziendale è il modo migliore per comprendere rapidamente l’intera organizzazione e come è composta. Soprattutto nel momento nel quale le dimensioni iniziano ad aumentare, permettere all’HR di visualizzare chi ha certe mansioni, in quale settore si trova e quali persone deve guidare o a chi deve rispondere semplifica moltissimi compiti quotidiani ed evita fraintendimenti.

Inoltre l’organigramma aziendale è un modo per visualizzare informazioni essenziali sul come l’azienda funziona, è la base per coordinare varie componenti dell’attività quotidiane e dei progetti a lungo termine. Si tratta anche di un modo semplice per mostrare la crescita o capire se i propri dipendenti non sono posizionati nelle giuste sezioni e come ovviare ai problemi con trasferimenti o nuove assunzioni.

Dobbiamo poi considerare anche tutti i vantaggi più pratici sia per il management che per i dipendenti. Ad esempio, avere una visione chiara della gerarchia aziendale permette di definire in modo più preciso gli obiettivi che ogni dipartimento deve raggiungere e capire in che maniera i risultati di un gruppo di lavoratori potrà aiutare con i propri progetti chi si trova sotto o sopra di loro nella catena di comando.

Notiamo inoltre che vi è un grande vantaggio specifico per i dipendenti: un organigramma della direzione commerciale permette di vedere qual è un possibile percorso di crescita all’interno della compagnia. Il dipendente che desidera crescere ed è in cerca di una promozione vedrà quanto in alto potrebbe arrivare con il giusto impegno e dimostrando le giuste capacità e sarà quindi invogliato a lavorare in modo ancora più attento. Senza una chiara visione di come si posizioni all’interno della compagnia, il collaboratore potrebbe sentirsi perso e impossibilitato a ottenere reali risultati.

Le relazioni tra dipendente e manager vengono rafforzate con un diagramma aziendale, visto che è chiaro chi ha la responsabilità del controllo qualitativo di quanto realizzato dal team e a chi si deve fare riferimento in caso di bisogno. Aggiungiamo che una chiara divisione dei ruoli in un organigramma aziendale permette ai manager di organizzare meglio il lavoro quotidiano e sul lungo periodo, capendo subito come definire obiettivi attuabili che portino a una crescita collettiva usando uno strumento visivo ufficiale, invece che affidandosi solo alla propria visione personale delle competenze del proprio team.

L’organigramma aziendale è anche uno strumento di prevenzione. Nel momento nel quale si ha una chiara visuale su tutti i lavoratori è possibile notare in modo rapido dove siano le carenze, soprattutto in termini di personale. Si potrebbe notare che vi sono due persone che si occupano delle stesse mansioni ma in sezioni diverse dell’azienda. Potreste oppure notare che tantissime persone fanno riferimento a un solo manager: e se questo lasciasse la propria posizione definitivamente o anche solo temporaneamente? L’intera struttura organizzativa potrebbe crollare. Un organigramma ben definito permette di vedere in anticipo quale parte della forza lavoro ha bisogno di un ritocco.

Ragionando in senso opposto, invece, si potrebbe notare che troppe persone hanno il compito di dare il via libera per certe attività e questo rallenta di molto il lavoro. L’organigramma aziendale permette di vedere quali sezioni o quali dipendenti possono permettersi di agire con meno controllo, estraendoli da una lunga catena di comando di scarsa utilità pratica.

Gerarchia aziendale: che tipi di organigrammi esistono

Quando si vuole definire la gerarchia aziendale utilizzando un organigramma, è necessario scegliere il formato corretto. Ci sono infatti tanti fattori da tenere in considerazione e può essere utile creare più organigrammi che svolgano compiti differenti.

Ci sono quattro macrocategorie per quanto riguarda i tipi di organigramma aziendali, ovvero:

• Organigramma informativo: questo tipo ha il compito di mostrare in modo semplice la gerarchia della forza lavoro, focalizzandosi unicamente sulle informazioni fondamentali. Di norma questa rappresentazione è quella a cui hanno accesso tutti i dipendenti e comunica in modo semplice l’ossatura dell’azienda.
• Organigramma organizzativo analitico: si tratta di una versione approfondita del diagramma con più dettagli, spesso usato per analizzare il lato finanziario dell’azienda così da vedere per ogni sezione il bilancio, le perdite, la distribuzione del budget e le relazioni tra reparti.
• Organigramma formale: ovvero quello che ha il compito di rappresentare il modello operativo pianificato o formale dell’azienda; di norma è necessario ricevere l’approvazione della dirigenza prima di poterlo considerare valido.
• Organigramma informale: si tratta del formato precedente, ma quando ancora non è stato approvato dal management.

