Employee retention: significato e strategie

Attirare nuovi dipendenti, soprattutto i migliori talenti sul mercato del lavoro, è uno dei primi obiettivi di una azienda che cerca di ottenere una crescita sul lungo termine, ma è anche fondamentale evitare che chi è già parte della compagnia la lasci. È necessario ovvero occuparsi della retention aziendale.

Esattamente, però, qual è il significato di employee retention? Come funziona il retention management? E quali sono le strategie di employee retention e gli strumenti (come un employee retention system) che possono essere usati sul posto di lavoro per evitare di perdere dipendenti?

Scoprite nel nostro articolo come fidelizzare il dipendente con una employee retention strategy.

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Retention aziendale: significato

Cos’è l’employee retention? La retention aziendale, nota anche come talent retention o HR retention in alcuni casi, significa letteralmente “mantenimento dei dipendenti”, ovvero la loro fidelizzazione. In altre parole, l’employee retention è la capacità di una azienda di trattenere i propri talenti ed evitare che questi lascino il lavoro a favore di un nuovo posto.

Si tratta di un dato fondamentale per molteplici aziende ed è conseguenza di una serie di politiche interne e strategie che mirano a una crescita del livello di benessere e di soddisfazione dei lavoratori. L’obiettivo da parte della azienda è chiaramente di continuare ad avere al proprio servizio dipendenti capaci e di conseguenza avere un vantaggio sulla concorrenza.

Se la propria employee retention è bassa, non è solo un problema perché bisogna investire in nuove assunzioni e fasi di onboarding, ma anche perché è un chiaro segnale del fatto che qualcosa non funziona all’interno della azienda.

L’obiettivo è quindi tenere in considerazione le necessità dei lavoratori, ovvero i loro desideri personali e i bisogni sul posto di lavoro, e comprendere quali sono le aspettative che hanno all’interno delle aziende. Assicurarsi un rapporto a lungo termine con i talenti è fondamentale per avere un buon livello di employee retention ed evitare così problemi sul lungo termine.

Come funziona la employee retention?

In altre parole, è necessario avere una chiara visione della propria employee retention, poiché rappresenta la capacità della azienda di trattenere i talenti ed evitare un alto turnover nel proprio ambiente di lavoro.

Per calcolare l’employee retention rate a lavoro, è necessario prima di tutto stabilire il numero di dipendenti che sono parte dell’azienda in un dato momento. Ovviamente l’employee retention si definisce in base al periodo scelto: potete scegliere ad esempio di calcolarla sull’ultimo anno, oppure sugli ultimi sei mesi o magari se avete un turnover elevato, potete analizzare la situazione mese per mese.

In ogni caso, una volta calcolato il numero di dipendenti a vostra disposizione in un dato momento, dovete vedere quanti hanno lasciato l’azienda volontariamente (licenziamenti e pensionamenti di norma non si calcolano, in quanto sono stati previsti dall’azienda).

Il passaggio successivo per definire l’employee retention rate è prendere il numero di dipendenti finali nel vostro periodo di riferimento e dividerlo per il numero di lavoratori iniziali. Il numero ottenuto va poi moltiplicato per cento così da ottenere un valore percentuale: più è alto, ovviamente, meglio è.

Facciamo però un esempio pratico di un possibile employee retention rate. Ammettiamo che in azienda a inizio gennaio vi siano 250 dipendenti e vogliamo calcolare l’employee retention rate per i primi due mesi dell’anno. Dopo un rapido controllo, vediamo che a fine febbraio 23 dipendenti hanno lasciato il luogo di lavoro. Questo significa che sono rimaste 227 persone in azienda.

Quello che dobbiamo fare è quindi prendere 227 e dividerlo per 250, ottenendo così 0,908. Ora, lo moltiplichiamo per 100 e otteniamo quindi un 90,8% di talent retention per i due mesi tra gennaio e febbraio. Questo dato, da solo, non è ovviamente sufficiente per tracciare una completazione analisi della situazione ed è necessario calcolare il proprio employee retention rate su più periodi, per analizzare se la situazione è peggiorata negli ultimi mesi o negli ultimi anni.

