Organigramma aziendale: un esempio di diagramma e come crearlo in pochi istanti

Se un’azienda vuole avere successo è fondamentale che sia ben organizzata usando un organigramma aziendale, ovvero abbia chiara la propria struttura, le relazioni interne, come sono divisi i compiti e qual è la catena di comando. Un organigramma aziendale (esempio: gerarchico, piatto, a matrice…) risponde a un bisogno molto diffuso: aiutare internamente ed esternamente ad avere una visione chiara della gerarchia aziendale.

Un qualsiasi modello di organigramma è utile per tutte le categorie di azienda, indipendentemente dalla sua grandezza, ma realizzare un organigramma aziendale per i ruoli con tutte le informazioni necessarie non è qualcosa da prendere sottogamba.

In questo articolo vedremo un esempio di organigramma aziendale, come realizzarlo, quali tipologie esistono, degli esempi di organigramma da compilare facilmente e quali sono gli strumenti migliori per gestire ogni modello di organigramma e trarne i massimi benefici.

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Cos’è l’organigramma aziendale?

Prima di poter approfondire il lato più pratico della creazione di un modello di organigramma aziendale, è necessario comprendere cosa sia effettivamente un organigramma e cosa voglia dire il termine.

Spiegato rapidamente e semplicemente, un organigramma societario è una rappresentazione visiva della semplice struttura organizzativa di un’organizzazione.

Più precisamente, è un modo chiaro per mettere nero su bianco la gerarchia interna all’azienda, usando come punto di riferimento ruoli e funzioni, i dipartimenti, le relazioni tra i segmenti della compagnia e la catena di comando.

In pratica, è perfetto per visualizzare ad esempio la struttura organizzativa aziendale e i suoi processi con una sola immagine che renda chiaro come sono divise le mansioni, chi sia responsabile di certi collaboratori o di certi dipartimenti.

C’è bisogno anche di notare immediatamente che un modello di organigramma aziendale è come una sorta di fotografia della distribuzione dei dipendenti, dei loro processi lavorativi, delle loro responsabilità e delle relazioni lavorative tra di essi in uno specifico momento. Anche se la fotografia dovesse rappresentare in modo corretto l’organizzazione per un certo periodo di tempo, a un certo punto non sarà più corretta.

L’organigramma aziendale è perciò uno strumento che va aggiornato regolarmente, visto che potrebbero arrivare nuovi elementi o i dipendenti già assunti potrebbero cambiare ruoli.

Considerate inoltre che, se la compagnia è grande, potrebbe avere senso creare più di un modello di organigramma della società, con uno principale che rappresenta tutte le divisioni e poi una serie di organigrammi che mostrano il funzionamento e i processi dei singoli settori della compagnia.

I modelli degli organigrammi che avrete tra le mani saranno una utile istantanea della compagnia, che può assolvere varie funzioni aziendali.

Organigramma aziendale: ruoli e catena di comando

Nel momento in cui si deve realizzare un modello di organigramma di una piccola azienda o di una grande compagnia per la gestione delle risorse umane, è necessario non solo aver deciso il tipo di struttura e avere chiari i passaggi per creare visivamente l’organigramma, ma bisogna anche sapere in modo preciso chi andrà inserito.

Se si approccia la creazione dell’organigramma aziendale ad esempio inserendo le persone che compongono l’azienda man mano che si passa da un ruolo al successivo, in base alle responsabilità, è molto facile inserire errori, dimenticarsi alcuni elementi ed essere costretti a rimodulare lo schema dell’organizzazione aziendale per adattarlo ai nuovi elementi.

Il nostro consiglio è quindi di definire sin dall’inizio le figure principali che saranno inserire nell’organigramma aziendale, ovviamente selezionate anche in base al tipo di struttura scelta. Tutto ciò che conta è avere una chiara visione di quanto si vuole realizzare.