Queste categorie però vanno poi applicate anche a seconda del tipo di organigramma, che può essere immaginato secondo queste tre modalità:

• Organigramma gerarchico: si tratta del modello usato dalla maggior parte dei team e ha spesso una struttura piramide dei ruoli aziendali. Permette in modo molto chiaro di vedere chi è a capo e chi si trova al di sotto, con una visione perfetta di superiori e subordinati. Lo svantaggio è che è spesso molto rigido ed è difficile chiarire le funzioni del singolo dipendente se i lavoratori sono spesso coinvolti in più categorie di attività. Funziona meglio nelle organizzazioni dove i ruoli sono ben separati: pensate a un hotel ad esempio, dove vi è il team delle pulizie, quello della cucina, coloro che si occupano di accogliere i clienti e via dicendo.

• Organigramma a matrice: permette alle Risorse umane di mostrare in modo più preciso come è strutturata l’azienda quando vi sono più persone a capo di un solo progetto o dipartimento o quando più dipartimenti collaborano e dividono certe responsabilità.

• Organigramma piatto: un modo di visualizzare l’organizzazione dei lavoratori senza spingere sulle differenze di ruolo e aiutare i lavoratori a sentirsi sullo stesso piano. In questo formato ci sono solo due posizioni: i dirigenti e i lavoratori, che non sono divisi tra manager, subordinati o collaboratori occasionali. Questo tipo è più utile per situazioni di lavoro nelle quali i singoli dipendenti hanno più autonomia e non devono rispondere troppo a chi sta in cima alla catena di comando.

Per creare un organigramma bisogna poi decidere quanto approfondito deve essere il nostro diagramma, in base alle esigenze dell’azienda, e quindi si deve impostare il tutto scegliendo tra tre stili:

• Organigramma generale: visualizza i dettagli e le spese dell’azienda ragionando solo in termini di dipartimenti; è utile quando la compagnia è divisa in molte sezioni separate.
• Organigramma completo: oltre a visualizzare le sezioni, entra nel dettaglio e mostra le varie unità amministrative che ne fanno parte.
• Organigramma funzionale: il modello più specifico di organigramma, con una rappresentazione di ogni singolo dipendente, con anche le attività che svolge.

L’unico fattore da definire per la creazione di un organigramma è in che modo lo si vorrà rappresentare a livello visivo, chiaramente anche in relazione alle varie categorie definite qui sopra. Possiamo scegliere tra queste tipologie di organigramma:

• Organigramma orizzontale: le varie componenti dell’azienda sono rappresentate da sinistra verso destra e i livelli gerarchici sono rappresentati come colonne e ogni manager è collegato da linee ai propri sottoposti.
• Organigramma verticale: in questo caso si parte dall’alto per rappresentare chi è a capo e si scende verso il basso con i vari sottoposti; è la struttura tipica di una rappresentazione a piramide, con linee che collegano capi e diretti dipendenti.
• Organigramma circolare: al centro si posiziona la dirigenza e verso l’esterno di rappresentano le varie sezioni, con i rispettivi membri.

• Organigramma misto: una versione che fonde una struttura orizzontale e verticale per creare un diagramma di grandi dimensioni organizzato nel modo migliore.

Organigramma: esempi

La maggior parte delle aziende famose utilizzano vari organigrammi per avere una chiara visualizzazione della propria struttura interna e come i vari dipartimenti sono impostati e come collaborano l’uno con l’altro. Anche la vostra azienda può beneficiarne e con la descrizione dell’organigramma indicata qui sopra avrete capito come potrebbe apparire un organigramma completo.

Crediamo però sia utile vedere qualche esempio visivo, così da rendere più chiaro cosa potrebbe essere utile per voi.

Ad esempio, la struttura organizzativa aziendale può essere riprodotto con organigramma orizzontale come quello qui sotto: come potete vedere, la persona a capo si trova a sinistra e andando verso destra si possono notare i vari capi delle divisioni della compagnia e poi i rispettivi sottoposti, collegato da linee che definiscono le relazioni di lavoro.

Forse, però, voi potreste avere in mente una struttura più classica a piramide, con la figura a capo che si trova nella parte alta e con i vari sottoposti che scendono verso il basso.

Il risultato finale è simile alla versione orizzontale, come potete vedere nell’esempio qui sotto, ma sottolinea ancora di più le differenze gerarchiche tra i vari ruoli.

Uno schema per un organizzazione aziendale: come realizzarlo

Ora abbiamo una chiara visualizzazione di qual è il risultato finale di un buon organigramma per la vostra azienda, ma ora è arrivato il momento di capire in modo chiaro come poterlo creare. Tutto chiaramente dipende dallo strumento che viene utilizzato. Molti software, soprattutto quelli gratuiti, hanno una serie di limiti pratici e chiedono di realizzare manualmente lo schema, lavorando sui colori, sulle linee, realizzando riquadri e non solo. Inoltre, una volta realizzato, il modello è fisso e se si vuole modificarlo alle volte è necessario ricrearlo completamente da capo.

