Analisi dei bisogni formativi: quando la formazione è davvero necessaria?

L’analisi dei bisogni formativi è un’attività necessaria giusta per stabilire con certezza se un problema che è stato identificato nella tua azienda può essere risolto attraverso la formazione. Prima che qualcuno si affretti alla progettazione dei materiali didattici e a fissare l’orario del corso, l’analisi dei fabbisogni formativi è il primo tra gli strumenti da usare per capire quali sono le effettive carenze e come risolverle.

In questo articolo illustreremo le fasi dell’analisi dei bisogni e alcuni esempi di analisi dei bisogni di formazione. Lo scopo di un’analisi dei bisogni educativi e formativi, infatti, è quello di effettuare attività di formazione mirate per risolvere i problemi che possono derivare da carenze formative e al tempo stesso lo spreco indiscriminato di risorse.

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Cosa sono i bisogni formativi

Per illustrare con chiarezza l’argomento, è necessario prima di tutto sapere cosa sono i bisogni formativi. Tutte le esigenze di formazione individuate in un’organizzazione implicano che lo stato attuale delle prestazioni è al di sotto del risultato auspicato. Per definizione, questa discrepanza tra la performance effettiva e quella desiderata viene chiamata bisogno.

Una valutazione dei fabbisogni formativi è pertanto un processo in grado di stabilire se nell’organizzazione ci sia un bisogno reale che può essere risolto con un intervento di formazione. L’analisi dei bisogni si concentra inoltre sul tentativo di capire le ragioni alla base del problema e sui modi di superare il divario tra ciò che è e ciò che dovrebbe essere.

In senso generale, un’analisi dei bisogni dovrebbe includere quindi la rilevazione dei bisogni formativi, la loro valutazione (per la quale possono essere utili alcuni esempi di indicatori di efficacia), le conclusioni e dei piani di azione per il futuro.

Il processo di sviluppo di un piano formativo richiede sempre notevoli risorse, perciò gli obiettivi della valutazione dei bisogni sono di offrire una valutazione credibile del fatto che tali investimenti porteranno dei risultati, assicurandosi che la formazione risponda effettivamente alle esigenze, attraverso l’osservazione e la rilevazione dei dati.

In genere, una valutazione dei bisogni delle risorse umane può includere i seguenti passaggi:

• Analizzare la situazione attuale;
• Identificare gli obiettivi aziendali;
• Comprendere l’origine del problema;
• Stabilire cosa devono fare i dipendenti per raggiungere gli obiettivi;
• Scoprire perché non lo stanno facendo.

Importante: prima di procedere, facciamo un po’ di chiarezza sull’uso delle parole. Oggi sarebbe più corretto dire “valutazione dei bisogni” omettendo la parola “formativi”. Questo modo di esprimere il concetto è meno vincolato alla formazione in senso stretto, quindi comprende esplicitamente anche i casi in cui la soluzione non è organizzare un corso. Inoltre si ricollega all’idea più ampia di bisogni sociali dei dipendenti.

Proseguendo ora nella lettura di questo articolo, potrai vedere in dettaglio ogni passaggio, dalla pre analisi dei bisogni alle modalità di rilevazione e valutazione, fino alla definizione degli obiettivi formativi e alla loro implementazione pratica.

Analisi dei fabbisogni formativi: esempi

Per capire meglio di cosa stiamo parlando, vediamo alcuni esempi di quando e come costruire un’analisi dei fabbisogni formativi di un’organizzazione.

Una tipica situazione che richiede la conoscenza dei bisogni dei dipendenti è costituita dall’onboarding dei nuovi assunti. Supponiamo che un’azienda che opera nel settore turistico abbia un picco di attività in determinati mesi dell’anno e che ciò richieda l’inserimento di addetti all’assistenza clienti temporanei. Naturalmente è necessario fare in modo che gli operatori siano in grado di fornire un servizio di qualità in tempi brevi. Ecco quindi il contesto e l’obiettivo della nostra analisi; per definire l’intervento formativo verranno coinvolti il responsabile e i supervisori del servizio.

