Piano formativo aziendale: tutto ciò che devi sapere

Se si analizzano le migliori aziende del mondo, una delle caratteristiche in comune è la presenza di un piano formativo aziendale, che permette agli impiegati di svilupparsi, raggiungere il proprio potenziale e migliorare in ogni aspetto tramite la formazione. Gli assunti, oggigiorno, desiderano infatti sapere che l’azienda è interessata a dare loro opportunità di crescita e formazione all’interno di una società che dia loro obiettivi a lungo termine, tramite un piano formativo aziendale.

Chiaramente, non è sufficiente avere e attuare un qualsiasi piano della formazione, ma è necessario crearne un piano formativo aziendale efficace e adatto alle necessità della propria attività e che risulti attraente per i migliori talenti disponibili sul mercato.

In questo nostro articolo vi andremo quindi a spiegare nel dettaglio che cos’è un piano formativo aziendale, capiremo come fare un piano formativo aziendale efficace, le modalità di somministrazione del piano formativo, come gestire il materiale formativo, quali obiettivi prefissarsi e infine vedremo chi si deve occupare del piano formativo aziendale, ovvero chi all’interno o all’esterno della vostra azienda deve redigere tale progetto formativo, vedendo anche un utile strumento per eseguire tutti questi compiti: iSpring Suite.

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Cos’è un piano formativo aziendale?

Con il termine piano formativo aziendale si identifica un progetto all’interno del quale sono raccolte una serie di attività, chiaramente in modalità materiale formativo, le quali aiutano lo staff a apprendere specifiche conoscenze o capacità che permettano loro di migliorare le prestazioni lavorative all’interno dell’attuale posizione di lavoro. Ampliando il concetto, con il termine piano formativo aziendale si può parlare anche di sviluppo del dipendente: in questo caso, in modo più ampio, si parla di un progetto efficace che propone obiettivi di crescita del lavoratore sotto più di un aspetto e che lo porti a raggiungere un ruolo differente, come ad esempio una posizione lavorativa superiore, con più responsabilità.

Attuare la formazione del personale internamente ha un doppio vantaggio. Prima di tutto, non ci si deve andare alla ricerca di nuovi dipendenti senior di talento quando quelli attuali lasceranno la vostra azienda, in quanto avrete già lavoratori pronti a sostituirli, addestrati con un piano formativo aziendale. Inoltre, diminuisce le possibilità che i dipendenti cambino lavoro e lascino la vostra azienda, visto che hanno sempre degli obiettivi da raggiungere e sanno di avere accesso a modalità di crescita tramite un piano formativo aziendale.

Ecco anche qualche esempio di progetto formativo aziendale:

Assunzione e orientamento

Il procedimento formativo che aiuta i nuovi dipendenti a familiarizzare con ogni aspetto della cultura e delle idee alla base della azienda, comprendere le proprie responsabilità e diventare un membro produttivo ed efficace del team.

Formazione sui prodotti

Il piano formativo aziendale che ha come obiettivi il fornire ai dipendenti tutte le informazioni sui prodotti e i servizi offerti. Il dipendente deve apprendere ogni aspetto dell’argomento per poter eseguire il proprio lavoro in modo ottimale ed efficace.

Formazione sulle vendite

Un tipo di piano di formazione aziendale mirato al reparto vendite: gli obiettivi sono insegnare le migliori e più efficaci pratiche e modalità di vendita, nuovi approcci commerciali e sviluppare le capacità di comunicazione.

Formazione sulle soft skill

Si tratta di un piano formativo aziendale adatto a tutti i dipendenti, che si occupa di migliorare capacità ad ampio spettro come il pensiero critico, le capacità di comunicazione delle proprie idee, la gestione del proprio tempo in modo efficace e il problem solving. Si tratta di un tipo di formazione efficace per ogni aspetto del lavoro.