Perché migliorare l’employee retention rate è utile

Trattenere i talenti è fondamentale per il proprio ambiente di lavoro mentre perdere molti lavoratori è un problema in quanto:

• causa costi per l’assunzione di nuovo personale;
• impone periodi di formazione per i nuovi dipendenti;
• causa scompensi temporanei nei team e una perdita di produttività;
• abbassa il morale di chi rimane;
• si perdono le conoscenze teoriche e le competenze pratiche di chi se ne va;
• l’investimento di tempo e denaro sui lavoratori che se ne vanno va sprecato e in più avvantaggia la concorrenza che ne beneficerà.

Migliorare l’employee retention è quindi un ottimo modo per evitare l’insorgere di questi problemi. Inoltre, è impossibile avere una employee retention del 100%, ma, applicando le giuste strategie, anche il dipendente che darà le dimissioni dovrà ammettere di aver lavorato in una buona azienda e parlerà bene delle opportunità che gli sono state offerte e del grado di valorizzazione della sua persona. Di conseguenza sarà più facile attirare talenti di grande valore, di volta in volta.

I motivi per il calo del proprio HR retention rate

Di norma, i dipendenti lasciano la compagnia per motivi come:

• il nuovo luogo di lavoro garantisce un miglior equilibrio vita-lavoro;
• l’impossibilità di crescita lavorativa;
• scarso interesse verso la propria posizione di lavoro;
• mancanza di vantaggi e benefici;
• mancanza di stabilità finanziaria nell’azienda;
• distanza dal luogo di lavoro;
• rapporto con i manager negativo;
• mancanza di flessibilità lavorativa in orari o smart working;
• leadership aziendale carente.

Bisogna quindi applicare delle strategie di employee retention adeguate per contrastare questi problemi.

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Retention del personale: strategie di employee retention

Le strategie di employee retention che vogliamo sono lo strumento principale per combattere il turnover ed evitare così di dover affrontare tutti quei fattori negativi di cui abbiamo appena parlato. Ecco quali politiche di retention per mantenere un buon tasso di retention dei dipendenti.

Offrire un buon work life balance (smart working e flessibilità)

Uno degli elementi fondamentali per poter mantenere una buona retention in HR è lavorare sul work life balance. Molte persone ormai ragionano sull’equilibrio tra vita privata e vita lavorativa e, di conseguenza, non sono più disposte a sacrificare il benessere in famiglia e a casa per ottenere migliori risultati sul luogo di lavoro.

Le aziende devono tenerne in considerazione e quindi offrire una serie di soluzioni per fare in modo che i lavoratori possano trovare il proprio equilibrio sul luogo di lavoro.

Ad esempio è possibile:

• Offrire lo smart working: permettere di lavorare da casa è una delle soluzioni più apprezzate (ovviamente in quei lavori dove è possibile farlo); una soluzione di molte aziende, che desiderano comunque avere un contatto faccia a faccia col dipendente, è di offrire lo smart working solo per alcuni giorni della settimana, anche in base alle necessità dei lavoratori. La pandemia del COVID in questo senso ha mostrato ai dipendenti che il lavoro da casa comporta vari vantaggi e oramai non è facile tornare indietro.
• Flessibilità con gli orari: imporre precisi orari di lavoro è la norma, ma permettere una certa flessibilità in caso di bisogno è fondamentale per garantire un certo grado di tranquillità nei lavoratori, ad esempio nel fissare visite mediche.

Il dipendente che beneficia di un certo grado di autogestione della propria agenda professionale si sente più grato verso la propria azienda e, abituato ad avere una piacevole libertà, si sente meno spinto a lasciare il proprio luogo di lavoro, persino quando riceve offerte monetarie più interessanti. Oggigiorno, per molti un leggere guadagno superiore non giustifica l’abbandono di una posizione lavorativa che gli concede un buon work life balance.

Migliorare il benessere delle risorse umane

I vostri dipendenti, ovvero le risorse umane che compongono la ditta e producono i beni e servizi venduti, lavorano meglio e sono invogliati a non cambiare luogo di lavoro se il grado di benessere è elevato.