Andando nello specifico, ecco un esempio delle figure fondamentali che non dovrebbero mancare all’interno del vostro modello di organigramma personale:

• CEO o Amministratore delegato dell’azienda, in qualità di figura principale che sovrintende tutta l’organizzazione.
• Il Top Management, in altre parole tutti coloro che hanno un ruolo decisionale che influenza il resto dell’azienda e che rispondono a o comunque collaborano col CEO.
• I responsabili dei reparti, precisamente i manager delle macro-divisioni interne, come le Risorse Umane (o HR se preferite), l’amministrazione, l’area contabile, i vari uffici.
• I responsabili operativi, se vi è una distinzione rispetto alla categoria precedente.
• I responsabili dei progetti, ovvero le persone a capo di singoli progetti di lavoro che guidano un team.
• I professionisti interni che si occupano di svolgere i compiti fondamentali sul quotidiano.
• I collaboratori esterni, se volete dare risalto a figure importanti che meritano un riconoscimento e anche per capire chi è a disposizione anche se non è “a vista” in ufficio, chiaramente collegando queste figure ai rispettivi referenti così da sapere chi contattare per assegnare compiti a tali collaboratori.

Come detto, non è obbligatorio inserire tutte le persone dell’azienda in ogni tipo di modello di organigramma aziendale. Alcuni organigrammi hanno lo scopo di presentare solo le sezioni e in questi casi i singoli lavoratori con le loro limitate responsabilità non avranno uno spazio dedicato.

Consigliamo però sempre di avere almeno un organigramma completo: sia per avere tutte le informazioni in un solo luogo e avere sempre un utile strumento organizzativo e informativo per le Risorse umane, sia per dimostrare ai dipendenti che il loro lavoro ma anche la loro esistenza all’interno della compagnia sono noti e riconosciuti anche ai piani più alti.

Esempi di organigramma gerarchico-funzionale

Arrivati a questo punto abbiamo una idea di cosa sia un modello di organigramma aziendale per la vostra organizzazione e abbiamo capito quali persone possono essere inserite, in termini di ruoli dei dipendenti e struttura dei team.

Nel prepararsi a creare un diagramma per la vostra attività, però, è prima necessario decidere esattamente quale si adatta al meglio alla vostra struttura e ai vostri scopi.

Ricordando anche che è possibile – anzi, alle volte consigliato – avere più tipi di organigramma aziendale, è necessario scegliere i modelli di organigramma aziendale corretti e più efficaci. Quali sono però i tipi di organigramma aziendale che possiamo scegliere.

Ve ne sono tre: la struttura organizzativa gerarchica, la struttura organizzativa piatta e la struttura organizzativa a matrice. Queste tipologie di organigramma aziendale hanno caratteristiche proprie e ora vogliamo indicarvi quali sono le unicità che le contraddistinguono e quali vantaggi e svantaggi possono avere.

1. Struttura organizzativa gerarchica

Partiamo con la struttura gerarchica. Si tratta di un diagramma molto utilizzato e alle volte viene chiamato anche semplicemente “Grafico delle gerarchie”.

Visivamente, potete immaginare la struttura elementare di un organigramma a gerarchia una sorta di schema a piramide. Una singola persona o un gruppo ristretto si trova in cima e l’intera organizzazione si trova al di sotto. Di norma questo tipo di organigramma viene usato da una azienda che ha una linea di comando molto chiara.

In questo tipo di struttura è sempre ovvio a chi ogni persona debba fare riferimento e quale sia la loro distribuzione. Tutti hanno un proprio responsabile al quale fare rapporto, salendo man mano di livello fino ad arrivare ai dirigenti e all’amministratore delegato o al proprietario dell’azienda.

Se una attività è nettamente divisa in sezioni che non comunicano molto tra loro, la gerarchia si dividerà in rami completamente indipendenti, con la propria struttura interna. Una grande azienda può ritrovarsi ad avere un modello di organigramma aziendale molto complesso, quindi è anche possibile realizzarne svariati per poterli navigare con più chiarezza, vedendo ogni elemento, tutti i ruoli, le relazioni tra essi e la loro distribuzione. È fondamentale soprattutto se avete necessità di metterli su carta.

Il vantaggio di una struttura organizzativa gerarchica è legato al fatto che è molto chiaro chi ha certe responsabilità e chi deve occuparsi di supportare e guidare certi dipendenti. Ogni team è ben strutturato ed è ovvio come si posiziona nella azienda.

Questo rende più semplice far sì che ogni divisione aumenti la propria produttività e aiuta nel posizionare al meglio nuovi dipendenti e vedere in che reparto la vostra attività sia carente di risorse umane.

