Progetto formativo: un esempio su come crearlo

Se si analizzano le migliori aziende del mondo, una delle caratteristiche in comune è la presenza di un progetto formativo. I collaboratori, oggigiorno, desiderano infatti sapere che l’azienda è interessata a dare loro opportunità di crescita e formazione all’interno di una società che dia loro obiettivi a lungo termine, tramite ad esempio un piano di formazione del personale. Ma come si fa un piano formativo aziendale?

Nel pensare a un esempio di progetto formativo aziendale, non è sufficiente immaginare un qualsiasi piano della formazione per le risorse umane, ma è necessario creare un piano formativo aziendale efficace e adatto alle necessità e al contesto della propria attività e che risulti attraente per i talenti di grande esperienza disponibili sul mercato.

In questo nostro articolo vi andremo quindi a spiegare nel dettaglio che cos’è un piano formativo aziendale, vedremo un esempio di piano formativo aziendale efficace, vedremo vari aspetti e modalità di somministrazione del piano di formazione, come gestire il materiale per la formazione di competenze, quali obiettivi prefissarsi e alla fine di questo articolo vedremo chi si deve occupare del piano formativo aziendale, ovvero chi all’interno o all’esterno della vostra azienda deve redigere tale percorso formativo, vedendo anche un utile strumento per eseguire tutti questi compiti: iSpring Suite.

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Cos’è il piano formativo aziendale?

Con il termine piano formativo aziendale si identifica un programma all’interno del quale sono raccolte una serie di attività, chiaramente in modalità materiale formativo, le quali aiutano il personale ad apprendere specifiche conoscenze o capacità che permettano loro di migliorare le prestazioni lavorative all’interno dell’attuale posizione di lavoro.

Ampliando la definizione, con il termine piano formativo aziendale si può parlare anche di sviluppo del dipendente: in questo caso, in modo più ampio, si parla di un percorso efficace che propone obiettivi di crescita del lavoratore sotto più di un aspetto e che lo porti a raggiungere un ruolo differente, come ad esempio una posizione lavorativa di maggiore importanza, tramite la quale possa dare un maggiore contributo alle organizzazioni.

Attuare un piano di formazione del personale internamente ha un doppio vantaggio. Prima di tutto, non ci si deve andare alla ricerca di nuovi dipendenti senior di talento quando quelli attuali lasceranno la vostra azienda, poiché avrete già lavoratori pronti a sostituirli e addestrati con un piano formativo aziendale.

Inoltre, diminuisce le possibilità che i dipendenti cambino lavoro e lascino la vostra azienda, visto che hanno sempre degli obiettivi da raggiungere e sanno di avere accesso a modalità di crescita tramite un piano formativo aziendale.

Ecco anche qualche esempio di progetto formativo aziendale:

Assunzione e orientamento

Il procedimento formativo che aiuta i nuovi dipendenti a familiarizzare con ogni aspetto della cultura e delle idee alla base della azienda, comprendere le proprie responsabilità e diventare un membro produttivo ed efficace del team in base alle esigenze della organizzazione.

Formazione sui prodotti

Il piano formativo aziendale che ha come obiettivi il fornire ai dipendenti tutte le informazioni su ogni articolo o servizio delle aziende. Il dipendente deve apprendere ogni aspetto dell’argomento per poter eseguire il proprio lavoro in modo ottimale ed efficace.

Formazione sulle vendite

Un tipo di piano di formazione aziendale mirato al reparto vendite: gli obiettivi sono insegnare le migliori e più efficaci pratiche e modalità di vendita, nuovi approcci commerciali e sviluppare le capacità di comunicazione.

Formazione sulle soft skill

Si tratta di un piano formativo aziendale adatto a tutti i dipendenti, che si occupa di migliorare capacità ad ampio spettro come il pensiero critico, le capacità di comunicazione delle proprie idee, la gestione del proprio tempo in modo efficace e il problem solving. Si tratta di un tipo di formazione efficace per ogni aspetto del lavoro.

Formazione per la leadership

Un tipo di piano formativo aziendale che aiuta i dipendenti ad apprendere nuove tecniche di gestione aziendale e di leadership, così come raffinare ogni aspetto delle capacità esistenti che permettono loro di guidare il proprio team e migliorare le prestazioni dei sottoposti.