Formazione per la leadership

Un tipo di piano formativo aziendale che aiuta i dipendenti ad apprendere nuove tecniche di gestione aziendale e di leadership, così come raffinare ogni aspetto delle capacità esistenti che permettono loro di guidare il proprio team e migliorare le prestazioni dei sottoposti.

I piani formativi aziendali possono assumere un diverso aspetto a seconda delle necessità. Ecco quale esempio di un piano formativo aziendale:

Lezioni dal vivo

Un piano formativo aziendale può includere delle lezioni in tempo reale, ovvero portare i dipendenti in un classe (reale o digitale) e permettere loro di ascoltare una persona esperta di insegnamento e degli argomenti trattati. I dipendenti possono comunicare con l’insegnante e tra di loro, in tempo reale, così da dare un feedback immediato, porre domande e risolvere dubbi riguardo al materiale formativo in modo efficace.

Mentoring/Coaching

I termini mentoring e coaching non sono equivalenti, ma in entrambi i casi si parla di un processo guidato di apprendimento, nel quale il dipendente è supervisionato singolarmente da un mentore che ha una specifica area di competenza e che condivide la propria conoscenza. Il coaching si pone come obiettivi l’apprendimento di abilità e conoscenze pratiche direttamente necessarie per la propria posizione, mentre il mentoring è un’attività di trasformazione con obiettivi legati allo sviluppo della persona a 360°; in entrambi i casi, tramite un piano formativo aziendale.

Apprendimento sul campo

I dipendenti possono apprendere capacità e conoscenze anche osservando ed eseguendo compiti lavorativi direttamente sul campo. Un nuovo lavoratore è di norma messo a fianco di un membro esperto del team. Si inizia osservando quanto fa un collega e poi si cerca di replicarne il lavoro in modo efficace: ripetendo questo procedimento si apprende cosa si deve fare sul quotidiano nel proprio nuovo lavoro.

eLearning

L’eLearning è un tipo di piano formativo aziendale efficace che avviene tramite un computer o un qualsiasi schermo, anche mobile. Si guardano dei video di formazione per apprendere nuove informazioni e capacità, poi si completano attività pratiche, come dei test o dei quiz, per verificare il grado di apprendimento e raggiungimento degli obiettivi e verificare di avere le idee chiare sull’intero progetto formativo. 

Un esempio su come fare un piano formativo aziendale

Abbiamo quindi visto che esistono diverse categorie di piano formativo aziendale, con diversi obiettivi e che possono assumere varie forme e proporre una durata differente, ma prima di arrivare al risultato si deve capire come produrre un piano formativo aziendale efficace. Vediamo quindi un esempio con i relativi passaggi:

• Comprendere gli obiettivi del piano formativo aziendale.
• Creare la struttura del programma formativo.
• Sviluppare il contenuto del programma formativo.

Comprendere gli obiettivi del piano formativo aziendale

Prima ancora di capire come attuare un piano formativo aziendale efficace, bisogna eseguire un’analisi dell’azienda, dei dipendenti e degli obiettivi da raggiungere.

Se vi è l’intenzione di mettere in campo un piano di formazione aziendale, significa che si sta cercando di portare un cambiamento all’interno dell’ambiente di lavoro. Quello che si deve fare, quindi, è capire qual è il cambiamento da raggiungere tramite il piano formativo aziendale e cosa deve essere modificato nelle procedure aziendali per il raggiungimento degli obiettivi. Iniziare a produrre un piano formativo aziendale senza avere ben chiaro qual è la necessità da soddisfare diminuisce le possibilità di successo e causa errori costosi.

Si deve perciò iniziare con una serie di colloqui con i manager, i possibili partecipanti dei corsi e magari anche i clienti, se è possibile, per ottenere un feedback iniziale. Bisogna fin dall’inizio riuscire a rispondere a una serie di domande, come: 

• In che modo la formazione aiuterà il dipendente? 
• Quali sono i problemi dei clienti che la formazione aiuterà a risolvere?
• Come farà aumentare la generazione di prodotti/servizi?
• Cosa succederà se non c’è alcuna procedura di formazione?

