Gestione del personale aziendale: come gestirla al meglio
11 Ottobre 2023
13 minuti 
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La gestione del personale è un valore da coltivare attentamente in azienda. Solo qualche anno fa l’ufficio HR (risorse umane) si occupava principalmente dell’ambito amministrativo. Oggi nella gestione del personale le mansioni sono maggiori e sempre più complesse. Infatti, come gestire il personale di un’azienda diventa uno degli aspetti focali di tutta l’organizzazione.
Sia il business che il tessuto micro-sociale in ogni singola azienda ruotano intorno al capitale umano e alle sue competenze sul lavoro / ruoli.
Questo richiede maggiori competenze e strategie per poter approntare la gestione del personale in modo completo ed efficiente. La gestione del personale lavoro è ricca di prestazioni e competenze multidisciplinari e inficia sui risultati aziendali e sulla gestione. Oggi si parla di Wellness aziendale e questo aspetto, sommato alle altre competenze, rientra sempre nella sfera d’azione delle HR (human resources) e della gestione personale aziendale.
Vediamo insieme nel dettaglio la gestione del personale cosa fa e nuove tecniche adottabili in vari settori delle risorse umane e nell’ambiente di lavoro.
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Gestione del personale e del lavoro: che cos’è oggi
Andiamo a definire cosa sia oggi la gestione del personale, risorse umane e come gestire e organizzare il personale e l’ambiente di lavoro. Partiamo dal presupposto che l’ufficio risorse umane si pone come mediatore tra il datore di lavoro, il management e il personale. Supporta gli interessi di tutti.
Non a caso spesso nelle aziende medio grandi si parla di rappresentanza sindacale per la gestione del personale stesso. Chi si occupa di HR (risorse umane) oggi è un professionista multitasking e riveste più ruoli nel lavoro della gestione del personale: sa andare oltre i numeri e si occupa dei lavoratori sotto vari aspetti.
L’addetto al personale aziendale deve necessariamente basarsi sui numeri per poter far funzionare il bilancio, il lavoro, la gestione e il business plan aziendale. Questo è utile per la gestione del personale da un punto di vista economico. Infatti, il costo del personale è una delle voci più impattanti dell’azienda. Detto questo, le capacità analitiche per chi lavora nelle HR (risorse umane) devono necessitamene essere affiancate da una cultura umanistica, per gestire al meglio il capitale umano.
Inoltre, a fronte dei continui cambiamenti legislativi italiani, ma anche comportamentali sociali e competenze, lavorare nell’ufficio risorse umane richiede un costante aggiornamento su come imparare a gestire il personale.
Gestione del personale: mansioni e quali sono le tecniche
Come gestire il personale in un contesto dinamico e ricco di competitività come quello odierno, dove sono richieste numerose competenze in ambito delle risorse umane? I compiti attribuiti alla gestione del personale sono variegati.
Volendoli analizzare potremmo affermare che le maggiori macro aree di competenze, su come gestire il personale dipendente siano le seguenti:
- Selezione e gestione del talent management;
- Onboarding nell’ambito del lavoro;
- Formazione del dipendente e team building;
- Valutazione della situazione/ ruoli / risultati delle prestazioni e sviluppo nella gestione delle risorse umane;
- Amministrazione del dipendente e gestione del personale;
- Digitalizzazione dei processi anche nel settore gestione del personale delle risorse umane.
Andiamo quindi ad analizzare queste mansioni della gestione del personale e le nuove tecniche a esse applicate, per capire le attività specifiche svolte dalle risorse umane.
Selezione
La selezione nella gestione delle risorse umane, secondo gli schemi classici del lavoro, avveniva con l’analisi dei CV e la conseguente scelta dei profili più consoni. In seguito, veniva organizzato un colloquio conoscitivo con i candidati. Ristretta poi la scelta a una rosa di persone, si predisponeva un secondo colloquio dove si approfondivano aspetti come quello economico e organizzativo, legato alle prestazioni richieste.