Ciò significa curarsi della salute fisica e mentale dei lavoratori delle aziende. La priorità è creare ambienti accoglienti e piacevoli. Ad esempio, i classici muri completamente bianchi sono da evitare perché sono poco piacevoli, la temperatura deve essere controllata (evitare spazi freddi, anche d’estate) e cercare di dare massima priorità alla luce naturale in ogni interno di lavoro.

Anche i rumori possono causare stress nei lavoratori, quindi se ci si trova in un quartiere dove c’è spesso rumore dalla strada, un minimo di insonorizzazione può aiutare a rendere più produttivi i dipendenti ed evitare che l’ambiente sia spiacevole per la forza lavoro.

Inoltre, è una buona idea ricordare ai dipendenti di mantenere una vita sana ed equilibrata in termini di ore di sonno ed esercizi fisici: offrire corsi gratuiti di yoga, accesso a palestre e non solo può spingere le persone dei propri team a curare maggiormente la propria salute, diminuendo lo stress fisico e mentale.

Scegliere il personale giusto per la cultura aziendale

Quando si cerca nuovo personale, spesso la prima cosa che si verifica è che abbia il giusto tipo di competenze. Ovviamente questo passaggio non può mai mancare, ma è fondamentale andare oltre e fare in modo che le persone selezionate comprendano e si adattino bene alla cultura aziendale.

Di più, alle volte può essere meglio optare per persone che hanno lo spirito giusto e sembrano portate a una sana collaborazione coi colleghi ma hanno qualche carenza nelle competenze. Dopotutto, le conoscenze possono essere insegnate, ma la personalità dei dipendenti difficilmente può essere modificata.

Trovare qualcuno che sembra in grado di inserirsi perfettamente nel team e che sarà capace di sentirsi a proprio agio con i colleghi e con lo stile dell’azienda è fondamentale, perché più difficilmente lascerà il lavoro visto che si sente perfetto per tale spazio.

Un modo per farlo è con test standardizzati creati apposta per la vostra azienda e distribuiti tramite una piattaforma come iSpring LMS, un sistema di gestione della formazione tramite il quale assegnare questionari e test. iSpring LMS è in grado di raccogliere i dati e creare dei report, utili per analizzare i potenziali dipendenti e vedere quali sono i più adatti all’azienda.

Spingere alla comunicazione per aumentare il proprio employee retention rate

La comunicazione è una strategia fondamentale per garantire che non insorgano crisi in azienda. Più precisamente, è bene spingere alla comunicazione tra dipendenti e dipendenti, oltre che tra dipendenti e azienda.

Se le persone a lavoro hanno il tempo durante la giornata per comunicare (ad esempio, spingendoli a prendersi pause in luoghi comuni dell’ufficio), instaureranno rapporti positivi e potranno nascere amicizie. Un dipendente sarà molto meno invogliato a dare le dimissioni da un lavoro dove sono presenti persone a cui tiene e che vede con gioia ogni giorno.

Anche spingere i manager a essere amichevoli con i sottoposti è una buona idea: un capo deve essere severo quando serve ma, se il rapporto è positivo e fondato sul rispetto, il dipendente si farà guidare anche nel caso nel quale non sia d’accordo con direzione indicata, poiché avrà fiducia in una persona che conosce.

Inoltre, è fondamentale invogliare i dipendenti a comunicare con la leadership, permettendo feedback (anche negativi) e dando spazio per proposte personali su nuovi progetti di lavoro. Questo migliora la produttività e dà al dipendente la sensazione di essere parte di una grande squadra che lo ascolta e valorizza.

Chi è a capo delle organizzazioni deve dare importanza ai consigli ricevuti: ovviamente non tutte le proposte possono essere accettate e non tutti i feedback saranno davvero utili, ma possono essere l’occasione per comprendere quali sono i potenziali problemi o semplicemente dubbi sulla realtà lavorativa quotidiana, andando così ad anticipare un possibile motivo di insoddisfazione sul lungo termine.

Per gestire la comunicazione, soprattutto in una azienda molto grande, è bene usare un sistema digitale, come gli spazi social forniti da iSpring LMS. Come potete vedere nella prova gratuita da 30 giorni, iSpring LMS offre chat e aree commenti all’interno delle quali è possibile comunicare tra dipendenti e responsabili, anche sparsi per il mondo o mentre si trovano a casa come successo durante la pandemia, raccogliendo così in un solo spazio i pensieri delle persone delle proprie aziende.