Successivamente, si deve definire degli obiettivi specifici da raggiungere tramite il piano formativo aziendale. È importante in quanto permettono di avere sin da subito un’idea chiara del punto di arrivo e forniscono anche una linea guida per capire se il piano formativo aziendale sia stato un successo o se invece non si è riusciti a raggiungere il proprio scopo. Nel creare gli obiettivi del piano formativo aziendale si dovrebbe sempre definire delle variabili misurabili. Ad esempio, si possono fissare traguardi del tipo:

• Aumentare l’efficienza dei dipendenti di una specifica percentuale.
• Raggiungimento di un determinato grado di KPI (indicatore chiave di prestazione).
• Raggiungere certi livelli di sicurezza in ambito lavorativo, tramite procedure che diminuiscano gli incidenti.

Bisogna inoltre ricordare che cercare di produrre un piano e un modello formativo aziendale efficace che sia adatto a ogni singolo dipendente dell’azienda, indipendente dal ruolo, dai compiti e dalla posizione, è impossibile. Oltre a definire obiettivi estremamente specifici, è necessario che il percorso formativo sia pensato per uno specifico gruppo di dipendenti, così da rispondere alle loro specifiche necessità e raggiungere obiettivi specifici. Prima ancora di creare il percorso formativo, quindi, si deve avere accesso a certe informazioni:

• Il numero di partecipanti del piano formativo aziendale.
• Il ruolo dei lavoratori coinvolti nel piano formativo aziendale.
• Caratteristiche come l’età media, il livello di educazione, capacità d’utilizzo dei computer, posizione geografica.
• Presenza di dipendenti con disabilità.
• Precedenti esperienze di formazione e grado di familiarità con gli argomenti trattati.

Inoltre, è una buona idea parlare direttamente con chi seguirà il piano formativo aziendale e ottenere da tali dipendenti una serie di dati e feedback:

• Gli argomenti che pensano sarebbe utile apprendere per migliorare il proprio lavoro.
• Qualsiasi tipo di richiesta speciale sulla struttura del percorso formativo.
• Il grado di interesse al percorso formativo o se non desiderano prendervi parte.

Infine, si devono definire una serie di informazioni di natura più organizzativa, legate a ogni aspetto della gestione del piano formativo aziendale. Si deve rispondere alle seguenti domande:

• Chi prende le decisioni sul piano formativo?
• Chi può fornire informazioni utili sul progetto di formazione e i suoi obiettivi?
• Ci sono preferenze nell’uso di certi strumenti o metodi di accesso e utilizzo del percorso formativo?
• Che tipo di corso formativo (solo testo, video, audio…) si deve produrre e in che formato deve essere presentato?
• Quali sono le scadenze del piano formativo aziendale?
• Qual è il budget del piano formativo aziendale?

Creare la struttura del programma formativo

Una volta che la fase di analisi iniziale è completata è necessario andare alla ricerca dei contenuti per il piano formativo aziendale che rispondono a ogni aspetto delle necessità dell’azienda, degli strumenti per condividere e distribuire i corsi che faranno parte del piano formativo aziendale e definire le metriche da usare per monitorare il corso del programma di formazione.

Ogni percorso formativo che farà parte del piano formativo aziendale dovrebbe avere chiari obiettivi pratici che il lavoratore sa di dover raggiungere, per essere efficace. Per ogni percorso formativo si deve poter produrre una frase di questo tipo: “Quando lo studente ha completato questo programma, sarà in grado di…”, seguita dalla capacità appresa, come ad esempio “applicare formule Excel avanzate per l’analisi dati”, oppure “comunicare in modo più piacevole con i clienti”.