Oggi, al fianco del procedimento classico, nascono nuove tecniche procedurali di selezione che hanno decretato un miglioramento delle strategie. Ecco le più conosciute e usate.
1. Analisi Hard skill e Soft skill
Fra le strategie la più usata è l’analisi delle competenze tecniche attraverso test specifici su piattaforme, per avere una prima analisi di hard skill (competenze tecniche). Verificate le reali competenze tecniche, soprattutto laddove ci sia bisogno, si passa alla valutazione delle soft skill come il problem solving sui vari compiti, la capacità relazionale con i vari ruoli, la comunicazione o la predisposizione al lavoro di team, la collaborazione con il management. Questi sono i nuovi target nella gestione delle risorse umane.
Sempre più l’analisi delle soft skill del capitale umano diventa elemento fondamentale nella scelta del candidato e del futuro dipendente per risorse umane. Una buona fetta della formazione oggi viene rivolta a questi aspetti. L’utilizzo di piattaforme come iSpring Learn permettono di lavorare sullo sviluppo e gestione nel dipendente di queste capacità.
2. L’intelligenza emotiva
Si utilizza sempre di più l’analisi attraverso intelligenza emotiva: lo specialista HR (risorse umane) diventa un po’ psicologo, valutando gli aspetti empatici, emotivi e legati alla consapevolezza della persona che ha di fronte.
3. Utilizzo di Assessment center
Rifacendosi alle nuove tecnologie inerenti all’ambito del lavoro e delle risorse umane, il processo di selezione può avvalersi dell’utilizzo di Assesment center a livello virtuale. Ci sono piattaforme in cui vengono proposte delle simulazioni del lavoro, che possano analizzare più a livello pratico le capacità del candidato sul lavoro stesso.
4. Ricorrere agli algoritmi dell’AI
L’arrivo della AI ne permette la sua applicazione anche in contesti di attività di selezione. Si fa uso di algoritmi al fine di raccogliere dati sui candidati (analizzando anche i loro comportamenti su social se necessario, oltre che le competenze per i vari ruoli).
5. Analisi del Linguaggio Naturale
Fra le altre risorse con AI c’è l’Analisi del Linguaggio Naturale. In questa ultima attività, l’applicazione di algoritmi permette d’identificare atteggiamenti e tratti della personalità del candidato/dipendente, estrapolandoli dalle sue risposte.
Onboarding
Nella fase di onboarding si ha l’integrazione del candidato nell’organizzazione aziendale e le sue risorse. L’obiettivo è che questa sia il più semplice e naturale possibile. Sarà quindi compito dell’ufficio risorse umane organizzare delle formazioni affinché il neoassunto possa:
- Capire il modus operandi aziendale e la mission;
- Avere conoscenze tecniche sul suo lavoro;
- Potersi integrare al meglio nel lavoro, nella cultura umana e nel team di colleghi;
- Possa applicare una buona gestione, seguendo la policy aziendale con i suoi colleghi, il management, i fornitori e i clienti.
Formazione e digitalizzazione
In un contesto sociale ed economico del mondo del lavoro, che varia velocemente, formare il proprio capitale umano diventa una necessità per rimanere competitivi nell’attività svolta. L’ufficio HR è preposto nel gestire con costanza e coerenza questo aspetto della gestione del personale, valutando anche un’ottimizzazione dei risultati sul lavoro / ruoli e costi.
La formazione del dipendente diventa sempre più digitale e ben s’interseca con il processo di digitalizzazione non solo degli hard skill (competenze tecniche). Infatti, oggi s’implementano le competenze relazionali nella gestione del personale (soft skill), che sono un patrimonio aziendale. Si pensi solo a quanto possa essere utile la capacità di problem solving verso i vari compiti in ogni dipendente. La formazione viene sua volta digitalizzata, diventando un archivio prezioso a cui si può fruire sempre. Tutto ciò va a favore sia dell’azienda che del dipendente, per avere maggiore flessibilità e più materiale a disposizione.