Fornire gratificazioni ai talenti

I dipendenti si sentono più felici se vengono gratificati con vari tipi di bonus. Oltre a un puro bonus monetario, ovviamente sempre gradito, e a benefici come i già citati accessi a palestre o sconti per i prodotti di certe catene, è bene lavorare su altro, come la gratificazione quotidiana.

Bisogna riconoscere pubblicamente i traguardi raggiunti dalle persone e dai team. I talenti in azienda non vogliono solo provare soddisfazione dentro di sé, ma vogliono che tutti vedano quanto sono stati in grado di fare.

Si può fare tutto questo anche in uno spazio digitale, ad esempio con iSpring LMS – di cui potete richiedere una demo in diretta con il team di iSpring – poiché permette di assegnare badge per i traguardi raggiunti oltre che punti per essere stati in grado rispettare i complessi termini di certi compiti.

Si può così creare una classifica dei migliori dipendenti, invogliando a una sana competizione e mobilità, fornendo premi a seconda della posizione ottenuta all’interno della propria organizzazione lavorativa.

Dare accesso alla formazione

Le persone nelle aziende sentono spesso il bisogno di crescere e migliorare, per avere un maggior senso di soddisfazione. Ovviamente ogni azienda deve comunque dare spazio e opportunità solo a chi ne ha le capacità, ma può ottenere il massimo dalle persone delle forza lavoro dando loro accesso alla formazione.

La formazione permette di:

• Migliorare le performance dei dipendenti, che saranno più rapidi e precisi nel proprio lavoro.
• Scovare talenti nascosti delle aziende, le cui capacità non erano emerse per piccole lacune nelle competenze.
• Aumentare la soddisfazione dei lavoratori, perché riescono meglio nel proprio lavoro e si sentono più adeguati ai compiti di cui si devono occupare.

Applicare varie strategie di formazione, ad esempio tramite iSpring LMS che permette di gestire corsi e quiz con una knowledge base (lezioni, manuali, tutorial, programmi di onboarding) formata negli anni e sempre accessibile, è molto utile per aumentare la employee retention dei propri talenti e calare il turnover.

Retention plan: esempio

Se si vuole migliorare la propria talent retention a lavoro applicando una strategia (o più) tra quelle qui sopra indicate, è bene farlo in modo strutturato. A una crisi (come accaduto nella pandemia) non si risponde in modo frettoloso e casuale, ma con attenzione e mettendo in atto un processo preciso, che porti al successo.

In altre parole, le organizzazioni devono mettere in atto un piano di retention, calcolando tutti i fattori e le strategie migliori in modo ordinato.

Per farlo, è prima di tutto fare una lettura dei dati a propria disposizione del personale. Inoltre, bisogna ragionare sugli obiettivi di business e anche sulla cultura aziendale, così che tutto si fonda con le strategie migliori a propria disposizione o, semplicemente, quelle che l’azienda sa di poter applicare entro certi limiti di budget e di tempo.

Bisogna quindi analizzare qual è la situazione di partenza dell’azienda (con statistiche come la employee retention in azienda) e comprendere in che modo procedere alla fidelizzazione dei dipendenti delle proprie realtà lavorative, analizzando le loro necessità e aspettative. Lo si può fare con colloqui uno a uno, oppure con sondaggi interni tramite una piattaforma LMS.

Quello che potreste scoprire è che il turnover è troppo elevato e che la maggior parte dei dipendenti hanno problemi con l’equilibrio tra la vita privata e quella lavorativa: questi vi permetterà di capire quali sono le strategie giuste da applicare. Non servirebbe offrire loro più denaro e aspettarsi che siano felici, perché in questo caso funzionerebbe unicamente offrire loro più flessibilità con gli orari e la possibilità di tanto in tanto di lavorare da casa.