Il problema dei fabbisogni formativi può essere posto da cambiamenti della strategia commerciale, in presenza della necessità di un riposizionamento sul mercato che richiede nuove conoscenze o di innovazioni e ampliamenti che possono comportare modifiche ai ruoli aziendali.

All’interno delle organizzazioni si possono creare situazioni di attrito tra reparti o uffici che non comunicano tra loro. Queste situazioni, se non affrontate, riducono notevolmente la performance e la capacità di conseguimento degli obiettivi. Alcuni esempi di rilevazione potrebbero essere i focus group con gli interessati o l’osservazione diretta dell’attività da parte di un consulente, in grado di suggerire modifiche ai processi per migliorare l’integrazione delle funzioni.

Fasi di analisi dei bisogni educativi e formativi

Fase 1: analizzare il contesto

Pensiamo all’esempio di un paziente che si reca dal medico, dicendo di avere un forte mal di testa e chiedendogli una medicina molto potente. Un buon medico non dovrebbe semplicemente basarsi su quanto dice il paziente, ma visitarlo e prescrivere degli esami.

Allo stesso modo, prima di prescrivere e organizzare un corso di formazione, si deve prendere in esame l’analisi dei bisogni formativi, ascoltando le risorse umane coinvolte per poter procedere all’individuazione delle reali caratteristiche dei contesti lavorativi. I professionisti nel campo della consulenza gestionale devono saper ascoltare e analizzare la situazione dei clienti proprio come il medico del nostro esempio farebbe con il paziente.

In questo primo step, il punto di partenza è la raccolta del maggior numero possibile di dati e informazioni. Questo può essere fatto con sondaggi quantitativi tra i dipendenti, interviste qualitative o un approccio misto questionario-intervista (spesso preferibile). In alcuni casi, può essere molto efficace constatare direttamente la situazione sul campo: ad esempio, se ti viene detto che il servizio clienti non fornisce risposte cortesi al telefono, puoi fingerti un cliente e verificarlo in prima persona.

Le domande chiave in questa fase sono:

• Cosa sta succedendo attualmente?
• Quali sono le performance dei dipendenti?
• Quali risultati stanno effettivamente ottenendo?

Fase 2: identificare gli obiettivi

Nessuno nega che la formazione dei dipendenti di per sé abbia dei vantaggi; tuttavia essa deve essere in linea con specifici obiettivi aziendali e, cosa altrettanto importante, deve essere davvero la soluzione di cui hai bisogno. Solo in questo caso potrà dimostrarsi realmente efficace per il soddisfacimento della prospettiva di sviluppo organizzativo dell’azienda.

In questa fase del ciclo di progettazione dell’intervento formativo, è necessario parlare con i potenziali partecipanti al corso e con tutti gli individui interessati al successo della formazione, oltre a definire gli obiettivi della performance.

Le domande chiave in questa fase sono:

• Che cosa dovrebbe succedere invece?
• Quali performance l’azienda richiede alle proprie risorse umane? E i clienti quali esigenze hanno?
• Quanto è grande il divario tra la situazione attuale e il risultato auspicato? È possibile misurare questo divario? In che modo?

Fase 3: identificare una causa principale

A questo punto è utile chiedersi perché i membri del team non fanno ciò che ci si aspetta da loro o non operano a un livello qualitativo adeguato. In fondo, è facile pensare che la formazione sia la risposta a tutte le problematiche. D’altra parte, ci sono molte questioni che possono invece essere risolte più facilmente e in modo più efficiente per mezzo di modifiche agli attuali processi, a seconda del settore in cui si opera.

Supponiamo ad esempio che un manager ritenga che i report settimanali che il suo team gli prepara per presentarli ai dirigenti aziendali non siano ben fatti e che inoltre si perda troppo tempo nella loro redazione. A questo punto, l’idea di un corso di formazione per imparare i metodi per scrivere report migliori potrebbe apparire perfettamente sensata e allettante.

In questa fase, però, è molto facile cadere nell’errore di rimanere aggrappati alla propria ipotesi iniziale. Infatti, sotto il profilo gestionale, le cose non sono sempre così scontate come sembrano e la presunta causa del deficit riscontrato nella performance del team potrebbe rivelarsi semplicemente un sintomo.