Il problema è che si tratta per forza di cose di un modello di organigramma molto rigido. Non sempre focalizzarsi molto sulla gerarchia è utile e alle volte può impedire di comprendere come i vari team, anche lontani tra loro, siano in realtà interconnessi, come la loro collaborazione abbia un impatto e su quali prodotti stiano lavorando.

Inoltre, una struttura gerarchica pone l’accento sulla necessità di fare sempre riferimento a qualcun altro per prendere una decisione definitiva e rallenta così il tempo di risposta e il processo decisionale.

In alcuni casi è bene che certe decisioni siano unicamente in mano a specifiche persone che non dovranno focalizzarsi troppo su chi si trova sopra di loro, così da agire in modo più diretto e risolvere i problemi più rapidamente.

2. Modelli di organigramma aziendale a struttura organizzativa piatta

Se il funzionamento delle vostre organizzazioni è diverso dalla tipica attività divisa in chiari livelli e non un l’organigramma aziendale gerarchico non fa affatto per voi, allora potete provare qualcosa di ben diverso.

Parliamo dell’organigramma orizzontale, detto anche a struttura organizzativa piatta. In questo tipo di organigrammi lo scopo è la rappresentazione equa di ogni persona o divisione presente all’interno della impresa.

In maniera molto diversa da una classica gerarchia, le aziende che beneficiano di una struttura piatta sono composte da varie unità lavorative che sono uguali tra loro in termini di responsabilità e di potere decisionale. Tutte le risorse umane a lavoro sono in collaborazione continua e non c’è qualcuno che deve prendere tutte le decisioni finali.

Con questa rappresentazione ci si focalizza non solo sulla collaborazione ma anche sulla comunicazione orizzontale. Se tutti sono pari, le scelte si possono prendere assieme senza che vi sia un vero ordine dall’alto.

Le aziende che optano per questo tipo di gestione possono ovviamente avere dei dirigenti, ma il loro obiettivo non è prendere ogni decisione, quanto più di guidare e dare una direzione, sostenendo in modo dinamico dove è necessario.

Le aziende che sfruttano una struttura piatta sono più flessibili e si possono adattare ai cambiamenti più facilmente, perché le decisioni possono essere prese da più persone.

A livello visivo, questi organigrammi vengono strutturati in base alle competenze delle risorse umane. I dipendenti vengono raggruppati in base alla loro specializzazione così da vedere in modo chiaro quali sono le risorse – in termini di conoscenze e abilità pratiche – dell’azienda, senza però affermare che qualcuno è meno importante di qualcun altro.

3. Organigramma a matrice

Il modello di organigramma aziendale a matrice nasce come variante del organigramma gerarchico-funzionale, fuso con un organigramma noto come “divisionale”. Quest’ultimo è un diagramma che si focalizza sulle divisioni, ed è utile quando ci sono moltissimi dipendenti divisi in chiari team.

Il problema di un organigramma divisionale è che impedisce di vedere in che modo i singoli team sono collegati tra loro, anche nel caso nel quale agiscano separatamente la maggior parte del tempo. Se un semplice organigramma gerarchico non fa per voi perché non mostra chiaramente come le varie persone siano divise tra i progetti in produzione e le dimensioni degli stessi, la scelta migliore spesso è optare direttamente per degli organigrammi a matrice per la vostra attività, così da ottenere i vantaggi di quest’ultimo senza gli svantaggi di quello divisionale.

Vediamo però nel dettaglio ogni elemento distintivo di questa modalità di rappresentazione del modello di organigramma a matrice. Prima di tutto, si tratta di un modello di organigramma che si sviluppa sia in verticale – come quello gerarchico – che in orizzontale.

Un modello di organigramma a matrice è molto utile per mostrare che nella azienda ci sono più team, ma i vari membri del team possono occuparsi di diversi progetti, in collaborazione col personale di altri team della organizzazione.

Ad esempio, una compagnia che crea videogiochi può avere un team di grafici, uno di programmatori e vari produttori che si spostano di progetto in progetto nel corso del tempo. Mostrarli categorizzati per divisione non rende chiaro a cosa stanno lavorando. Serve capire in che sezione si trovano ma anche di quale progetto si stanno occupando.

In un modello di organigramma a matrice, in verticale si posiziona ogni reparto della attività e in orizzontale vengono suddivisi i progetti, in modo tale che sia chiaro da che team proviene ogni persona, ma al tempo stesso su quali prodotti sta lavorando. Un modello di organigramma gerarchico o divisionale invece mostrerebbe tutti separati in blocchi troppo distinti.