Ovviamente, un retention plan finalizzato a contrastare un alto turnover e aumentare la employee retention non può essere applicato e poi abbandonato a se stesso. È fondamentale seguire lo sviluppo della situazione, notare se il trend diventa positivo e c’è una maggiore fidelizzazione del dipendente medio, oltre che analizzare elementi come il grado di produttività. Se i risultati non dovessero essere positivi quanto ci si aspetta, si dovrà procedere allo sviluppo di nuove strategie con nuovi piani di retention, sempre analizzando le opinioni dei lavoratori.

Il piano di retention dei dipendenti è un processo diverso per ogni azienda, perché ogni dipendente ha il proprio punto di vista sulla situazione. Per limitare il tasso di turnover, quindi, è obbligatorio fare attenzione alle unicità della propria organizzazione, che ha le proprie unicità a seconda di dove si trova nel mondo e in quale momento storico vive.

Retention dei dipendenti: come fidelizzare il dipendente

Se si vuole procedere alla fidelizzazione dei propri dipendenti, non basta un talent retention plan con le relative strategie, ma ci sono altre necessità fondamentali, come ad esempio i giusti strumenti per raccogliere i dati.

Il software migliore da usare in questi casi è un LMS, come iSpring LMS. Vi abbiamo già accennato ad alcuni vantaggi garantiti da esso, ma vediamo più nel dettaglio perché può risultare utile e quali funzionalità propone.

I vantaggi di iSpring LMS

iSpring LMS è un sistema di gestione della formazione che permette di automatizzare svariati processi, compresa l’aggiunta dei dipendenti ai corsi, l’invio di certificati e dei report, che possono essere programmati a seconda delle proprie necessità. Il vantaggio è che si possono gestire anche centinaia di persone, che stanno procedendo a uno sviluppo delle competenze o a un’analisi per un piano di limitazione del turnover, in modo semplice e veloce.

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Non serve infatti un grande team per gestire questi processi: anche gruppi di 1-3 responsabili posso occuparsi di tutto il procedimento grazie al fatto che iSpring LMS dispone di una interfaccia intuitiva e di un’esperienza utente finalizzata a velocizzare l’utilizzo della piattaforma. Anche il primo setup è molto rapido, con modelli già pronti per impostare iSpring LMS a seconda delle proprie necessità in pochi attimi.

Si può anche personalizzare il design della piattaforma e le categorie mostrate, così da avere solo ciò di cui si ha davvero bisogno. Con iSpring LMS inoltre potete gestire la valutazione delle prestazioni e la formazione sul lavoro. I contenuti utilizzati possono essere facilmente condivisi tra diverse categorie di studenti-lavoratori che usano la piattaforma, così come si possono sommare le statistiche ottenute da diversi gruppi per report completi.

Se si ha bisogno di sfruttare anche lezioni dal vivo, come potete vedere nella versione di prova da 30 giorni, iSpring LMS supporta la formazione mista, oltre che presentare l’integrazione con MS Teams/Zoom/Google Meet.

Visto che l’obiettivo è far calare con successo il turnover, è necessario che tutti i dipendenti vi abbiamo accesso, anche collaboratori che stanno in altre parti del mondo oppure persone che parlano lingue diverse: iSpring LMS supporta una interfaccia multilingua. Inoltre, è facilmente accessibile da ogni luogo in mobilità e in ogni momento, visto che funziona su browser, su mobile (con anche un’app dedicata) e permette di accedere ai contenuti anche quando si è offline.

iSpring LMS rispetta tutti i requisiti di sicurezza sui dati e il team tecnico di supporto è disponibile 24/7. Potete richiedere una demo in diretta per scoprire tutte le caratteristiche del software e poi vedere tutte le opzioni di prezzo a disposizione, che si adattano alle necessità di ogni compagnia.

Conclusione

Giunti alla fine del nostro articolo, sappiamo cos’è l’employee retention, il significato di retention plan e quali tipi di azione di retention applicare. Una buona politica di retention sommata a uno strumento come iSpring LMS (in prova gratuita da 30 giorni o visibile prenotando una demo in diretta) aiuterà a limitare il turnover e limitare tutti i problemi associati.

Ora che sapete il significato di employee retention e sapete cosa dovete fare per migliorare il tasso di fidelizzazione dei dipendenti, non avete altro da fare se non attivarvi e vedere i risultati che otterrete.