Valutazione della situazione / risultati e sviluppo
La valutazione delle situazioni di gestione del personale e dei risultati sul lavoro è un’azione di primaria importanza svolta del settore delle HR. Infatti, focalizzandosi sul gestire il personale, si potrà fare il punto sui seguenti aspetti:
- Efficienza dei lavoratori
- Potenzialità
- Competenze verso i compiti assegnati ai singoli lavoratori
Partendo dai dati che si ottengono è possibile strutturare una strategia di miglioramento.
Esistono tre attività molto diffuse per queste analisi che sono:
1. Annual review
Questa è una delle attività più diffuse in Italia per la gestione del personale. Ogni responsabile valuta il dipendente sul raggiungimento degli obiettivi e KPI, hard skill e soft skill e lavoro in team. È il più usato perché si adatta a ogni tipologia aziendale: dalle PMI alle imprese multinazionali. I risultati sono chiari ed esaustivi, con un dispiego di energie e tempo relativamente contenuto.
Nel tempo questa attività è cambiata perché non si valuta più solo il raggiungimento degli obiettivi del lavoro e hard skill, ma una buona fetta è data anche dall’analisi delle soft skill.
2. Continuous Feedback
Questa metodologia ha preso molto piede soprattutto negli ultimi anni. Il dipendente è soggetto a una valutazione numerica da 1 a 10. La valutazione viene fatta con frequenza costante. Il feedback non arriva da una sola persona, ma da più soggetti. Solitamente vengono usate delle app preposte per raccogliere i risultati delle varie attività di lavoro.
Per quanto sia stata diffusa nella gestione del personale, è una tecnica che non sarà facilmente applicabile con la nuova strutturazione del mercato lavorativo, dove lo smart working la rende inefficiente.
3. Metodo 360
Come dice il nome stesso di questa attività, la valutazione avviene a 360° nell’organizzazione. Questo vuol dire non solo dal management, ma da colleghi e collaboratori a contatto con la persona.
La valutazione può avvenire tramite una scala numerica o dei testi sul suo lavoro.
I risultati sono solitamente elaborati in report, per cui il manager alla fine avrà uno schema. Questa attività viene solitamente applicata alle figure manageriali e dirigenziali, meno spesso al personale sia esso specializzato o generico.
Oltre a queste metodologie nella gestione delle risorse umane, ci sono tecniche applicate da ogni società in base alle loro esigenze e attività. Possono essere procedure ibride fra i vari modelli presentati. Sta di fatto che la valutazione del singolo dipendente oggigiorno è sempre più un momento di riflessione importante per capire come sta andando l’azienda dal punto di vista del personale.
L’amministrazione del personale
Questa funzione resta una delle più classiche legata alle attività dell’ufficio di risorse umane e comprende vari aspetti:
- Gestione delle assunzioni, licenziamenti e pensionamenti;
- Gestione delle buste paga;
- Gestione dell’aspetto contributivo e previdenziale del dipendente;
- Analisi dei costi e ottimizzazione per quanto riguarda il personale.
Gli aspetti sono quindi numerosi e di conseguenza lo sono le competenze e le risorse richieste alle persone che lavorano nel settore della gestione delle risorse umane. Abbiamo volutamente tralasciato l’ultimo punto della digitalizzazione per analizzarlo con calma, in quanto è un aspetto molto attuale e in divenire per le HR.
Come gestire il personale con iSpring Learn
Oggi giorno è sempre più diffusa l’attività di digitalizzazione aziendale. Questo processo implica uno sviluppo e una ottimizzazione dei processi per quello che concerne sia l’aspetto lavorativo tecnico del dipendente, sia l’aspetto della formazione e sviluppo del dipendente. Siccome il processo di digitalizzazione aziendale va a toccare vari settori, analizziamolo sotto il punto di vista delle HR.
A cosa serve quindi la digitalizzazione?
La digitalizzazione nelle HR serve soprattutto in fase di formazione e sviluppo del dipendente. La formazione è un obiettivo da perseguire per una corretta gestione del personale e per l’onboarding.