I piani formativi aziendali possono assumere un diverso aspetto a seconda delle necessità. Ecco quale esempio di un piano formativo aziendale:

Lezioni dal vivo

Un piano formativo aziendale può includere delle lezioni in tempo reale, ovvero portare i dipendenti in un classe (reale o digitale) e permettere loro di ascoltare una persona esperta di insegnamento e degli argomenti trattati. I dipendenti possono comunicare con l’insegnante e tra di loro, in tempo reale, così da dare un feedback immediato, porre domande e risolvere dubbi riguardo al materiale formativo in modo efficace.

Mentoring/Coaching

I termini mentoring e coaching non sono equivalenti, ma in entrambi i casi si parla di un processo guidato di apprendimento, nel quale il dipendente è supervisionato singolarmente da un mentore che ha una specifica area di competenza e che condivide la propria conoscenza. Il coaching si pone come obiettivi l’apprendimento di abilità e conoscenze pratiche direttamente necessarie per la propria posizione, mentre il mentoring è un’attività di trasformazione con obiettivi legati allo sviluppo della persona a 360°; in entrambi i casi, tramite un piano formativo aziendale.

Apprendimento sul campo

I dipendenti possono apprendere capacità e conoscenze anche osservando ed eseguendo compiti lavorativi direttamente sul campo. Un nuovo lavoratore è di norma messo a fianco di un membro esperto del team. Si inizia osservando quanto fa un collega e poi si cerca di replicarne il lavoro in modo efficace: ripetendo questo procedimento si apprende cosa si deve fare sul quotidiano nel proprio nuovo lavoro.

E-learning

L’e-learning è un tipo di piano formativo aziendale efficace che avviene tramite un computer o un qualsiasi schermo, anche mobile. Si guardano dei video di formazione per apprendere nuove informazioni e capacità, poi si completano attività e azioni pratiche, come dei test o dei quiz, per verificare il grado di apprendimento delle competenze e raggiungimento degli obiettivi e verificare di avere le idee chiare sull’intero progetto di formazione.

Piano di formazione del personale: un esempio

Abbiamo quindi visto che esistono diverse categorie di piano formativo aziendale, con diversi obiettivi e che possono assumere varie forme e proporre una durata differente, ma prima di arrivare al risultato si deve capire come produrre un piano formativo aziendale efficace. Vediamo quindi un esempio con i passaggi per la redazione del piano formativo aziendale:

• Comprendere gli obiettivi del piano formativo aziendale.
• Creare la struttura del programma formativo.
• Sviluppare il contenuto del programma formativo.

Comprendere gli obiettivi del piano formativo aziendale

Prima ancora di capire come attuare un modello di piano formativo aziendale efficace, bisogna eseguire un’analisi dell’azienda, dei dipendenti e degli obiettivi che le persone devono raggiungere.

Se vi è l’intenzione di mettere in campo un piano di formazione aziendale, significa che si sta cercando di portare un cambiamento all’interno dell’ambiente di lavoro. Quello che si deve fare, quindi, è capire qual è il cambiamento da raggiungere tramite il piano formativo aziendale e cosa deve essere modificato nelle procedure aziendali per il raggiungimento degli obiettivi.

Iniziare a produrre un piano formativo aziendale senza avere ben chiaro qual è la necessità da soddisfare diminuisce le possibilità di successo e causa errori costosi. Ne lavorare sul processo di sviluppo delle competenze delle persone che compongono l’organizzazione aziendale richiede di tenere in considerazione molteplici fattori. Si deve chiedere il supporto di tutti, ancora prima di aver dato il via al processo di formazione e valutazione.

Si deve perciò iniziare con una serie di colloqui con i manager, i possibili partecipanti dei corsi e magari anche i clienti, se è possibile, per ottenere un feedback iniziale. Il processo di formazione sulle competenze necessarie per l’azienda deve infatti tenere in considerazione le effettive necessità di chi lavora.

Bisogna fin dall’inizio riuscire a rispondere a una serie di domande, come:

• In che modo la formazione aiuterà il dipendente?
• Quali sono i problemi dei clienti che la formazione aiuterà a risolvere?
• Come farà aumentare la generazione di prodotti/servizi?
• Cosa succederà se non c’è alcuna procedura di formazione?

Successivamente, si deve definire degli obiettivi specifici da raggiungere tramite il piano formativo aziendale. È importante in quanto permettono di avere sin da subito un’idea chiara del punto di arrivo e forniscono anche una linea guida per capire se il piano formativo aziendale sia stato un successo o se invece non si è riusciti a raggiungere il proprio scopo. Non si devono mai insegnare competenze sperando che daranno i propri frutti dopo un percorso di sviluppo.