Nel nostro esempio, un’ulteriore indagine potrebbe far scoprire che la frequenza settimanale dei report non sia un’esigenza dei dirigenti, che invece trarrebbero maggiore vantaggio da resoconti mensili con dati più significativi. Quindi la soluzione ottimale non è la formazione del team, ma una semplice modifica del processo.

Le domande chiave in questa fase sono: 

• Qual è la causa alla base della situazione attuale?
• Perché c’è un divario tra le prestazioni effettive e quelle auspicate? Quale ne è la causa principale? Gli individui interessati concordano su tale causa?
• Il divario è causato da un deficit di conoscenze, competenze, esperienza o comportamenti?
• In che misura il divario che determina i bisogni formativi è causato dall’ambiente, da un processo o da un semplice fattore tecnico (come ad esempio l’interfaccia utente poco intuitiva di un sistema)?

Fase 4: valutare le soluzioni

Una volta che sono state raggiunte una chiara visione degli obiettivi e l’identificazione del motivo per cui le performance del team non sono in linea con le aspettative, lo step successivo è pensare a un modo possibile per colmare il divario che è stato individuato sulla base dei dati e delle informazioni raccolte.

Di nuovo, non si deve commettere l’errore di usare la formazione come una panacea per tutti i problemi. Lo sviluppo della formazione professionale potrebbe essere una soluzione efficace ma costosa in termini di denaro e tempo. In questa fase, il tuo compito è verificare che la formazione sia in assoluto l’opzione migliore e individuare eventuali altre aree di intervento.

Durante tutto il processo di analisi dei bisogni formativi è fondamentale restare aperti a qualsiasi indizio che ci possano essere altri modi per raggiungere lo stesso risultato. Ecco alcuni esempi:

• Operare dei cambiamenti nella routine di lavoro;
• Modificare o eliminare alcune procedure esistenti;
• Miglioramento di attrezzature o software;
• Svolgere il coaching sul lavoro al posto di un corso di formazione;
• Fornire ai dipendenti guide pratiche, manuali, istruzioni di lavoro scritte, ecc. 

Cathy Moore, una instructional designer nota in tutto il mondo, ha creato un diagramma di flusso che può aiutarti a determinare se la formazione è effettivamente la migliore soluzione per i tuoi obiettivi di performance organizzativa.

In questa fase, è consigliabile approfondire ulteriormente le caratteristiche della progettazione della formazione.

Inoltre, non dimenticare anche che esiste anche la possibilità di non fare niente. Quali saranno le conseguenze se non effettui la formazione e non cambi nulla? La risposta a questa domanda ti sarà utile per comprendere la reale importanza della questione. In una centrale nucleare, i bisogni formativi in materia di sicurezza sul lavoro sono una priorità, mentre per i dipendenti di un’azienda commerciale hanno senz’altro un peso molto minore. In altre parole, non tutti i bisogni formativi hanno lo stesso impatto.

Le domande chiave in questa fase sono:

• La formazione è il modo migliore per risolvere il divario della performance?
• Ci sono altri modi per raggiungere gli stessi obiettivi? Quali sono?
• Cosa succede se non si fa nulla?

Strumenti per l’analisi dei bisogni formativi in azienda

Quali sono le migliori metodologie e strumenti per implementare la tua scheda di analisi dei bisogni formativi? La risposta sta tutta nella sigla LMS, che sta per Learning Management System.

In sostanza, un LMS è un software specializzato, progettato per la gestione completa dei fabbisogni formativi delle organizzazioni, grazie a una serie di specifiche funzionalità. L’uso di un LMS come iSpring Learn consente innanzitutto di gestire la formazione aziendale già a livello di onboarding delle risorse umane, per valutare l’esperienza e le competenze dei nuovi assunti, con una notevole riduzione dei costi generali di selezione e assunzione del personale.

A questo scopo, ad esempio, è possibile ricorrere all’impiego di strumenti di autovalutazione delle competenze e a un’ampia gamma di materiale per rilevare i fabbisogni formativi.

Un LMS rende possibile il conseguimento di un’elevata qualità della formazione, in grado di fornire ai tuoi team le competenze e conoscenze necessarie per il successo dell’azienda.