Con la formazione si riesce ad andare a implementare molte risorse: sia gli hard skill che i soft skill. Entrambi vanno a influire sul benessere e sulla profittabilità dell’azienda stessa.
La digitalizzazione nella formazione
Digitalizzare la formazione non richiede più grosse capacità di programmazione, costi elevati e lunghi processi. Esistono delle piattaforme, come iSpring Learn, che permettono di gestire il tutto in modo semplice.
Infatti, iSpring Learn è una piattaforma che consente di creare corsi ad hoc e gestirli in ogni fase del processo aziendale: dall’onboarding all’aggiornamento per il dipendente.
I casi di applicazione sono già numerosi sul mercato e verificabili in differenti settori. Si passa da società di software a compagnie aeree, a banche, a scuole, a multinazionali che hanno la necessità di digitalizzare i contenuti formativi.
È possibile testare iSpring Learn con una prova gratuita di 30 giorni e imparare a usarlo guidati da un esperto durante una demo. iSpring Learn rappresenta una comodità e un vantaggio competitivo per l’azienda. Infatti, non si paga l’abbonamento, ma si ha la possibilità di vedere il funzionamento e valutare se faccia al caso proprio.
La digitalizzazione della formazione permette dei notevoli vantaggi quali:
- Il fatto che il personale possa usufruirne da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento;
- I risultati e i progressi siano verificabili in tutti i ruoli;
- Si ha un archivio di formazione aziendale;
- L’azienda ha una sua formazione, declinata secondo le sue specifiche esigenze;
- La formazione è aggiornabile con una programmazione semplice o si possono aggiungere elementi in qualsiasi momento;
- La formazione non è più solo passiva, ma diventa attiva con quiz ed elementi di gamification;
- Attraverso del materiale multimediale è variegata e interessante;
- La formazione diventa anche possibilità di simulazione virtuale in un ambiente protetto dove fare i primi passi;
- Risulta utile a formare anche le nuove risorse sul mercato uscite da poco dagli studi.
La facilità di iSpring Learn
iSpring Learn ha dei tool di facile programmazione che lo rendono intuibile nel suo utilizzo per il dipendente e l’ufficio HR. Infatti, si possono creare dei corsi partendo dai modelli prestabiliti, senza avere una particolare conoscenza. Si possono creare dei contenuti partendo da formati di file diffusi quali PowerPoint e PDF. Si può rendere il tutto più dinamico con l’aggiunta d’immagini e video.
Le principali attività interattive utilizzate sono:
- L’aggiunta dei quiz, che permettono di avere attività pratiche e riscontri per l’azienda sui progressi del dipendente in tutti ruoli che ricopra.
- Applicazione delle pratiche di gamification, oggigiorno sempre più utilizzate. Tramite questa metodologia il corso aziendale diventa un momento ludico in cui, con dei precisi punteggi e bonus (come nei giochi e videogiochi) si riesce ad apprendere divertendosi. La memorizzazione è più facile, richiamandoci alla teoria di apprendimento del learning by doing.
L’ufficio del personale a sua volta non avrà bisogno di ruoli esperti come il programmatore. Essendo molto intuitivo da utilizzare, iSpring Learn può essere gestito dalle risorse interne.
La gestione del personale ai nostri giorni
Al giorno d’oggi, il settore della gestione del personale è particolarmente dinamico e richiede conoscenze sempre maggiori per chi lavora nelle risorse umane. Fortunatamente esistono degli strumenti che permettono di raggiungere degli ottimi risultati nella gestione del personale e del singolo dipendente, come iSpring Learn. Puoi richiedere una demo per scoprire le funzionalità di questa piattaforma, oppure iniziare subito un periodo di prova gratuito di 30 giorni. Questo strumento permette di ottimizzare i costi raggiungendo dei grandi risultati. La gestione del personale è in continuo sviluppo e le nuove tecnologie sono sempre più importanti per ottimizzare i processi.