Nel creare gli obiettivi del piano formativo aziendale si dovrebbe sempre definire delle variabili misurabili per avere la certezza che il processo di apprendimento stia dando risultati. Ad esempio, si possono fissare traguardi del tipo:

• Aumentare l’efficienza dei dipendenti di una specifica percentuale.
• Raggiungimento di un determinato grado di KPI (indicatore chiave di prestazione).
• Raggiungere certi livelli di sicurezza in ambito lavorativo, tramite procedure che diminuiscano gli incidenti.

Bisogna inoltre ricordare che cercare di produrre un piano e un modello formativo aziendale efficace che sia adatto a ogni singolo dipendente dell’azienda, indipendente dal ruolo, dai compiti e dalla posizione, è impossibile. Un piano di formazione delle competenze deve essere sfaccettato e adattarsi in ogni sua componente alle specifiche persone.

Oltre a definire obiettivi estremamente specifici, è necessario che il percorso formativo sia pensato per uno specifico gruppo di dipendenti, così da rispondere alle loro specifiche necessità e raggiungere obiettivi specifici.

Prima ancora di creare il percorso formativo, quindi, si deve avere accesso a certe informazioni:

• Il numero di partecipanti del piano formativo aziendale.
• Il ruolo dei lavoratori coinvolti nel piano formativo aziendale.
• Caratteristiche come l’età media, il livello di educazione, capacità d’utilizzo dei computer, posizione geografica.
• Presenza di dipendenti con disabilità.
• Precedenti esperienze di formazione e grado di familiarità con gli argomenti trattati.

Inoltre, è una buona idea parlare direttamente con chi seguirà il piano formativo aziendale e ottenere da tali dipendenti una serie di dati e feedback:

• Gli argomenti che pensano sarebbe utile apprendere per migliorare il proprio lavoro.
• Qualsiasi tipo di richiesta speciale sulla struttura del percorso formativo.
• Il grado di interesse al percorso formativo o se non desiderano prendervi parte.

Infine, si devono definire una serie di informazioni di natura più organizzativa, legate a ogni aspetto della gestione del piano formativo aziendale. Un processo di formazione e valutazione per le persone in azienda è sempre complesso da gestire e alle volte c’è il rischio che fallisca solo perché non è chiaro di chi è la responsabilità di certi elementi.

Si deve rispondere alle seguenti domande:

• Chi prende le decisioni sul piano formativo?
• Chi può fornire informazioni utili sul progetto di formazione e i suoi obiettivi?
• Ci sono preferenze nell’uso di certi strumenti o metodi di accesso e utilizzo del percorso formativo?
• Che tipo di corso formativo (solo testo, video, audio…) si deve produrre e in che formato deve essere presentato?
• Quali sono le scadenze del piano formativo aziendale?
• Qual è il budget del piano formativo aziendale?

Creare la struttura del programma formativo in azienda

Una volta che la fase di analisi iniziale è completata è necessario andare alla ricerca dei contenuti per il piano formativo aziendale che rispondono a ogni aspetto delle necessità dell’azienda, degli strumenti per condividere e distribuire i corsi che faranno parte del piano formativo aziendale e definire le metriche da usare per monitorare il corso del programma di formazione.

Ogni percorso di formazione che farà parte del piano formativo aziendale dovrebbe avere chiari obiettivi pratici che il lavoratore sa di dover raggiungere, per essere efficace. Per ogni percorso formativo si deve poter produrre una frase di questo tipo: “Quando lo studente ha completato questo programma, sarà in grado di…”, seguita dalla capacità che sarà appresa in futuro, come ad esempio “applicare formule Excel avanzate per l’analisi dati”, oppure “comunicare in modo più piacevole con i clienti” o “occuparsi della programmazione dei compiti quotidiani del personale”.

Ricordiamo però anche che dei piani di formazione per il personale efficaci sono di norma divisi in moduli o lezioni: si può quindi cercare di essere più specifici e definire dei sotto-obiettivi interni al percorso formativo aziendale, così che il dipendente sappia di star apprendendo qualcosa per tutta la durata del piano formativo aziendale.

Ad esempio, se si segue un corso formativo su Excel, la prima lezione può avere come obiettivi l’avvio e l’uso delle caselle, mentre la seconda lezione può essere dedicata alla formule base, arrivando infine all’uso di formule in modalità avanzata scritte dal dipendente.