Ovviamente un modello di organigramma a matrice tende a cambiare spesso, nel momento in cui le persone a lavoro vengono riposizionate su altri progetti. La forma della azienda cambia su più livelli al proprio interno in modo regolare. Per questo motivo è assolutamente fondamentale gestire un organigramma aziendale in formato digitale con un programma dedicato che semplifichi il lavoro delle organizzazioni.

Creare un organigramma aziendale editabile

Ora abbiamo una chiara visualizzazione di qual è il risultato finale di un buon organigramma della direzione commerciale per la vostra azienda, ma ora è arrivato il momento di capire in modo chiaro come poterlo creare. Tutto chiaramente dipende dallo strumento che viene utilizzato.

Molti software, soprattutto quelli gratuiti, hanno una serie di limiti pratici e chiedono di realizzare manualmente lo schema dell’organigramma aziendale, lavorando sui colori, sulle linee, le dimensioni, realizzando riquadri e non solo. Inoltre, una volta realizzato, il modello è fisso e se si vuole modificarlo alle volte è necessario ricrearlo completamente da capo.

Per le aziende che hanno più di una manciata di dipendenti e che spesso introducono o allontanano lavoratori e collaboratori, rischia di diventare più complicato che utile avere un organigramma dei dipendenti o, peggio ancora, più di una categoria di organigrammi diversi che adempiono a scopi diversi, come viene fatto con l’organigramma di aziende famose.

Per fortuna vi è una soluzione: realizzare un organigramma aziendale editabile e dinamico in pochi click, che si genera in automatico sulla base delle informazioni precedentemente inserite.

iSpring Learn: lo strumento per creare un modello di organigramma aziendale semplice

Uno strumento per raggiungere questo risultato è iSpring Learn, una piattaforma LMS (Sistema di gestione dell’apprendimento) con tante funzioni utili.

Come potrai vedere prenotando una demo o iniziando i 30 giorni di prova gratuita, iSpring Learn include una funzione per generare un modello di organigramma in modo molto rapido e semplice. Vediamo quali sono i passaggi.

Una volta aperto il programma, per creare un organigramma dovete andare nella sezione impostazioni che trova in basso a sinistra. Lì vi è il menù Opzioni aggiuntive con la funzione Organigramma.

Una volta selezionata, dovete scegliere la voce Abilita in altro a destra (pulsante verde). Ora avete accesso al vostro modello di organigramma aziendale completo realizzato in base agli account che sono stati aggiunti all’interno di iSpring Learn.

Chiaramente è prima necessario creare gli account del personale e definire il loro ruolo, ma il vero e proprio organigramma sarà realizzato in modo automatico. Questo semplifica la gestione dei modelli degli organigrammi di momento in momento.

Non dovrete a ogni nuovo dipendente o collaboratore aggiungere nuove informazioni agli organigrammi, in quanto i processi automatici di iSpring Learn aggiorneranno in solitaria l’organigramma aziendale della organizzazione, rendendo chiari i ruoli, le responsabilità, le relazioni tra i lavoratori e dando rapido accesso a tutte le informazioni fondamentali.

Come personalizzare l’organigramma aziendale con iSpring Learn

Il programma di gestione dell’apprendimento permette inoltre di visualizzare il modello di organigramma come un diagramma o come una lista, a seconda del template di organigramma che preferite.

Ci sono poi tutta una serie di impostazioni per personalizzare il vostro modello di organigramma dell’impresa con gli strumenti di iSpring Learn: potete escludere certi dipartimenti dallo schema organizzazione aziendale, oppure fare in modo che alcuni collaboratori non vi abbiamo accesso.

In maniera più specifica, potete selezionare quali informazioni saranno visualizzate: il nome è obbligatorio, ma potete mostrare o nascondere il contatto email, il contatto telefonico dei dipendenti, il ruolo lavorativo, il supervisore o manager diretto che ha la responsabilità su quei dipendenti.

Avete anche controllo sul colore dei dipartimenti, così che il modello di organigramma in automatico raduni le persone di una certa sezione o certe mansioni con un solo colore e renda più chiaro l’organigramma aziendale. Si possono impostare schemi del personale orizzontali a livelli o verticali a linee con un solo click.