Per le aziende che hanno più di una manciata di dipendenti e che spesso introducono o allontanano lavoratori e collaboratori, rischia di diventare più complicato che utile avere un organigramma o, peggio ancora, più organigrammi diversi che adempiono a scopi diversi.

Per fortuna vi è una soluzione: realizzare un organigramma dinamico in pochi click, che si genera in automatico sulla base delle informazioni precedentemente inserite. Uno strumento per raggiungere questo risultato è iSpring Learn, una piattaforma LMS (Sistema di gestione dell’apprendimento) con tante funzioni utili.

Come potrete vedere voi stessi tramite i 30 giorni di prova gratuita, iSpring Learn include una funzione per generare un modello di organigramma in modo molto rapido e semplice. Vediamo quali sono i passaggi.

Una volta aperto il programma, per creare un organigramma dovete andare nella sezione impostazioni che trova in basso a sinistra. Lì vi è il menù Opzioni aggiuntive con la funzione Organigramma. Una volta selezionata, dovete selezionare la voce Abilita in altro a destra (pulsante verde). Ora avete accesso al vostro organigramma aziendale completo realizzato in base agli account che sono stati aggiunti all’interno di iSpring Learn: chiaramente è prima necessario creare gli account del personale e definire il loro ruolo, ma il vero e proprio organigramma sarà realizzato in modo automatico. Il programma di gestione dell’apprendimento permette inoltre di visualizzare il modello di organigramma come un diagramma o come una lista.

Ci sono poi tutta una serie di impostazioni per personalizzare il vostro organigramma con gli strumenti di iSpring Learn: potete escludere certi dipartimenti dallo schema organizzazione aziendale, oppure fare in modo che alcuni collaboratori non vi abbiamo accesso. In maniera più specifica, potete selezionare quali informazioni saranno visualizzate: il nome è obbligatorio, ma potete mostrare o nascondere il contatto email, il contatto telefonico dei dipendenti, il ruolo lavorativo, il supervisore o manager diretto che ha la responsabilità su quei dipendenti.

Avete anche controllo sul colore dei dipartimenti, così che il modello di organigramma in automatico raduni le persone di una certa sezione o certe mansioni con un solo colore e renda più chiaro l’organigramma. Si possono impostare schemi del personale orizzontali a livelli o verticali a linee con un solo click.

L’organigramma creato con iSpring Learn permette in un click di accedere a un manager, vedere chi fa parte della sua divisione e ancora più precisamente analizzare il profilo di ogni singolo dipendente. Si tratta di un modo dinamico per approfondire la struttura dell’azienda e avere tutte le informazioni a portata, automaticamente organizzate e sempre aggiornate senza dover ricreare l’organigramma manualmente a ogni piccola modifica. La gestione dei team risulta così molto più semplice.

Ci sono anche funzioni di filtraggio, così da poter trovare direttamente i dipendenti di cui si ha bisogno, senza dover navigare l’intero organigramma gruppo per gruppo. Infine, se gradite avere queste informazioni esternamente al programma, potete salvare l’organigramma come immagine PNG e anche stampare lo scherma così da conservarlo o condividerlo in formato cartaceo.

iSpring Learn è inoltre utile anche come strumento per guidare la formazione, far crescere la propria compagnia e ottimizzare i risultati avendo un solo spazio dove gestire l’onboarding, valutare i dipendenti e ottenere report dettagliati dei loro risultati.

Figure e ruoli nell’organigramma aziendale

Nel momento in cui si deve realizzare un modello di organigramma aziendale per la gestione delle risorse umane, è necessario non solo aver deciso il tipo di struttura e avere chiari i passaggi per creare visivamente l’organigramma, ma bisogna anche sapere in modo preciso chi andrà inserito.

Se si approccia la creazione dell’organigramma aziendale ad esempio inserendo le persone che compongono l’azienda man mano che si passa da un ruolo al successivo, è molto facile inserire errori, dimenticarsi alcuni elementi ed essere costretti a rimodulare lo schema dell’organizzazione aziendale per adattarlo ai nuovi elementi.

Il nostro consiglio è quindi di definire sin dall’inizio le figure principali che saranno inserire nell’organigramma aziendale, ovviamente selezionate anche in base al tipo di struttura scelta. Tutto ciò che conta è avere una chiara visione di quanto si vuole realizzare.