Ricordiamo però anche che un percorso formativo efficace è di norma diviso in moduli o lezioni: si può quindi cercare di essere più specifici e definire dei sotto-obiettivi interni al percorso formativo aziendale, così che il dipendente sappia di star apprendendo qualcosa per tutta la durata del piano formativo aziendale. Ad esempio, se si segue un corso formativo su Excel, la prima lezione può avere come obiettivi l’avvio e l’uso delle caselle, mentre la seconda lezione può essere dedicata alla formule base, arrivando infine all’uso di formule in modalità avanzata scritte dal dipendente.

Andando però oltre i contenuti specifici, è importante fare in modo che un piano formativo aziendale che voglia essere efficace sia strutturato secondo queste categorie:

La preparazione serve per spiegare ai dipendenti il contesto e spiegare perché il contenuto del piano formativo aziendale che andranno a utilizzare è rilevante. Inoltre, si indicano gli obiettivi da raggiungere e le aspettative sul piano formativo aziendale. In questa fase è anche possibile risolvere i sentimenti negativi rivolti verso il corso formativo. Questa fase ha lo scopo di scongiurare l’insorgere di noia, mancanza di attenzione e il conseguente fallimento del programma di formazione.

La presentazione è il momento nel quale si dà accesso al contenuto del piano formativo aziendale, cercando di farlo in modo interessante ed efficace. È buona cosa che il corso formativo sia visivamente d’impatto, anche se la priorità è che sia chiaro e facile da utilizzare. Per tutta la durata della fase di presentazione sarà necessario presentare nuovi concetti, idee e termini, fornire esempi e magari considerare diversi stili di insegnamento per differenti sezioni del piano formativo aziendale.

La pratica è la fase nella quale si mettono alla prova le capacità e le conoscenze apprese durante la presentazione del piano formativo. Il dipendente non deve essere passivo, ma deve applicarlo per poterlo apprendere al meglio. Si possono utilizzare vari strumenti, come quiz e test pratici per ottenere un feedback sul progetto. In questa fase si capisce quanto è stato appreso durante il piano formativo aziendale e si aiuta i lavoratori a organizzare le informazioni tramite mappe mentali, colmando lacune notate tramite i test.

Infine, vi è la fase delle prestazioni. Una volta finita la lezione e i test, si deve incoraggiare a utilizzare subito e in mondo regolare le conoscenze e le capacità apprese, prima che vengano dimenticate.

Sviluppare il contenuto del programma formativo

Un piano formativo aziendale deve infine essere creato. Una volta che si dispone di una struttura generica sulla quale basarsi, si deve realizzare l’effettivo contenuto che sarà utilizzato dai lavoratori, ovvero il materiale formativo. Per fare in modo che il programma sia di efficace e sia in grado di raggiungere i propri obiettivi, è buona cosa che il piano formativo aziendale includa diversi tipi di corsi e attività.

Inoltre, bisogna ricordare che ogni percorso formativo è diviso in moduli (o lezioni, se preferite) e ognuna di queste dovrebbe avere una struttura simile:

• Dare un’anteprima dei contenuti
• Fornire i dettagli sull’argomento trattato
• Aggiungere esempi concreti
• Fare un riassunto di quanto imparato

Cercare di creare un modulo definendo la durata di ogni sezione, prima ancora di iniziare a inserire il materiale formativo, è buona cosa. Scegliere una durata da ragginugere diminuisce i rischi di spendere più tempo del necessario su componenti secondarie.

La creazione dei contenuti, una volta che si dispone di una struttura, di una durata e si ha capito per chi si sta creando il piano formativo, è solo questione di tecnica e conoscenze sull’argomento e basta seguire un manuale di progettazione. Ciò che a questo punto si deve veramente decidere è in che modo creare i contenuti, ovvero quali strumenti utilizzare.

iSpring Suite è una buona scelta: parliamo di un tool autoriale efficace che si integra direttamente con PowerPoint e permette di creare un corso formativo da zero o a partire da una presentazione ppt, da un word o da un PDF in pochi click. iSpring Suite è compatibile con molti LMS e può essere provato a costo zero già ora, grazie alla prova gratuita di 14 giorni e scoprire tutte le funzionalità durante una demo introduttiva.