Andando però oltre i contenuti specifici, è importante fare in modo che un piano formativo aziendale tenga da conto queste categorie:

Preparazione

La preparazione serve per spiegare ai dipendenti delle aziende il contesto e spiegare perché le risorse del piano formativo aziendale che andranno a utilizzare è rilevante. Inoltre, si indicano gli obiettivi da raggiungere e le aspettative sul piano formativo aziendale.

In questa fase è anche possibile risolvere i potenziali sentimenti negativi dei collaboratori verso il corso formativo. Questa fase ha lo scopo di scongiurare l’insorgere di noia, mancanza di attenzione e il conseguente fallimento del programma di formazione.

Presentazione

La presentazione è il momento nel quale si dà accesso alle risorse del piano formativo aziendale, cercando di farlo in modo interessante ed efficace. È buona cosa che il processo di formazione sia visivamente d’impatto, anche se la priorità è che sia chiaro e facile da utilizzare.

Per tutta la durata della fase di presentazione sarà necessario mostrare nuovi concetti, idee e termini, fornire esempi e magari considerare diversi stili di insegnamento per differenti sezioni del piano formativo aziendale.

Pratica

La pratica è la fase nella quale si mettono alla prova le capacità e le conoscenze apprese durante la presentazione del piano formativo. I collaboratori non devono essere passivi, ma devono mettersi in gioco con vari aspetti delle attività del contesto di apprendimento.

Si possono anche utilizzare strumenti di valutazione come quiz e test pratici per ottenere un feedback sul progetto. In questa fase si capisce quanto è stato appreso durante il piano formativo aziendale e si aiuta i lavoratori a organizzare le informazioni tramite mappe mentali, colmando lacune notate tramite i test, evitando di dover ripetere tutti i processi di formazione in futuro.

Prestazioni

Infine, vi è la fase delle prestazioni. Una volta finita la lezione e i test, si deve incoraggiare le persone delle aziende a utilizzare subito e in mondo regolare le conoscenze, le competenze e le capacità apprese, prima che vengano dimenticate.

L’apprendimento non termina mai, ovviamente, ma è bene che tutte le competenze si cementifichino all’interno della mente del lavoratore, altrimenti è solo tempo e soldi sprecati.

Sviluppare il contenuto e le attività del programma formativo

Un piano formativo aziendale deve infine essere creato. Una volta che si dispone di una struttura generica sulla quale basarsi, si deve realizzare l’effettivo contenuto che sarà utilizzato dai lavoratori, ovvero le risorse e le attività di apprendimento dei processi formativi.

Per fare in modo che il programma sia di efficace e sia in grado di raggiungere i propri obiettivi, è buona cosa che il piano formativo aziendale includa diversi tipi di corsi e attività dedicati alle varie competenze pratiche o teoriche che devono essere apprese.

Inoltre, bisogna ricordare che ogni percorso di apprendimento al proprio interno è diviso in moduli (o lezioni, se preferite) e ognuna di queste dovrebbe avere una struttura simile:

• Dare un’anteprima dei contenuti
• Fornire i dettagli sull’argomento trattato
• Aggiungere esempi concreti
• Fare un riassunto delle competenze imparate

Cercare di creare un modulo definendo la durata di ogni sezione, prima ancora di iniziare a inserire il materiale formativo, è tra le azioni consigliate. Scegliere una durata da raggiungere diminuisce i rischi di spendere più tempo del necessario su qualche elemento secondario che rallenta i piani di apprendimento e confonde le persone della azienda. Tenete sempre in considerazione che lo scopo è insegnare con successo, ma anche con efficienza.

La creazione dei contenuti – una volta che si dispone di una struttura, di una durata e si ha capito per chi si sta creando il piano formativo – è solo questione di tecnica e conoscenze sull’argomento: se ne deve occupare qualcuno che ha le competenze per parlare del tema scelto.

Ciò che a questo punto si deve veramente decidere è in che modo creare i contenuti, ovvero quali strumenti utilizzare. L’importante è scegliere un software semplice e che disponga di tante opzioni e che permetta di fare tutto senza doversi appoggiare ad altri strumenti.

iSpring Suite è una buona scelta: parliamo di un tool autoriale efficace che si integra direttamente con PowerPoint e permette di creare un corso di apprendimento da zero o a partire da una presentazione PPT, da un Word o da un PDF in pochi click.

iSpring Suite è compatibile con molti LMS e può essere provato a costo zero già ora, grazie alla prova gratuita di 14 giorni o scoprire tutte le funzionalità durante una demo introduttiva durante la quale potrete vedere un facsimile di un piano di formazione aziendale. Potete anche usufruire del supporto di un team di esperti che 24/7 rimarranno a disposizione delle vostre risorse umane.