L’organigramma aziendale creato con iSpring Learn permette in un click di accedere a un manager, vedere chi fa parte della sua divisione e ancora più precisamente analizzare il profilo di ogni singolo dipendente.

Si tratta di un modo dinamico per approfondire la struttura dell’azienda e avere tutte le informazioni a portata, automaticamente organizzate e sempre aggiornate senza dover ricreare l’organigramma aziendale manualmente a ogni piccola modifica. La gestione dei team risulta così molto più semplice.

Ci sono anche funzioni di filtraggio negli organigrammi, così da poter trovare direttamente i dipendenti di cui si ha bisogno, senza dover navigare l’intero organigramma gruppo per gruppo.

Infine, se gradite avere queste informazioni esternamente al programma, potete salvare gli organigrammi come immagine PNG e anche stampare lo schema così da conservarlo o condividerlo in formato cartaceo.

iSpring Learn, le tante funzioni utili dell’LMS per le risorse umane

iSpring Learn non serve solo per gestire un modello di organigramma: è utile anche come strumento per guidare la formazione, far crescere la propria compagnia e ottimizzare i risultati avendo un solo spazio dove gestire l’onboarding, valutare i dipendenti e ottenere report dettagliati dei loro risultati.

La comodità di questa piattaforma di gestione della formazione è legata alla sua automazione: in modo automatico permette di gestire la registrazione ai corsi, l’assegnazione di certificati per il completamento di corsi e l’invio di report. Questi ultimi possono essere programmati per includere tanti dettagli utili sui risultati della forza lavoro di ogni reparto.

Se agite a livello internazionale o avete collaboratori che parlano altre lingue, iSpring Learn viene in vostro aiuto perché l’interfaccia è multilingua, oltre a essere pensata per la massima facilità di utilizzo, sia dal lato utente che per chi ha il controllo del sistema. La potete anche personalizzare per far sì che abbia lo stile della vostra azienda o attività.

Include un tool per le chat e sezioni commenti, così che gli studenti possano a più livelli lasciare il proprio feedback e comunicare con i formatori in modo semplice.

La piattaforma può essere utilizzata sia da browser che da mobile, sia tramite smartphone che tablet, e supporta anche la navigazione dei contenuti offline: i lavoratori potranno formarsi in qualsiasi luogo e momento con iSpring Learn.

Infine, sappiate che se doveste avere problemi nell’utilizzo di iSpring Learn, sia per la creazione di organigrammi che per altro, potrete facilmente richiede supporto all’assistenza visto che è attiva 24 ore su 24 e 7 giorni su 7.

Pensieri finali

In questo nostro articolo abbiamo visto nel dettaglio cosa sia un organigramma della organizzazione aziendale, così come una descrizione e un esempio di un organigramma aziendale.

Abbiamo analizzato le tipologie delle strutture di questo modello di rappresentazione per la vostra impresa, vedendo come realizzarlo usando comodi strumenti di gestione come iSpring Learn (disponibile con 30 giorni di prova gratuita, ricordiamo) e abbiamo analizzato quali tipologie di ruoli lavorativi possono essere inseriti, sempre a seconda di qual è lo scopo finale del vostro diagramma.

Utilizzando queste informazioni come punto di riferimento, puoi scoprire tutte le funzionalità con una demo e poi iniziare a creare il tuo organigramma aziendale per guidare la crescita delle tue organizzazioni di piccole o grandi dimensioni.

FAQ

Come fare un organigramma su Excel?

Se si vuole realizzare un modello di organigramma su Excel, è possibile utilizzare una specifica funzionalità del programma di Microsoft. Tutto quello che si deve fare è andare a scegliere la voce “Inserisci” nel menù degli strumenti in alto, accedere alla categoria “Illustrazioni” e poi trovare l’icona che recita Smartart. Lì potete scegliere la voce “gerarchie” e selezionare i modelli di organigramma aziendale che più preferite. Si possono poi creare vari livelli, indicare nomi, ruoli e non solo.

Lo svantaggio di usare Excel per creare un organigramma è che è più scomodo modificarlo in futuro e di base le informazioni sono separate da altre presenti in altri programmi: creare degli organigrammi in una piattaforma LMS permette di integrare meglio le informazioni in altre fasi del lavoro quotidiano delle Risorse umane.