Andando nello specifico, ecco un esempio delle figure fondamentali che non dovrebbero mancare all’interno del vostro organigramma:

• CEO o Amministratore delegato dell’azienda, in qualità di figura principale che sovrintende tutta l’organizzazione.
• Il Top Management, in altre parole tutti coloro che hanno un ruolo decisionale che influenza il resto dell’azienda e che rispondono a o comunque collaborano col CEO.
• I responsabili dei reparti, precisamente i manager delle macro-divisioni interne, come le Risorse Umane (o HR se preferite), l’amministrazione, l’area contabile, i vari uffici.
• I responsabili operativi, se vi è una distinzione rispetto alla categoria precedente.
• I responsabili dei progetti, ovvero le persone a capo di singoli progetti di lavoro che guidano un team.
• I professionisti interni che si occupano di svolgere i compiti fondamentali sul quotidiano.
• I collaboratori esterni, se volete dare risalto a figure importanti che meritano un riconoscimento e anche per capire chi è a disposizione anche se non è “a vista” in ufficio, chiaramente collegando queste figure ai rispettivi referenti così da sapere chi contattare per assegnare compiti a tali collaboratori.

Come detto, non è obbligatorio inserire tutte le persone dell’azienda in ogni tipo di modello di organigramma aziendale. Alcuni diagrammi hanno lo scopo di presentare solo le sezioni e in questi casi i singoli lavoratori non avranno uno spazio dedicato. Consigliamo però sempre di avere almeno un organigramma completo: sia per avere tutte le informazioni in un solo luogo e avere sempre un utile strumento organizzativo e informativo per le Risorse umane, sia per dimostrare ai dipendenti che il loro lavoro ma anche la loro esistenza all’interno della compagnia sono noti e riconosciuti anche ai piani più alti.

Pensieri finali

In questo nostro articolo abbiamo visto nel dettaglio cosa sia un organigramma, analizzando le tipologie delle strutture di questo strumento, vedendo come realizzarlo usando comodi strumenti come iSpring Learn (disponibile con 30 giorni di prova gratuita, ricordiamo) e abbiamo analizzato quali tipologie di ruoli lavorativi possono essere inseriti, sempre a seconda di qual’è lo scopo finale del vostro diagramma. Utilizzando queste informazioni come punto di riferimento, potete ora iniziare a creare il vostro organigramma aziendale in modo preciso e utile per guidare la crescita dell’azienda.

FAQ

Vediamo ora una serie di domande spesso poste riguardo agli organigrammi aziendali.

Come fare un organigramma su Excel?

Se si vuole realizzare un organigramma su Excel, è possibile utilizzare una specifica funzionalità del programma di Microsoft. Tutto quello che si deve fare è andare a scegliere la voce “Inserisci” nel menù degli strumenti in alto, accedere alla categoria “Illustrazioni” e poi trovare l’icona che recita Smartart. Lì potete scegliere la voce “gerarchie” e selezionare i modelli di organigramma aziendale che più preferite. Si possono poi creare vari livelli, indicare nomi, ruoli e non solo. Lo svantaggio di usare Excel per creare un organigramma è che è più scomodo modificarlo in futuro e di base le informazioni sono separate da altre presenti in altri programma: creare un organigramma in una piattaforma LMS permette di integrare meglio le informazioni in altre fasi del lavoro quotidiano delle Risorse umane.

Cosa scrivere in un organigramma?

Un organigramma è uno strumento visivo nel quale vanno inserite una serie di informazioni sulla struttura dell’azienda. All’interno di questo schema vanno quindi inserite informazioni come le divisioni dell’organizzazione (la dirigenza, l’HR o Risorse umane, la segreteria, le divisioni o gli uffici o anche i team di lavoro dedicati a un progetto), così come i singoli dipendenti che compongono la forza lavoro, specificando il loro nome, il ruolo e anche una serie di informazioni aggiuntive, come le capacità o i traguardi raggiunti che li contraddistinguono. Più specifici si è, più è utile l’organigramma ma alle volte può essere meglio focalizzarsi solo sull’ossatura della compagnia omettendo certe informazioni, ad esempio quando l’organigramma aziendale è pensato per essere anche pubblico.

Che tipi di organigramma ci sono?

Gli organigrammi si dividono in molteplici tipologie a seconda delle necessità dell’azienda. Prima di tutto, si può realizzare un organigramma informativo, uno organizzativo analitico o uno formale/informale, ma poi si deve scegliere tra una struttura gerarchica, un organigramma a matrice oppure piatta (con un solo livello); infine, è necessario scegliere l’impostazione visiva optando per livelli orizzontali, a linee verticali, circolare oppure misto. Combinando tutte queste variabili si ottiene il tipo di organigramma di cui si ha bisogno.