Con iSpring Suite è possibile registrare video tramite la videocamera o registrare lo schermo del proprio computer per mostrare, ad esempio, dei programmi e come utilizzarli. Sfruttando un programma di editing interno è possibile tagliare e unire i video, oltre a inserire transizioni, musica ed elementi grafici e testuali, sulla base delle esigenze della azienda.

Con gli strumenti di iSpring si possono anche creare simulazioni interattive basate su molteplici scenari, all’interno delle quali il lavoratore può mettere alla prova le proprie conoscenze e competenze per verificare il raggiungimento degli obiettivi e ottenere una valutazione finale dei processi di apprendimento, ad esempio tramite simulazioni di dialogo o simulazioni di compiti pratici (con funzioni di trascina e rilascia).

La versione iSpring Suite Max include anche una Libreria di contenuti pronti all’uso, ovvero oltre 2.300 modelli di diapositive per creare la struttura del corso formativo in pochi click, aggiungendo solo immagini e testi. Ci sono oltre 89.000 foto di personaggi – di professione, età, posa e provenienza differente, 2.500 location e 3.600 icone e oggetti da inserire nelle diapositive, così da creare ogni volta il giusto contesto e aiutare a rendere più professionale ed efficace i piani di formazione.

Infine, è possibile lavorare ai corsi tramite iSpring Cloud, dove è possibile invitare il tuo team a revisionare il corso formativo: basta inviare un link per accedere e ricevere un feedback dai collaboratori.

I corsi creati con iSpring Suite possono essere caricati in oltre 150 LMS popolari e possono essere utilizzati tramite PC (Mac, Windows, Linux), smartphone e tablet (iOS e Android), per garantire l’accesso immediato in ogni momento e raggiungere il dipendente ovunque si trovi.

Software per effettuare un progetto formativo aziendale rapidamente e facilmente

Abbiamo quindi visto che per le vostre strategie di formazione usare iSpring Suite è un’ottima scelta. Questo strumento per generare percorsi di formazione per la vostra organizzazione ha tante funzioni che rendono la produzione di risorse e attività formative molto efficiente.

Anche se non siete esperti creatori di un piano di formazione aziendale, non dovete temere perché iSpring Suite viene in vostro soccorso. Prima di tutto la sua interfaccia è molto semplice da utilizzare, visto che si costruisce attorno allo stile dei pacchetti di Microsoft. Fin dal primo utilizzo vi sembrerà già di conoscere questo insieme di strumenti di formazione.

Inoltre, potete velocizzare la produzione di contenuti di apprendimento delle competenze usando l’innovativo iSpring IA (disponibile nella versione iSpring Suite Max). Con l’intelligenza artificiale di questo software è possibile scrivere e modificare testi, farsi dare suggerimenti per creare nuovi corsi e anche creare domande dei quiz adatte al piano di formazione aziendale che avete creato. In breve, gli strumenti di iSpring IA rendono più rapido e facile creare contenuti di apprendimento e un processo di valutazione per le persone della azienda.

Potete vedere queste funzioni con la prova gratuita da 14 giorni, oppure prenotando una demo dal vivo da 30 minuti con gli esperti di iSpring.

Pensieri finali

In questo articolo abbiamo quindi compreso cos’è un piano formativo aziendale, la sua definizione, qual è l’approccio da mantenere durante la creazione dei percorsi formativi, come attuare un piano formativo delle competenze e perché iSpring Suite è un ottimo strumento per il raggiungimento degli obiettivi dei lavoratori e collaboratori.

Se anche voi volete iniziare immediatamente a realizzare dei corsi per la vostra azienda che aiutino a migliorare le conoscenze dei dipendenti e di conseguenza la loro produttività, non dovete far altro se non sfruttare usare appieno le risorse di iSpring per lo sviluppo di percorsi per fare upskilling e reskilling di successo.

Sfruttando video, test e simulazioni, potete creare e attuare un progetto formativo aziendale completo per le vostre organizzazioni ed efficace in pochi click.