Oltre a facilitare al massimo il lavoro di creazione dei contenuti dei corsi di formazione, iSpring Learn consente di valutare con precisione i risultati della formazione, monitorando il processo di apprendimento e permettendo di apportare modifiche per massimizzarne l’efficacia, sulla base delle reali necessità dei partecipanti al corso.

L’elevato livello di automazione dei processi e delle attività riduce al minimo l’impegno per la somministrazione dei corsi e per le verifiche, che è possibile svolgere online grazie alle funzionalità della piattaforma.

Un altro aspetto dell’efficacia dell’uso di iSpring Learn è la possibilità di coinvolgere attivamente tutte le parti interessate. Da un lato, i responsabili dei vari team possono collaborare alla valutazione dell’andamento della formazione all’interno della piattaforma. Dall’altro, i partecipanti ai corsi hanno a disposizione una serie completa di opportunità di interazione e di feedback nei confronti dei formatori, che introducono una vera innovazione sociale nel settore dell’apprendimento.

Un LMS è lo strumento ideale per implementare il progetto del tuo piano della formazione. Il coinvolgimento di tutti gli individui interessati nella soddisfazione dei fabbisogni formativi enfatizza l’attenzione per le risorse umane del tuo brand, facilitando la selezione e la retention dei migliori talenti sul mercato.

I vantaggi dell’utilizzo di un LMS sono molteplici e interessano praticamente tutte le dimensioni della performance di qualsiasi organizzazione. Il modo più semplice per toccare con mano ciò che un LMS può fare per te, è richiedere una demo senza impegno e inizia la prova gratuita di 30 giorni di iSpring Learn.

Ora tocca a te

Una volta effettuata l’analisi dei bisogni formativi in azienda, non serve la sfera di cristallo per sapere se la formazione raggiungerà lo scopo del bisogno individuato. Ora che sai come fare l’analisi, sulla base dei dati ottenuti per mezzo degli strumenti per l’analisi dei bisogni, potrai decidere se sviluppare un programma per rispondere al bisogno formativo in linea con le esigenze della tua azienda e dei dipendenti oppure rimodulare i processi attuali e apportare modifiche al contesto di lavoro.

L’analisi dei bisogni formativi è la base della creazione di un piano della formazione in grado di rispondere al bisogno formativo nel tempo della tua intera organizzazione. Per rivoluzionare il tuo approccio alla formazione e alla performance, iSpring Learn mette a disposizione i più avanzati strumenti di gestione dei bisogni formativi. Scopri le funzionalità attraverso una demo con un nostro esperto e poi prova iSpring Learn gratis per 30 giorni.

FAQ

Cos’è l’analisi dei bisogni?

L’analisi dei bisogni, nel contesto di un’azienda o di un’organizzazione, fa riferimento a un’attività di ricerca finalizzata all’acquisizione di informazioni e dati utili per colmare il divario esistente tra la performance effettiva e quella auspicata. Questa espressione risulta più ampia del concetto di base di bisogni formativi, perché comprende anche i casi in cui gli interventi formativi non rappresentano la soluzione più efficace ed economica per ottenere il risultato desiderato.

Che cosa sono i bisogni formativi?

I bisogni formativi si definiscono come il divario tra le capacità e le competenze possedute e quelle necessarie, ad esempio, per svolgere una determinata mansione lavorativa. L’analisi dei bisogni formativi consente di determinare le azioni da intraprendere all’interno dell’azienda per annullare tale divario.

Cosa si intende per bisogno sociale?

In campo gestionale, l’idea di bisogno sociale è stata introdotta dalla teoria gerarchica dei bisogni di Maslow e ha subito nel tempo più di un aggiornamento. Anche in psicologia sono state sviluppate teorie volte a identificare i bisogni che accomunano gli esseri umani in un contesto sociale. Alcuni esempi di bisogni sociali possono essere la relazione con gli altri e l’appartenenza a un gruppo o il bisogno di autostima e riconoscimento da parte degli altri. Nel campo della gestione risorse umane, quando si parla di bisogni dei dipendenti, queste esigenze spesso si intersecano ai fabbisogni formativi strettamente intesi.