Con iSpring Suite è possibile registrare video tramite la video camera o registrare lo schermo del proprio computer per mostrare, ad esempio, dei programmi e come utilizzarli. Sfruttando un programma di editing interno è possibile tagliare e unire i video, oltre a inserire transizioni, musica ed elementi grafici e testuali. Si possono anche creare simulazioni interattive basate su molteplici scenari, all’interno delle quali il lavoratore può mettere alla prova le proprie conoscenze per verificare il raggiungimento degli obiettivi e ottenere una valutazione finale di un corso formativo, ad esempio tramite simulazioni di dialogo o simulazioni di compiti pratici (con funzioni di trascina e rilascia).

iSpring Suite include anche una Libreria di contenuti pronti all’uso, ovvero oltre 2.300 modelli di diapositive per creare la struttura del corso formativo in pochi click, aggiungendo solo immagini e testi. Ci sono oltre 81.000 foto di personaggi – di professione, età, posa e provenienza differente, 2.500 location e 3.600 icone e oggetti da inserire nelle diapositive, così da creare ogni volta il giusto contesto e aiutare a rendere più professionale ed efficace il corso formativo.

I corsi creati con iSpring Suite possono essere caricati in oltre 150 LMS popolari e possono essere utilizzati tramite PC (Mac, Windows, Linux), smartphone e tablet (iOS e Android), per garantire l’accesso immediato in ogni momento e raggiungere il dipendente ovunque si trovi. Inoltre, è possibile lavorare ai corsi tramite iSpring Cloud, dove è possibile invitare il tuo team a revisionare il corso formativo: basta inviare un link per accedere e ricevere un feedback dai collaboratori.

Chi redige il piano formativo aziendale?

Arrivati a questo punto, abbiamo un’idea di come gestire la creazione di un piano formativo aziendale efficace, ma dobbiamo ancora definire un importante elementi: chi si occupa della redazione di un piano formativo aziendale?

Una soluzione è chiedere il supporto di esperti esterni all’azienda. Vi sono persone che si occupano di produrre corsi per le compagnie, ma ovviamente si tratta della soluzione più costosa. In questo caso, si deve creare un accordo che vada a specificare quale tipo di coinvolgimento ci si aspetta dall’esperto (creerà solo il corso formativo, sarà disponibile dal vivo, darà solo supporto da remoto…), quali sono le scadenze, i prezzi e la qualità prevista del piano di formazione.

Una seconda soluzione è gestire il tutto internamente. Produrre un corso formativo efficace, tramite strumenti come iSpring Suite, direttamente tramite il supporto dei propri dipendenti (come un HR Manager o un responsabile di sezione) permette di limitare i costi e avere maggior controllo sul risultato e la qualità finale da raggiungere. Ricordiamo anche che un percorso formativo è un investimento a lungo termine: una volta realizzato, rimarrà valido per un po’ di tempo e, in caso di necessità, si potrà modificare solo qualche dettaglio per adattarlo a nuove disposizioni interne o adattare il progetto al feedback dei dipendenti.

Pensieri finali

In questo articolo abbiamo quindi compreso cos’è un piano formativo aziendale, qual è l’approccio da mantenere durante la sua creazione, come attuare un piano formativo e perché iSpring Suite è un ottimo strumento per il raggiungimento dei propri obiettivi. Se anche voi volete iniziare immediatamente a realizzare dei corsi per la vostra azienda che aiutino a migliorare le conoscenze dei dipendenti e di conseguenza la loro produttività, non dovete far altro se non sfruttare la prova gratuita di 14 giorni di iSpring Suite. Oppure, se preferisci, puoi richiedere una demo con uno dei nostri specialisti. Sfruttando video, test e simulazioni, potete creare e attuare un piano formativo aziendale completo ed efficace in pochi click.